Pourquoi dématérialiser les courriers à l’assurance ?

Publié le 4 janvier 2022

Pourquoi dématérialiser les courriers à l'assurance ?

Qu’il s’agisse de faire évoluer son contrat ou encore d’effectuer une demande de résiliation, de plus en plus de personnes optent pour la dématérialisation des échanges avec leur assurance. Et pour cause, si la lettre recommandée avec accusé de réception permet de conserver une preuve de ses échanges, elle peut aussi rapidement être coûteuse et complexe à mettre en œuvre. La LRE (Lettre Recommandée 100% Electronique) se positionne alors comme une alternative intéressante.

Sommaire :

  1. Des échanges de plus en plus dématérialisés
  2. Comment fonctionne la lettre recommandée électronique ?

 

1. Des échanges de plus en plus dématérialisés

Pour se montrer plus rapides et plus efficaces face aux attentes de la clientèle, de nombreuses assurances privilégient la dématérialisation des échanges. Cela se traduit par des échanges téléphoniques qui sont toujours de mise, notamment en ce qui concerne les services de support, mais aussi par des échanges par chat et e-mail. Les clients ont ainsi la possibilité de voir leurs demandes traitées bien plus rapidement, mais s’affranchissent aussi de certaines dépenses et d’une logistique parfois complexe liée à l’envoi et à l’affranchissement de courriers papier. Une pratique de plus en plus fréquente donc, mais qui ne permet pas de répondre à toutes les attentes.

En effet, certaines demandes de la part de la clientèle tout comme certaines notifications de la part des assurances se doivent de faire l’objet d’un courrier recommandé avec accusé de réception. Le courrier recommandé avec accusé de réception est un courrier papier qui permet de recevoir une notification une fois que ce dernier aura été réceptionné par son destinataire (mais le plus souvent, c’est la date de 1ère présentation qui est importante, « l’avis de passage »). Cette notification est juridiquement viable ce qui signifie qu’elle constitue une véritable preuve que le courrier a été reçu et elle peut être d’une aide précieuse en cas de litige, surtout dans le cadre d’une résiliation.

S’il est possible de simplifier les échanges en les dématérialisant, certains courriers doivent légalement prendre une certaine forme pour être recevables. Si l’on ne souhaite pas opter pour un courrier papier sous forme de lettre recommandée avec accusé de réception classique, on peut alors envisager l’utilisation de la lettre recommandée électronique.

 

2. Comment fonctionne la lettre recommandée électronique ?

La lettre recommandée électronique fonctionne sur le même principe que la lettre recommandée classique. En se rendant AR24.fr, il est possible de rédiger son courrier ou de télécharger le ou les documents à envoyer. Ensuite, il suffit d’entrer l’adresse e-mail de son destinataire et après vérification des identités, le courrier pourra être envoyé de manière dématérialisée.

 

NB : Pour un destinataire particulier ou une administration, l’expéditeur doit obtenir le consentement de son destinataire à être notifié sur une adresse email spécifique. Pour un destinataire professionnel cela n’est pas nécessaire. Pour information, AR24 propose un gestionnaire de consentement qui permet de recueillir facilement les accords de vos destinataires à être notifiés par voie électronique. Vous pouvez bien entendu ajouter une ligne écrite dans vos contrats ou faire signer des avenants pour recueillir des consentements. C’est l’article L100 du CPCE qui impose ce recueil de consentement.

 

Lors de l’envoi du courrier électronique, le destinataire recevra une notification qui lui permet de savoir qu’un courrier lui a été adressé, mais il ne connaitra pas encore ni le contenu ni l’identité de l’expéditeur. Il peut alors accepter, refuser ou ignorer cette notification.

S’il accepte, il peut prendre connaissance du contenu de la lettre recommandée électronique qui lui a été adressée et de l’identité de l’expéditeur, après avoir fait vérifier son indenté. S’il refuse, il n’accèdera à aucune information. S’il ignore la notification, 4 autres notifications seront envoyées dans les jours qui suivront.

En fonction de l’action du destinataire, l’expéditeur reçoit un accusé de réception, une preuve de refus ou une preuve de négligence.

La lettre recommandée électronique et l’accusé de réception électronique disposent de la même valeur juridique que la version du recommandé papier classique. En utilisant la version 100% dématérialisée (la LRE) vous gagnez du temps et vous réalisez des économies tout en respectant la réglementation en vigueur.

La lettre recommandée électronique est une solution tout particulièrement intéressante pour les professionnels qui souhaitent pouvoir effectuer l’envoi de courriers officiels de façon rapide et facile. Il est donc tout à fait possible de réaliser l’envoi d’une lettre recommandée électronique dans le cadre d’une demande de résiliation de contrat auprès d’une assurance comme auprès de n’importe quelle entreprise ou prestataire avec lequel on souhaite mettre fin à un contrat.

 

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