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Les obligations des employeurs du secteur privé ont évolué depuis le 1er janvier 2016 avec la loi sur la généralisation de la complémentaire santé. En effet, les salariés doivent pouvoir bénéficier d’une complémentaire santé collective à laquelle vous êtes tenu de participer financièrement ; une participation qui pourra être exonérée de cotisations sociales selon les cas. Sous certaines conditions, les salariés peuvent effectuer une demande de dispense d’affiliation. Ils renoncent alors à leur droit de disposer d’un panier de soins minimum visant à couvrir leurs frais de santé. Découvrez dans cet article comment la Lettre Recommandée Electronique AR24 aide les entreprises du secteur privé à sécuriser et à fluidifier la gestion des demandes de dispense.
Avec la loi sur la généralisation de la complémentaire santé, les obligations des employeurs ont été renforcées. L’objectif est de permettre aux salariés de bénéficier de garanties et d’une couverture santé minimale. Cela concerne aussi bien les salariés en CDI, que ceux en CDD ou les alternants et ces derniers doivent pouvoir adhérer à la mutuelle d’entreprise dès le premier jour du contrat de travail. Pour le cas des intérimaires, la situation est spécifique. C’est l’agence d’intérim qui a l’obligation de proposer une mutuelle à ses salariés intérimaires, à condition qu’ils aient totalisé un certain nombre d’heures de mission.
L’employeur est tenu de prendre en charge au minimum 50% de la cotisation du salarié et de proposer un panier de soins minimal imposé par l’ANI ou un accord de branche professionnelle si les garanties sont plus avantageuses.
Les garanties de base sont les suivantes :
La mise en place de la mutuelle santé d’entreprise peut se faire par accord d’entreprise ou de branche, par référendum ou par décision unilatérale de l’employeur après consultation préalable du comité social et économique (CSE). L’accord prévoyant la mise en place de la mutuelle santé d’entreprise doit notamment préciser certaines mentions obligatoires, telles que les bénéficiaires, les risques couverts ou encore les différents tarifs.
En cas de décision unilatérale, une copie de l’acte devra être remise à chaque salarié.
À noter que, depuis le 1er janvier 2024 et, selon un calendrier progressif, les employeurs publics sont eux aussi concernés par l’obligation en matière de complémentaire santé collective.
Bon à savoir : Les points de contrôle de l’URSSAF sur la mutuelle obligatoire d’entreprise
La première chose que vérifie l’URSSAF est la mise en place du dispositif. Chaque salarié doit se voir proposer des garanties égales. Pour ce qui est des options, autrement dit des surcomplémentaires, celles-ci sont choisies par le salarié qui assure lui-même leur financement. C’est pourquoi l’employeur a tout intérêt à conserver les justificatifs attestant que la mise en place a été réalisée dans les règles et que l’ensemble des salariés en ont été informés. En général, l’URSSAF vérifie ensuite si le panier de soins proposé aux collaborateurs respecte bien les garanties minimales. Enfin, le dernier point de contrôle pourra porter sur les dispenses de mutuelle. L’employeur devra être en mesure de fournir chaque année les courriers et les justificatifs d’adhésion.
Tous les salariés, quels que soient leur ancienneté et leur statut (dirigeant, employé, cadre, non-cadre), sont concernés par cette obligation et doivent être informés de la mise en place de la mutuelle d’entreprise par le biais d’un bulletin d’adhésion.
La mutuelle d’entreprise peut également être étendue aux ayants droit c’est-à-dire aux conjoints, concubins, partenaires liés par un PACS et enfants si l’entreprise en prend la décision ou si un accord de branche le prévoit.
Un salarié pourra refuser l’affiliation à la mutuelle d’entreprise s’il s’agit d’un cas prévu par la réglementation. De plus, pour être conforme, cette demande devra faire l’objet d’un formalisme particulier.
Il existe des cas qui peuvent faire l’objet d’une demande de dispense sans pour autant qu’ils soient mentionnés par la décision unilatérale de l’employeur ou l’accord collectif :
Une attestation sur l’honneur devra être fournie par le salarié et remise à l’entreprise, quel que soit le cas de dispense.
Trois autres cas de dispenses sont possibles, mais doivent être mentionnés dans l’acte instituant la mutuelle d’entreprise. Il s’agit :
Bien souvent les salariés renoncent à leur droit d’affiliation pour faire des économies, parce qu’ils changent fréquemment d’emploi pour éviter une double couverture ou pour bénéficier d’une couverture plus adaptée à leur santé et/ou celle de leur famille, notamment en cas de maladie chronique ou de besoin de thérapie spécialisée.
La demande de dispense se fait généralement au moment de l’embauche, de la mise en place du régime ou encore à la date de souscription de la couverture nécessitant la dispense pour les salariés bénéficiant déjà d’une couverture en tant qu’ayant droit ou titulaire de la complémentaire santé solidaire.
Pour les salariés disposant déjà d’une assurance individuelle de frais de santé ou ceux titulaires d’un CDD ou contrat de mission, ils peuvent procéder à la demande de dispense au moment de l’embauche ou au moment de la mise en place du régime.
Enfin, pour les salariés embauchés antérieurement à la mise en œuvre du régime, ils peuvent renoncer à leurs droits au moment de la mise en place des garanties ou de la modification du dispositif antérieur.
Concernant les autres cas prévus par la décision unilatérale de l’employeur ou l’accord collectif, la demande peut être réalisée à tout moment sauf disposition contraire.
Pour que la dispense soit valide, le salarié doit respecter certains éléments. Il devra faire sa demande par écrit à l’employeur dans le respect des délais.
Certaines informations devront figurer dans la déclaration telles que :
La déclaration devra également énumérer les garanties auxquelles le salarié renonce tout en reconnaissant qu’il a bien été informé par son employeur des conséquences de cette dispense.
Du côté de l’employeur, celui-ci doit conserver la demande et les pièces justificatives en cas de contrôle de l’URSSAF, mais aussi prouver qu’il a bien rempli son devoir d’information.
Au sein des départements RH l’usage de la Lettre Recommandée Électronique (LRE) est de plus en plus répandu et comporte plusieurs atouts. Procédures de recrutement, de licenciement, transmission de notifications confidentielles ou encore réponse à des dispenses de mutuelle, les cas d’usage pour le pôle des Ressources Humaines sont nombreux.
La digitalisation des démarches RH est un enjeu économique qui ne date pas d’hier. Auparavant, la gestion des processus RH liés à la dispense de mutuelle était lourde en formalités administratives: demandes et justificatifs imprimés, courriers recommandés papier à archiver, etc. Autant de tâches qui mobilisaient les équipes RH et généraient des coûts élevés en gestion.
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Par ailleurs, AR24 est une solution de Docaposte, filiale numérique du groupe La Poste. En positionnant le numérique au cœur de ses métiers, Docaposte est devenu expert dans le traitement de données sensibles et acteur référent de la Confiance Numérique, ce qui constitue une fois encore un gage de sécurité.
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En définitive, la gestion des dispenses de mutuelle fait partie des process incontournables des employeurs et plus particulièrement des équipes RH. Dans cette optique, la Lettre Recommandée électronique se présente comme une solution fiable pour rester en conformité et éviter tout risque de redressement.
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