Dans le cadre d’une procédure de recouvrement à l’amiable, l’assureur devra adresser à l’assuré différents courriers : lettre de relance, mise en demeure, lettre de résiliation. Ces notifications pourront être dématérialisées afin d’accélérer et de simplifier la gestion de vos recouvrements, mais sous quelles conditions ? L’assureur doit-il obtenir l’accord de l’assuré avant de le notifier par voie électronique ? Réponses
Sommaire
La suspension des garanties est une disposition provisoire prise par l’assureur généralement en cas de retard de paiement des cotisations d’assurance. Cette suspension vise à inciter l’assuré à régulariser sa situation, mais il ne s’agit en aucun cas d’une résiliation de contrat. En effet, une telle mesure pourrait être problématique pour l’assuré. Par exemple, en matière d’assurance auto, tous les propriétaires doivent assurer leur véhicule, roulant ou non, avec au minimum une garantie responsabilité civile. En l’absence d’assurance, les propriétaires de véhicule s’exposent à des sanctions pénales. Le Code de l’assurance prévoit plusieurs recours que l’assureur pourra invoquer afin d’obtenir le paiement des primes. Si malgré les relances et les mises en demeure, l’assuré ne règle pas ses cotisations, l’assureur pourra alors mettre fin au contrat.
En cas d’impayé, l’assureur doit suivre une procédure bien précise. La première étape est l’envoi de la lettre de relance. L’assuré dispose de 10 jours à compter de la date d’échéance du contrat pour régler sa prime d’assurance.
Durant ce laps de temps, l’assureur pourra relancer son assuré. Pour ce type de courrier qui ne nécessite pas l’usage d’un recommandé avec accusé de réception, nous préconisons l’Envoi Recommandé Electronique simple (ERE) qui permet de s’assurer de la bonne réception du courrier grâce aux preuves qui sont délivrées à l’envoi et à la réception. Ce mode d’envoi dispose d’un horodatage qualifié permettant de certifier le courrier et les pièces jointes, mais ne pourra en aucun cas être substitué à une LRAR papier. L’avantage de dématérialiser la lettre de relance est qu’il sera possible d’ajouter un lien de paiement directement dans le contenu de votre courrier. Le paiement pourra donc se faire en quelques clics seulement ; de quoi simplifier et accélérer le règlement des primes.
Si l’assuré n’a pas réglé ses primes durant les 10 jours qui lui sont accordés, l’assureur pourra mettre en demeure l’assuré. Il s’agit de la seconde étape de la procédure de recouvrement à l’amiable. Cette fois, il devra utiliser la lettre recommandée électronique (LRE). Ce mode envoi est le seul équivalent numérique de la LRAR puisqu’il dispose de la même valeur juridique (article L.100 du Code des postes et des communications électroniques). De l’envoi à la réception, La LRE génère des preuves 100% électroniques. Celles-ci sont identiques à celles reçues habituellement lors d’un envoi papier et vous apportent la même protection juridique grâce à l’horodatage qualifié. La preuve de dépôt et d’envoi est envoyée immédiatement sur votre boîte mail, mais vous pouvez également la consulter et la télécharger depuis votre compte AR24 ; cette dernière permet de faire courir les délais légaux. Une fois encore un lien de paiement pourra être ajouté à votre courrier qui sera envoyé de façon instantanée. L’assuré pourra donc en prendre connaissance immédiatement après avoir effectué un parcours de vérification d’identité à distance : une preuve d’accusé de réception est alors générée. En cas de refus ou d’ignorance du courrier dans les deux semaines suivant l’envoi : vous recevez une preuve de refus ou de négligence. A noter qu’un refus ou une ignorance de la LRE n’a pas d’incidence sur la procédure en cours ; en l’absence de régularisation dans les 30 jours suivant l’envoi de la mise en demeure, le contrat et les garanties d’assurance sont automatiquement suspendus pour une période de 10 jours. Il ne sera pas non plus nécessaire de doubler votre envoi avec une LRAR papier ni d’adresser à votre assuré une nouvelle lettre recommandée électronique.
Bon à savoir : Si l’assuré règle les primes d’assurance impayées durant la période de suspension, le contrat est automatiquement remis en vigueur le lendemain midi du jour du règlement.
Une fois le délai des 10 jours de suspension des garanties expiré, deux solutions sont possibles : • L’assureur a mentionné la résiliation dans la lettre de mise en demeure et dans ce cas, le contrat est automatiquement rompu. • L’assureur n’a pas mentionné la résiliation dans la lettre de mise en demeure et dans ce cas, il devra notifier son assuré de la résiliation imminente. Cette fois encore, il pourra le faire par lettre recommandée électronique.
Selon le mode d’envoi utilisé, les prérequis ne sont pas les mêmes. Lorsque l’assurance a recours à l’Envoi Recommandé Electronique simple, par exemple pour relancer l’assuré, l’expéditeur n’est pas tenu d’obtenir son accord. L’assuré pourra réceptionner la lettre de relance en un clic puisqu’aucune vérification d’identité n’est nécessaire côté destinataire. Cependant, nous conseillons aux expéditeurs d’ERE simple de recueillir le consentement de leurs destinataires afin d’augmenter leur taux d’accusé de réception. Concernant l’envoi d’une lettre recommandée électronique, la loi impose à tous les expéditeurs d’obtenir préalablement le consentement de tous leurs destinataires particuliers ainsi que des administrations. Cette obligation légale permet de vérifier que l’adresse email utilisée lors de l’envoi est bien celle du destinataire. Le consentement devra être obtenu par écrit et à une date exacte et sera valable pour tous les futurs envois à ce même expéditeur.
Il existe plusieurs façons de recueillir le consentement de vos destinataires. Vous pouvez le faire lors de l’entrée en relation en insérant une clause de consentement dans le contrat d’assurance ou à tout moment lors de la signature d’un avenant ou via notre gestionnaire de consentements accessible depuis votre espace AR24. Cet outil intuitif et ergonomique est très apprécié par les professionnels de l’assurance compte tenu de sa simplicité et de sa rapidité d’utilisation. Obtenu en quelques clics seulement, le consentement est ajouté automatiquement à votre gestionnaire, depuis lequel vous pourrez consulter les consentements en attente et ceux qui ont déjà été recueillis. Il vous sera également possible, si vous possédez une preuve écrite, d’ajouter manuellement un consentement. Enfin, vous pouvez également générer une preuve de consentement pour les consentements obtenus au moyen du gestionnaire de consentements AR24.
De nombreux professionnels choisissent d’envoyer leurs notifications nécessitant l’utilisation d’un recommandé avec accusé de réception par lettre recommandée optimale. Ce mode d’envoi hybride est la solution idéale si vous n’avez pas encore obtenu le consentement de votre destinataire ou si vous souhaitez dématérialiser vos flux recommandés de manière progressive. Votre destinataire aura ainsi le choix entre recevoir son courrier recommandé par voie électronique ou postale ; dans le deuxième cas AR24 se charge d’imprimer votre courrier et vos pièces jointes qui seront adressés par LRAR à votre destinataire. Pour en savoir plus sur nos solutions de recommandés électroniques, contactez-nous ou créez votre compte gratuitement pour envoyer dès maintenant vos premiers courriers.
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