Il existe deux formes d’assemblée générale de société : l’AG ordinaire et l’AG extraordinaire. Quels que soient la forme juridique de l’entreprise et le type d’AG concernées, les modalités de convocation répondent à un formalisme strict et à des délais précis. Dans le cas contraire, les décisions prises lors de ces assemblées peuvent être purement et simplement annulées par décision de justice.
La LRE qualifiée est la solution pour convoquer les associés d’une entreprise à une AG en toute simplicité, tout en supprimant les délais d’acheminement du recommandé. Explications.
Sommaire :
Conformément à l’article L-100 du Code des postes et des communications électroniques, la LRE eIDAS qualifiée a strictement la même valeur juridique que son homologue papier (la LRAR). Elle a une force probante et vous protège en cas de litige.
Avec la LRE qualifiée, il est bien plus simple de respecter les délais de convocation aux AG ! Si, pour un envoi de LRAR, vous devez compter quelques jours pour l’acheminement de votre courrier, avec la lettre recommandée 100 % dématérialisée, l’envoi est instantané. Votre destinataire est notifié immédiatement sur sa boîte e-mail, peu importe où il se trouve lors de la réception de son courrier (il peut même accuser réception depuis son téléphone portable).
Avec la LRE vous disposez de toutes les preuves nécessaires en cas de litige concernant la convocation d’un des associés : horodatage qualifié, preuve de dépôt et d’envoi de la convocation (équivalente à l’avis de passage et reçue instantanément après l’envoi de la LRE), preuve de réception, de refus ou de non-réclamation de votre recommandé. Mieux, le contenu de votre courrier étant certifié, il sera facile de vérifier que votre convocation contient bien toutes les informations requises par la loi.
Grâce à la LRE, la conservation des convocations n’a jamais été aussi simple. Tout l’historique (LRE, preuves et pièces jointes) est conservé pendant 10 ans sur les serveurs sécurisés AR24, assurant ainsi une confidentialité absolue aux données concernées. Vous et votre destinataire (s’il créé un compte sur AR24) y avez accès pendant 10 ans, gratuitement.
La LRE qualifiée est une solution simple, rapide mais également économique. Une convocation dématérialisée revient en effet à 2,99 € HT par envoi*, incluant jusqu’à 256 Mo de pièces jointes (environ 19.000 documents). Vous économisez par ailleurs des frais en matière d’impression, de tri, d’envoi et de stockage. Mis bout à bout, vous réduisez énormément le coût des convocations des associés d’une entreprise aux AG.
1. Dans un premier temps, munissez-vous de l’adresse e-mail de l’associé concerné. À noter que si celui-ci est un particulier, vous devez au préalable obtenir son accord à lui notifier une convocation par LRE.
2. Créez ensuite votre compte en ligne AR24 et ajoutez votre moyen de paiement avant de commander votre moyen d’identification (obligatoire pour vous identifier à un niveau de confiance élevée comme le demande le règlement européen eIDAS).
3. Sur votre interface en ligne, rédigez votre convocation, ajoutez les pièces associées (ordre du jour, documents utiles pour l’assemblée, etc.) et les adresses e-mail des destinataires. C’est prêt : vous n’avez plus qu’à envoyer votre convocation électronique.
N’oubliez pas que l’envoi d’une convocation aux assemblées générales d’une entreprise par voie numérique doit impérativement respecter le même délai légal qui s’applique à la convocation papier.
Le prestataire d’acheminement qualifié AR24 avertit l’associé via un e-mail de notification qu’il va recevoir une LRE. Celle-ci n’affiche pas le nom et la raison sociale de l’expéditeur, ni l’objet de la communication (comme un courrier recommandé papier traditionnel). Il pourra alors l’accepter, la refuser ou l’ignorer.
À noter que l’associé dispose de 15 jours à compter de la réception de la convocation pour accepter et télécharger sa convocation. Une fois qu’il a pris connaissance du contenu du courrier, vous recevez la preuve de réception. S’il ignore l’e-mail de notification, vous recevez une preuve de négligence (pendant 15 jours, AR24 envoie plusieurs relances à votre destinataire).
Enfin, n’oubliez pas que comme pour une convocation papier, si un associé n’est pas convoqué conformément aux exigences légales, il est en droit de demander l’annulation de l’assemblée générale et des décisions prises à cette occasion.
Pour résumer, afin de convoquer les associés à une AG, vous devez :
Simple et rapide à mettre en place, la LRE est donc une solution sûre et efficace pour convoquer les associés à une assemblée générale.
*Tarif en vigueur au 13 novembre 2020.
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