Avocats : modèle de lettre de relance

Dans le cadre d’un conflit et plus particulièrement d’un impayé, vous pouvez être amené à envoyer une lettre de relance pour le compte de votre client ou le vôtre, en cas de retard de paiement de vos notes d’honoraires par exemple. Cette relance survient avant la mise en demeure et permet déjà de tenter de trouver une solution amiable qui ne conduirait pas jusqu’à la procédure juridique. Alors à quoi sert une lettre de relance ? Comment l’envoyer ? Quel modèle utiliser ? On fait le point.

Sommaire :

1. Une lettre de relance, c’est quoi ?
2. Sous quel format envoyer la lettre ?
3. Modèle de lettre de relance

 

1. Une lettre de relance, c’est quoi ?

Ce que l’on appelle une lettre de relance est un courrier pensé pour rappeler ses obligations à une personne. Le plus souvent, il s’agit d’une dette qui n’aurait pas été honorée comme un paiement ou la réalisation d’un service. Il s’agit d’une lettre de relance à l’amiable, ce qui signifie qu’elle ne constitue pas une procédure juridique en soi. On optera pour ce type de lettre après avoir effectué plusieurs tentatives par email et téléphone, mais avant la mise en demeure. Le simple fait de formuler sa demande par courrier papier peut parfois donner lieu aux résultats souhaités.

Une lettre de relance ne peut être envoyée que si le débiteur a dépassé le délai qui lui était autorisé pour régler la facture, que la créance n’est pas prescrite et que l’on dispose d’une preuve de cette dette (comme une facture par exemple).

Le fait qu’elle soit envoyée par vos soins lui donne d’autant plus de crédibilité et de poids auprès du destinataire qui sera peut-être plus enclin à honorer son dû. Par ailleurs, vous serez ainsi intégré au processus dès le début si aucune solution amiable n’a été trouvée et qu’une procédure juridique a été ouverte.

 

2. Sous quel format envoyer la lettre ?

La lettre de relance peut être envoyée sous forme d’un simple courrier, mais rien ne peut alors prouver qu’il a bien été reçu par son destinataire. C’est pourquoi nous préconisons d’utiliser l’Envoi Recommandé Électronique simple (ERE).

Ce mode d’envoi 100% dématérialisé est utilisé lorsque la loi n’impose pas le recours à une lettre recommandée avec accusé de réception, mais permet toutefois de bénéficier d’une preuve que le courrier a bien été reçu par son destinataire, ce qui est pertinent sur le moment, mais aussi au cas où l’affaire irait plus loin. De plus, l’expéditeur pourra suivre en temps réel l’acheminement de son courrier. Cette lettre de relance dématérialisée est donc plus rapide qu’un envoi de courrier papier puisque son acheminement est instantané. De plus, elle permet d’accélérer dans de nombreux cas le règlement des impayés puisqu’elle permet d’insérer un lien de paiement directement dans le contenu du courrier facilitant ainsi les règlements.

 

 

3. Modèle de lettre de relance

Le modèle de lettre de relance ci-dessous est bien entendu à adapter en fonction de la situation. Nous vous proposons un modèle de lettre de relance dans le cas d’un impayé puisqu’il s’agit d’un des cas les plus fréquemment rencontrés.

 

[Nom prénom de l’expéditeur]

[Adresse de l’expéditeur]

[Téléphone de l’expéditeur]

[Email de l’expéditeur]

 

[Nom prénom du destinataire]

[Adresse du destinataire]

 

À [ville], le [date],

Objet : Relance facture en attente de règlement

[Madame / Monsieur],

Après nouvelle vérification et sauf erreur de notre part, nous n’avons pas reçu le règlement de la facture n°[numéro de la facture] d’un montant de [montant]€ TTC. Afin de faciliter cette opération, nous vous invitons à vous rendre sur le lien ci-après afin de procéder au règlement en ligne de votre facture : [Lien de règlement]

Nous vous prions de bien vouloir régulariser cette situation et nous confirmer la date de règlement.

Dans le cas où le règlement nous parviendrait avant réception de la présente, nous vous prions de la considérer comme nulle et non avenue.

Nous restons à votre disposition pour tout complément d’information.

Dans l’attente de votre réponse, nous vous prions d’agréer [Madame / Monsieur], l’expression de nos sentiments distingués.

 

[Nom et prénom de l’expéditeur]

[Signature]

 

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