Recommandé électronique et avis électronique : que faire si mon destinataire copropriétaire n’accuse pas réception

Publié le 10 décembre 2020

destinataire copropriétaire

Utiliser l’envoi recommandé en copropriété est une norme pour plusieurs types de communications. Cette formalité administrative est ancrée dans les règlements régissant les échanges suivis entre syndics et copropriétaires.

Pour gagner du temps, de l’argent et pour améliorer la sécurité des échanges, il est aujourd’hui possible de choisir un format 100% électronique pour les communications réglementées en copropriété grâce à la lettre recommandée électronique (LRE) ou, depuis juillet 2020, grâce à l’avis électronique. Cependant, que se passe-t-il si le destinataire n’accuse pas réception de ces communications dématérialisées ? Et quelles sont les autres situations possibles ? Faisons le point ensemble.

 

Sommaire :

Le destinataire accuse réception dans plus de 90% des cas

Les réactions possibles du destinataire

 

Le destinataire accuse réception dans plus de 90% des cas

Que nous parlions de l’envoi d’une lettre recommandée électronique (LRE) qualifiée ou de celui d’un avis électronique, le syndic de copropriété doit obligatoirement demander le consentement de son destinataire copropriétaire pour le notifier par l’intermédiaire d’un de ces outils de communication électronique.

 

Comme l’indique la loi, le recueil du consentement est toujours fait à une date certaine. Ainsi votre copropriétaire donne son accord de façon explicite à être notifié par voie électronique (LRE ou Avis Electronique).

 

En toute logique, vous ne mettez donc pas en place un nouvel outil dédié aux communications réglementées sans en faire part à vos copropriétaires ni les inviter à échanger sur le sujet pour envisager une mise en place progressive dans la copropriété.

Vous pouvez échanger soit par email, soit lors d’une AG en mettant ces nouveaux procédés à l’ordre du jour.

 

Dans tous les cas, vos destinataires étant au courant du passage à un mode de communication électronique, ne pas accuser réception après avoir donné leur consentement, relève plutôt de l’ordre de l’inattention ou de l’email de notification (ou de pré-notification) raté.

Près de 100% d’accusé réception sur les communications électroniques réglementées en copropriété sont constatées aujourd’hui.

 

Les réactions possibles du destinataire

 

L’acceptation et l’accusé réception du recommandé électronique (ou de l’avis électronique) par le destinataire

Puisqu’il a donné son accord à être notifié par voie électronique, le destinataire devrait normalement accuser réception de vos prochaines lettres recommandées ou courriers recommandés électroniques.

 

  • Dans le cas de la LRE d’AR24, celui-ci doit s’identifier pour accuser réception: cette identification se fait depuis son ordinateur ou depuis son téléphone.
  • Dans le cas d’un avis électronique, le destinataire copropriétaire ne doit pas s’identifier et peut accuser réception en quelques secondes depuis son téléphone ou son ordinateur.

 

 

Le refus du destinataire de prendre connaissance du courrier électronique

Le destinataire ne souhaite pas prendre connaissance du contenu de sa lettre électronique recommandée. C’est son droit et il peut en effet refuser son courrier. Le refus du courrier n’est pas à confondre avec la négligence du courrier. Si la négligence peut relever d’un oubli du courrier, pour refuser une LRE le destinataire doit accomplir une action : cliquer sur « Je souhaite refuser mon courrier » après s’être identifié. L’expéditeur est informé du refus du destinataire et reçoit la preuve correspondante.

 

Toutefois, la procédure reste identique pour l’expéditeur. En effet, celui-ci peut prouver qu’il a bien envoyé le courrier à une date et heure précise et que son destinataire a été informé de sa présence à une autre date et heure précise (preuve de dépôt et d’envoi reçue immédiatement après l’envoi de la LRE). De cette façon, il peut affirmer qu’il suit strictement la procédure légale. Il n’a pas à effectuer à nouveau la procédure sous une forme papier. La loi reconnaît que la lettre recommandée électronique (LRE) a la même valeur juridique que la lettre recommandée papier.

 

Concernant l’avis électronique, celui-ci ne peut pas être refusé car le destinataire connaît l’objet de l’avis et l’identité de l’expéditeur dès la réception de l’e-mail de notification. Il peut uniquement être négligé s’il n’est pas ouvert.

 

La négligence de la part du destinataire

Cette situation arrive lorsque le destinataire laisse passer le délai de 15 jours pendant lequel son courrier est disponible (21 jours pour l’Avis Electronique) sans effectuer d’action. Concrètement, il sera considéré comme ayant négligé le courrier recommandé électronique ou l’avis électronique et sa responsabilité juridique peut alors être engagée.

De son côté, l’expéditeur reçoit une preuve de négligence.

 

Au final, en dématérialisant vos envois réglementés en copropriété, vous cumulez nombre d’avantages et vous augmentez vos chances de réception et d’AR de la part de vos copropriétaires. Les preuves 100% électroniques des LRE ou des Avis Electroniques vous apportent les éléments légaux nécessaires en cas de litige.

 

Enfin, si votre destinataire décide de refuser ou de négliger votre communication électronique réglementée, inutile de doubler l’envoi avec une version papier :  vous êtes juridiquement protégé et dans la majorité des situations (convocations d’AG, PV d’AG et mises en demeure), les preuves de dépôt et d’envoi pour la LRE (ou de dépôt et de transmission pour l’avis électronique) font courir les délais légaux.

 

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