La dématérialisation de la mise en demeure ne consiste pas à envoyer un simple email, il s’agit d’un courrier recommandé électronique horodaté ayant une valeur probante devant un juge et qui dispose d’une haute fiabilité juridique. Plus de 500 professionnels de l’assurance ont fait le choix d’adopter la mise en demeure 100% digitale afin d’accélérer leurs procédures de recouvrement.
Découvrez les avantages de la mise en demeure dématérialisée et les impératifs à respecter afin de bénéficier de toute la protection juridique dont vous avez besoin.
Sommaire :
À compter de la date d’échéance, l’assuré dispose de 10 jours pour régler sa prime d’assurance. S’il ne le fait pas, vous pouvez mettre en demeure votre assuré de s’acquitter de ses dettes sous 30 jours (article L113-3 du code des assurances).
La mise en demeure dématérialisée a de nombreux avantages pour les professionnels de l’assurance. Parfaitement légale et conforme aux réglementations en vigueur, la lettre recommandée électronique qualifiée ou LRE est le strict équivalent du recommandé papier avec accusé de réception (article L100 du Code des postes et des communications électroniques).
En effet, la LRE vous apporte 4 preuves qui sont équivalentes à celles de la LRAR : preuve de dépôt et d’envoi (équivalente à l’avis de passage), preuve d’accusé de réception, preuve de refus, preuve de négligence. De plus, grâce à l’horodatage qualifié, la lettre de mise en demeure et les pièces jointes sont certifiées ; vous bénéficiez ainsi d’une preuve de contenu. Par conséquent, vous bénéficiez de toutes les garanties dont vous avez besoin lors d’une procédure de recouvrement.
La mise en demeure 100% dématérialisée permet d’accélérer vos procédures de recouvrement puisque l’envoi et l’acheminement sont instantanés. D’autant plus que l’assuré pourra accuser réception de la lettre de mise en demeure 24h/24h, 7j/7 depuis son smartphone, sa tablette ou son ordinateur. D’un simple clic, il pourra également transférer et stocker gratuitement et à vie, les courriers reçus ainsi que les pièces jointes dans son coffre-fort numérique Digiposte ; cette fonctionnalité est accessible aux destinataires particuliers depuis mars 2022. Afin de faciliter le règlement de la prime d’assurance, vous pouvez insérer directement dans le contenu de la mise en demeure, un lien de paiement. Ce lien est très apprécié par les assurés puisqu’ils ont la possibilité de régler leurs cotisations en quelques clics seulement.
À l’expiration de ce délai de 30 jours et en l’absence de régularisation, le contrat d’assurance et les garanties sont suspendus pour une durée de 10 jours. La date à prendre en compte est celle figurant sur la preuve de dépôt et d’envoi (l’horodatage électronique permet de certifier la date d’envoi). Les sinistres survenant au cours de la période de suspension du contrat ne seront pas pris en charge. À défaut de règlement, vous pourrez, mais rien ne vous y oblige, résilier son contrat. Si vous décidez de ne pas résilier le contrat souscrit avec votre assuré, les garanties restent suspendues. En revanche, si vous souhaitez y mettre fin, vous pouvez le mentionner dans la lettre de mise en demeure et dans ce cas, il ne sera pas nécessaire d’adresser un nouvel envoi. Si aucune mention ne figure dans la lettre de mise en demeure, vous devez envoyer une lettre de résiliation par courrier recommandé électronique. Malgré plusieurs relances, il arrive que dans certains cas, l’assurance poursuive l’assuré en justice afin d’obtenir le paiement des cotisations dues mais également le paiement des frais de justice et ceux liés au recouvrement.
Dans le cas où l’assuré régulariserait sa situation, le contrat est remis en vigueur au lendemain du paiement à midi ; l’assuré est à nouveau couvert en cas de sinistre.
Bon à savoir : À la date d’échéance, vous pouvez relancer votre assuré par ERE simple (Envoi Recommandé Électronique Simple). Très utilisé lorsque l’usage d’un courrier recommandé avec accusé de réception n’est pas nécessaire, la lettre de relance envoyée par ERE simple permet d’éviter un retard ou un oubli de paiement. Une fois encore, un lien de paiement pourra être ajouté afin d’en faciliter le règlement. Ce mode d’envoi permet à l’expéditeur de s’assurer de la bonne réception de son courrier étant donné qu’il dispose d’une preuve de dépôt et d’envoi ainsi que d’une preuve de réception. L’assuré pourra accuser réception de la lettre de relance en un clic puisqu’il ne requiert aucune vérification d’identité à distance contrairement à la lettre recommandée électronique qualifiée.
Pour sécuriser les envois et les échanges électroniques, une règlementation stricte encadre la lettre recommandée électronique qualifiée. Selon le règlement eIDAS qui est en vigueur dans tous les pays membres de l’Union Européenne, seul un prestataire de confiance qualifié pourra notifier des destinataires par lettres recommandées électroniques, c’est-à-dire via un courrier recommandé électronique ayant la même valeur légale qu’un courrier recommandé papier avec accusé de réception.
Depuis 2018, AR24, premier achemineur de LRE qualifiées, accompagne les professionnels de l’assurance dans leur quotidien. Le prestataire de confiance qualifié est audité tous les deux ans par l’ANSSI (Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information), afin de vérifier qu’il soit toujours en conformité avec le règlement eIDAS. Autrement dit, qu’il réponde toujours aux exigences strictes en matière de sécurité et de fiabilité des données : effectuer l’identification de l’expéditeur à un niveau de confiance élevé et celle du destinataire à un niveau de confiance substantiel, horodatage électronique permettant de garantir la date et l’heure de l’envoi et de la réception du courrier, conservation des LRE sur des serveurs hautement sécurisés.
Si le prestataire réunit toutes ces conditions, il pourra alors acheminer des lettres recommandées électroniques en toute sécurité et vous apporter toutes les garanties dont vous avez besoin lors de vos procédures de recouvrement.
La qualification d’AR24 a été renouvelée une première fois en 2020 et est en cours de renouvellement pour 2022.
En tant qu’expéditeur, vous devez vérifier l’adresse email de votre destinataire, vous assurer que ce dernier la consulte et obtenir son consentement à le notifier sur celle-ci. Cela est obligatoire s’il s’agit d’un particulier ou d’une administration. En effet, l’article L100 du Code des postes et des communications électroniques impose aux expéditeurs de recueillir le consentement des destinataires particuliers ainsi que des administrations. Il n’est cependant pas obligatoire pour les professionnels mais restera recommandé afin d’augmenter votre taux d’accusé de réception. Ce consentement devra être recueilli par écrit et à une date exacte et sera valable pour tous les futurs envois destinés à ce même destinataire.
Pour cela, rien de plus simple, il vous suffit d’insérer une clause dans un contrat ou un avenant, ou encore d’utiliser le gestionnaire de consentements développé par AR24 ; celui-ci permet d’obtenir le consentement de votre destinataire en quelques clics seulement. Il se présente comme un carnet d’adresses et permet de consulter le statut des consentement (en attente ou recueilli), d’ajouter manuellement un consentement mais aussi de générer une preuve de consentement.
Plus pratique, plus rapide mais également plus économique, la mise en demeure dématérialisée permet de réaliser des économies importantes puisque contrairement à un envoi papier, le tarif est unique, peu importe le poids des pièces jointes ou la destination. Vous pouvez joindre jusqu’à 256 Mo de pièces jointes à votre courrier quel que soit leur format (PDF, image, audio, photo, vidéo, etc.). Pour commencer à dématérialiser vos procédures de recouvrement, créez gratuitement votre compte sur AR24 et envoyez votre première mise en demeure rapidement.
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