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Au cours de leur existence ou de leur activité, les entreprises et les professionnels indépendants versent des cotisations sociales et effectuent des déclarations en lien avec les salariés embauchés et les chiffres d’affaires réalisés. Dans ce cadre, ils peuvent être soumis à un contrôle de l’URSSAF ou faire l’objet d’un redressement. Dans certains cas, les entreprises demandent elles-mêmes un contrôle si elles pensent qu’une régularisation de cotisations sociales peut avoir lieu en leur faveur par exemple.
Vous êtes une entreprise et vous avez reçu un avis de contrôle de l’URSSAF ou une notification de redressement ? Retrouvez dans cet article nos conseils pour bien préparer le contrôle, connaître vos droits ainsi que la procédure de contestation d’une décision URSSAF. Découvrez également pourquoi vous avez tout intérêt à dématérialiser les courriers envoyés à l’URSSAF et comment l’Envoi Recommandé Electronique (ERE) AR24 peut vous aider à accélérer vos procédures tout en vous permettant de tracer efficacement vos envois.
Le système fiscal français repose sur la confiance. Tous les mois, l’employeur déclare les cotisations et contributions sociales en fonction des salaires versés aux salariés. Ce système permet le financement de la protection sociale des salariés qui inclut les retraites, la Sécurité sociale ou encore les allocations chômage. Les professionnels indépendants doivent eux aussi déclarer leurs chiffres d’affaires, celui-ci détermine le montant des cotisations personnelles.
Les contrôles de l’URSSAF permettent donc de vérifier si les informations déclarées par l’employeur sont exactes. L’URSSAF s’assure ainsi que les entreprises ont bien compris la règlementation et respectent son application. Hormis les personnes morales et les travailleurs indépendants, les particuliers-employeurs et les artistes-auteurs peuvent eux aussi, être contrôlés par l’URSSAF.
Dans le cas d’un contrôle sur demande de l’entreprise, celui-ci peut concerner un point précis, par exemple, les cotisations et contributions dues sur les rémunérations versées aux apprentis. A noter que l’employeur a un droit à l’erreur s’il est de bonne foi et s’il remplit les conditions exigées. Ce droit à l’erreur peut également être invoqué lors d’un contrôle à l’initiative de l’URSSAF.
Les erreurs commises de manière non intentionnelle et si elles sont régularisées de votre propre initiative ou suite à une demande de l’URSSAF dans le délai imposé ne feront pas l’objet d’une sanction. Par conséquent, les majorations de redressement et de retard initiales ne s’appliqueront pas si l’entreprise n’avait pas connaissance d’une règle ou si elle a commis une erreur lors de la déclaration de sa situation.
Si l’entreprise est de mauvaise foi ou si elle réitère une erreur dans sa déclaration alors qu’elle a été au préalable informée de la règlementation, le droit à l’erreur ne peut s’appliquer. De plus, en cas de fraude, de travail dissimulé, de retard ou d’omission de déclaration dans les délais imposés, l’entreprise ne peut invoquer le droit à l’erreur.
L’URSSAF peut contrôler :
Par ailleurs, les points de contrôle lors d’un contrôle URSSAF peuvent concerner :
Le contrôle sur pièces se déroule dans les locaux de l’URSSAF et concerne les petites entreprises de moins de 11 salariés et les professionnels indépendants. Dans l’avis de contrôle envoyé par l’URSSAF figure les documents que l’entreprise doit fournir ainsi que la date limite de remise des documents.
Plus traditionnellement, il existe le contrôle sur place, également appelé contrôle comptable d’assiette. Ce contrôle a lieu dans les locaux de l’entreprise. Dans ce cadre, l’avis de contrôle est envoyé au minimum 30 jours avant la visite de l’inspecteur de l’URSSAF.
Bon à savoir :
Il est préconisé de répondre à l’avis de contrôle via l’Envoi Recommandé Electronique AR24. Répondre à ce courrier officiel par ERE permet d’informer l’inspecteur que vous accusez réception de l’avis, mais aussi de demander si nécessaire un report, de poser des questions ou de transmettre les documents demandés. L’ERE est un procédé dématérialisé permettant de notifier instantanément un destinataire et d’obtenir des preuves d’envoi et de réception du courrier (article 43.1 du Règlement eIDAS).
Le déroulement du contrôle sur place
La visite commence par un échange. L’inspecteur explique le déroulement de la visite et l’employeur présente l’entreprise et son fonctionnement.
Durant le contrôle, l’inspecteur vérifie scrupuleusement les déclarations de l’employeur en se référant aux documents que ce dernier lui aura transmis (contrats de travail, documents relatifs à la paie, bilans comptables, liasses fiscales, avis d’imposition, statuts, procès-verbaux d’assemblée générale, factures des sous-traitants ou émises par un travailleur indépendant, justificatifs des frais professionnels, etc.).
Une fois le contrôle terminé, l’inspecteur expose ses conclusions lors d’un entretien de restitution durant lequel l’entreprise peut exprimer ses difficultés lors des déclarations ou demander des explications concernant l’application des textes.
La lettre d’observations est ensuite remise à l’entreprise, celle-ci contient les conclusions de l’inspecteur et rappelle éventuellement l’application des textes. Elle mentionne également des explications sur la méthode de vérification par échantillonnage et extrapolation si cette dernière a été adoptée.
A la suite du contrôle, plusieurs issues sont possibles :
L’entreprise dispose d’une période contradictoire de 30 jours pour s’opposer à ces conclusions, apporter des informations complémentaires ou demander un délai de 30 jours supplémentaires pour rassembler des éléments. Cette demande peut être faite par tout moyen, mais il est préconisé d’utiliser un ERE AR24, votre prestataire de confiance pour plus de rapidité et de fiabilité.
Une fois la période contradictoire passée, l’entreprise peut recevoir :
Le déroulement du contrôle sur pièces
Le contrôle s’effectue uniquement sur les documents sociaux, comptables, fiscaux et juridiques transmis par l’entreprise. L’inspecteur de l’URSSAF pourra demander tout document qu’il jugera utile à son contrôle. Ce dernier présentera ses observations lors d’un entretien téléphonique. Il expliquera également les suites éventuelles en cas de redressement.
Dans ce cas là également, l’entreprise reçoit la lettre d’observations qui présente les conclusions de l’inspecteur. Le procédé qui suit est identique à celui d’un contrôle sur place, avec notamment l’ouverture de la période contradictoire de 30 jours.
Dans certains cas, il arrive que le contrôle sur pièces se transforme en contrôle sur place. C’est généralement le cas si l’entreprise ne transmet pas les documents demandés ou si d’autres investigations sont nécessaires.
La rémunération en espèces non déclarées
Le motif le plus courant de redressement de l’URSSAF est la rémunération en espèces non déclarées. Cette non-déclaration est considérée comme une fraude et expose l’entreprise à des sanctions, telles que des pénalités de retard. Ces sommes non déclarées peuvent prendre la forme de primes, de pourboires, récompenses ou encore complément de revenus dans le but d’éviter de payer des cotisations sociales.
A savoir que l’employeur a l’obligation de déclarer toutes les rémunérations versées peu importe le mode de versement (espèces, chèque ou virement). Un expert-comptable pourra conseiller l’employeur sur la façon de déclarer les rémunérations des salariés.
La déduction forfaitaire spécifique (DFS)
Certains secteurs comme le bâtiment sont concernés par la déduction forfaitaire spécifique qui permet de prendre en compte les frais professionnels récurrents engagés par les salariés, comme l’achat d’outils, les frais de transport, etc., en réduisant l’assiette de calcul des cotisations sociales.
Cependant, les entreprises doivent calculer les cotisations sociales sur la base du salaire minimum prévu par la convention collective. On parle d’assiette minimum conventionnelle. Une réduction de l’assiette de calcul des cotisations sociales en dessous de l’assiette minimum conventionnelle pourrait conduire à un redressement de l’URSSAF.
Les frais professionnels non justifiés
Il est indispensable pour l’employeur de justifier les frais professionnels afin qu’ils soient exonérés de cotisations sociales. Il doit donc être en mesure de fournir les justificatifs en cas de contrôle : factures d’hôtel, de carburant, ticket de transport, de caisse, etc. On parle alors de dépenses réelles. L’entreprise pourra également opter pour le barème forfaitaire, celui-ci est établi par l’administration fiscale.
Les avantages en nature non déclarés
L’entreprise doit veiller à déclarer correctement les avantages en nature (logement, véhicule, repas, téléphone, internet, etc.). En cas de non-déclaration, l’entreprise peut être redressée et payer des cotisations ainsi que des pénalités de retard.
Pour ce qui est des véhicules de fonction, l’évaluation se fait en fonction de l’utilisation (frais d’entretien, de carburant, d’assurance, etc.) ou du prix d’achat dudit véhicule.
Pour les logements de fonction permanents ou temporaires, ils doivent être évalués en fonction de la valeur locative ou du barème spécifique dans le cas où le salarié est logé et nourri par l’entreprise.
Pour les téléphones de fonction et les services internet, leurs évaluations dépendent du coût de l’abonnement.
La réduction générale des cotisations
Grâce à la réduction générale des cotisations appelée également réduction Fillon, les entreprises peuvent réduire les cotisations sociales patronales liées à l’embauche de salariés. Les cotisations de Sécurité sociale, d’allocations familiales, d’assurance chômage sont éligibles à la réduction générale des cotisations.
Concrètement, la rémunération des salariés va impacter le montant de la réduction Fillon. Plus la rémunération est faible et plus la réduction est importante. Par ailleurs, la réduction générale des cotisations ne s’applique pas si le salarié touche une rémunération égale à 1,6 fois le SMIC.
A noter qu’il existe d’autres conditions pour que l’employeur puisse bénéficier de cette réduction. Il doit notamment être à jour de ses déclarations et paiements des cotisations sociales dues à l’URSSAF.
Le forfait social
Le forfait social doit être déclaré et payé sur toutes les rémunérations sous peine pour les entreprises d’être redressées et de devoir payer des pénalités de retard. Il s’agit d’une participation au financement de la protection sociale. Pour la rémunération d’un salarié, le taux du forfait social est habituellement fixé à 20%.
S’agissant de l’épargne salariale pour les entreprises de moins de 50 salariés, le taux est à 8%. Plus précisément, les plans d’épargne entreprise (PEE), les plans d’épargne pour la retraite collectif (PERCO), les contributions à la prévoyance ou encore les indemnités de rupture conventionnelle sont soumises au forfait social.
Les contributions CSG-CRDS
Destinées à financer la Sécurité sociale et à rembourser la dette sociale et directement prélevées à la source, ces contributions concernent les revenus d’activité et de remplacement, tels que les salaires, les pensions de retraite, les allocations chômage, etc. Elles sont calculées sur la base du salaire brut.
Pour la CGS, le taux est de 9,2% et 0,5% pour la CRDS. A noter qu’une erreur de calcul peut conduire à un redressement.
La réduction du taux de la cotisation allocations familiales et maladie sur les salaires bas
Dans le but de favoriser le recrutement et la compétitivité des entreprises, une réduction du taux des cotisations patronales d’allocations familiales et maladie a été mise en place sur les salaires bas. Sont concernés les salaires inférieurs à 3,5 fois le SMIC. Le taux est à 3,45% pour ces salaires bas, les autres restent à 5,25%.
Les cotisations patronales de maladie peuvent quant à elles être exonérées si le salaire est inférieur à 2,5 fois le SMIC. Pour les autres salaires, l’exonération sera progressive.
La retraite et la prévoyance
L’employeur doit payer les cotisations de retraite et de prévoyance. Ces cotisations ont pour but de financer les pensions de retraites des salariés français ainsi que la protection sociale offerte en cas de maladie, d’invalidité ou de décès.
Pour les cotisations de retraite, on distingue les cotisations de retraite de base et les cotisations de retraite complémentaire. Les premières sont obligatoires, quant aux autres, elles dépendent de la convention collective.
Enfin, pour la prévoyance, elle sera obligatoire si elle est prévue par la convention collective et sera calculée sur la base du salaire brut du salarié.
Les conséquences d’un redressement de l’URSSAF suite à un contrôle peuvent être lourdes pour l’employeur.
Tout d’abord, on peut citer les conséquences financières avec des pénalités et des majorations de retard, mais aussi des amendes qui peuvent être importantes.
De plus, un redressement porte atteinte à la réputation de l’entreprise non seulement auprès de ses clients, mais aussi auprès de ses investisseurs, de ses fournisseurs, de ses partenaires ou encore de ses collaborateurs. En effet, la relation salarié-employeur peut être impactée, créant ainsi des tensions.
Enfin, un redressement peut également entraîner des sanctions pénales, notamment en cas de travail dissimulé et de fraude.
En cas de régularisation en faveur de l’URSSAF, l’entreprise dispose de 30 jours à compter de la mise en demeure pour s’acquitter des sommes dues. Des majorations de retard initiales et complémentaires peuvent dans certains cas s’appliquer. En cas de difficultés financières, les entreprises peuvent effectuer une demande de délai concernant le règlement des cotisations. Cette demande peut, elle aussi, être réalisée par ERE AR24.
Pour demander un échelonnement de paiement, il est recommandé d’effectuer la demande au plus tôt, idéalement dans les 30 jours suivant la réception de la mise en demeure. En cas de difficultés financières temporaires et si le cotisant est de bonne foi, la demande d’échelonnement de paiement pourra être acceptée.
Dès la réception de l’avis de contrôle, il est impératif de vérifier votre disponibilité à la date qui a été fixée. En cas d’impossibilité ou d’erreur dans l’adresse de l’entreprise, contactez l’inspecteur le plus rapidement possible.
Ensuite, préparez au plus tôt les documents demandés, car certains documents remontant à 3 ans pourraient être archivés ou classés en dehors des locaux de l’entreprise.
N’hésitez pas également à lister toutes les questions que vous souhaitez poser à l’inspecteur ou à lui communiquer toutes les informations nécessaires à son déplacement dans vos locaux.
Pour éviter un redressement, il est impératif d’être à jour de ses cotisations sociales et de prêter une attention particulière aux ruptures conventionnelles, aux avantages en nature, aux frais professionnels ou encore aux prestations du CSE. Et surtout, il est primordial de ne pas dissimuler de travailleur.
Dans le cadre d’un contrôle et d’un redressement de l’URSSAF, vous pouvez utiliser l’ERE pour contacter l’inspecteur de l’URSSAF, que ce soit pour confirmer la réception d’un avis, demander un report de visite, poser des questions, transmettre des documents, envoyer des observations ou encore pour contester une décision de recouvrement de l’URSSAF.
Ce procédé dématérialisé vous permet d’envoyer jusqu’à 256 Mo de pièces jointes, quel que soit le format (PDF, image, audio, vidéo, etc.) ; ce qui est idéal dans ce type de procédure où l’envoi de documents volumineux est fréquent.
Non seulement vous gagnez du temps dans la gestion de vos démarches administratives, mais vous réalisez des économies sur vos envois, tout en obtenant des preuves et un suivi de l’acheminement en temps réel.
En effet, avec AR24, le tarif est fixe, quel que soit le volume de pièces jointes ou la destination, contrairement à un envoi papier dont le prix varie en conséquence. Autrement dit, aucun surcoût ne sera appliqué si vous optez pour la dématérialisation de vos communications officielles.
Il se peut que l’entreprise ne soit pas d’accord avec la confirmation d’observation, la mise en demeure ou encore la notification de crédit. Dans ce cas, elle peut la contester gratuitement en respectant la procédure. Lors de l’examen du dossier, l’entreprise n’est pas tenue d’être présente.
En cas de désaccord avec les observations et la décision finale, l’entreprise peut saisir la commission de recours amiable (CRA) de l’URSSAF ou de la CGSS. Dès le début de la procédure, n’hésitez pas à vous faire assister par un avocat ou un expert. La contestation doit être faite dans les deux mois à compter de la réception de la mise en demeure. La commission statue sur le désaccord rencontré avec l’administration de recouvrement dans un délai d’un mois.
En l’absence de contestation dans les délais imposés, la décision de l’URSSAF est alors définitive.
Si un désaccord persiste après la décision de la commission de recours amiable, l’entreprise peut saisir le tribunal judiciaire dans les deux mois à compter de la réception de ladite décision.
Pour des raisons de rapidité et de fiabilité, il est préconisé de contester la décision de l’URSSAF par le biais d’un Envoi Recommandé Electronique AR24. Grâce à son envoi instantané et à la suppression des délais d’acheminement, vous n’avez pas d’inquiétude à avoir quant au respect du délai des deux mois pour effectuer la contestation.
Par ailleurs, si vous avez des observations à communiquer à l’inspecteur de l’URSSAF, vous pouvez également le faire par ERE AR24.
Vous avez des questions sur l’Envoi Recommandé Electronique (ERE) AR24? Contactez-nous ! Un expert dédié à votre secteur d’activité vous accompagnera dans la dématérialisation de vos flux recommandés.
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Oui, un cotisant peut être contrôlé plusieurs fois, mais en général sur des périodes ou des éléments différents tels que les avantages en nature, la DFS dans le BTP ou encore les frais professionnels. Il est donc recommandé de conserver tous les justificatifs concernant les déclarations sociales pendant une durée de 6 ans minimum.
Oui, mais la demande doit être justifiée par une fermeture annuelle ou une surcharge exceptionnelle de l’activité par exemple. Cette demande doit être adressée dans les plus brefs délais à l’URSSAF. A noter que l’administration fiscale n’est pas tenue de montrer de la souplesse si la demande n’est pas justifiée.
Si l’URSSAF refuse la demande de report, l’entreprise est tenue de préparer les documents demandés et de se mettre à la disposition de l’inspecteur. Si elle ne le fait pas, cela pourrait être considéré comme un obstacle au contrôle et conduire à des sanctions.
Le contrôle de l’URSSAF ne peut dépasser 3 mois à partir du début du contrôle, sauf en cas de travail dissimulé ou d’obstacle au contrôle. Cette durée pourra être prolongée une fois sur demande de l’URSSAF ou de l’entreprise concernée.
Le contrôle ne peut porter que sur les 3 dernières années civiles révolues et sur l’année en cours. En cas d’infraction de travail illégal, l’URSSAF pourra remonter sur les 5 dernières années.
Non ! L’employeur ne peut pas refuser l’accès des locaux à l’inspecteur de l’URSSAF. Il est également tenu de fournir tous les documents et informations qui lui seront demandés. Le refus d’accès aux locaux ou tout obstacle au contrôle peut entraîner de lourdes sanctions.
Oui ! L’employeur, après en avoir été informé, devra donner à l’inspecteur de l’URSSAF l’accès aux ordinateurs. En cas de refus, une procédure spéciale sera mise en place. Les documents demandés devront alors être mis à disposition de l’inspecteur de l’URSSAF.
Oui ! L’employeur peut être assisté par le conseiller de son choix : un avocat ou un expert-comptable, par exemple. Cet expert peut aider le cotisant à :
En l’absence de réponse de l’entreprise à la lettre d’observations durant la période légale de 30 jours, l’administration de recouvrement considère que cette dernière ne conteste pas les observations émises et adresse au cotisant, le cas échéant, une mise en demeure de régulariser les sommes dues. A réception de ce courrier, vous disposez de 30 jours pour vous acquitter du règlement des cotisations redressées.
En cas de recouvrement, une pénalité de retard de 5% est généralement appliquée sur les cotisations faisant l’objet d’un redressement. Une majoration de 0,2% est également à prévoir par mois ou fraction de mois de retard.
A savoir qu’une réduction de 0,1% pourra être appliquée en cas de paiement dans les 30 jours suivant la mise en demeure, sauf si l’une de ces situations se présente :
En cas de travail dissimulé, une majoration de 25% pourra être appliquée et celle-ci peut aller jusqu’à 40% si l’inspecteur constate des circonstances aggravantes telles qu’un emploi dissimulé de mineur ou d’une personne vulnérable. A ce recouvrement peuvent s’ajouter des sanctions pénales jusqu’à 5 ans d’emprisonnement et 75 000 euros d’amende.
Par ailleurs, une majoration de 10% pourra être prononcée en cas d’absence de conformité suite à un premier contrôle et 20% en cas d’abus de droit.
Enfin, l’opposition au contrôle peut être sanctionnée : 7500 euros d’amende par salarié avec un plafond à 750 000 euros, 7500 euros pour un travailleur indépendant et 3750 euros pour un particulier employeur.
Deux méthodes peuvent être employées par l’inspecteur pour procéder à la vérification : la vérification exhaustive ou la vérification par échantillonnage et extrapolation.
La première méthode consiste à analyser tous les documents année après année. Quant à la vérification par échantillonnage et extrapolation, celle-ci se limite à un échantillon représentatif de salariés. Il s’agit ensuite d’extrapoler les résultats à l’ensemble des salariés. Cette méthode est généralement utilisée pour les grandes entreprises afin de limiter la durée du contrôle, mais elle nécessite l’accord de l’entreprise.
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