Encours client : notre guide complet

 

L’encours client peut avoir un impact négatif sur la trésorerie d’une entreprise.  

Bon nombre de clients retardent volontairement leurs paiements pour optimiser leur propre trésorerie. Pourtant, la loi est très stricte sur les délais de paiement et gare aux entreprises qui outrepassent cette règle du Code du Commerce. 

Dans un contexte économique tendu, il est crucial de suivre rigoureusement les retards de paiement pour limiter leur impact sur le fonds de roulement des entreprises. 

1. Importance de l’encours client dans la gestion financière de l’entreprise
2. Composantes de l’encours client
3. La responsabilité des entreprises
4. AR24 : des outils innovants pour la gestion de vos encours clients
5. Faire appel à une société de recouvrement
6. L’affacturage

 1. Qu’est-ce que l’encours client ?  

L’encours client représente l’ensemble des sommes dues par les clients à une entreprise à un moment donné. Il s’agit d’un indicateur financier essentiel qui permet de mesurer le niveau de créances en cours et constitue une part importante des actifs circulants de l’entreprise. 

2. Définition 

L’encours client, également appelé « créances clients » ou « comptes clients », désigne la totalité des montants que les clients doivent à l’entreprise pour des biens livrés ou des services rendus. Ces montants n’ont pas encore été réglés et figurent donc au bilan de l’entreprise en tant qu’actifs à court terme. 

En comptabilité, l’encours client correspond au solde du compte 411 « Clients » et regroupe toutes les factures émises mais non encore payées, quelle que soit leur date d’échéance. 

Sauf accord entre les parties, le délai de paiement entre professionnels est fixé au 30e jour suivant la date de réception des marchandises ou d’exécution de la prestation. Des délais spécifiques sont prévus pour certains secteurs. 

3. Importance de l’encours client dans la gestion financière de l’entreprise 

L’encours client, lorsqu’il devient important, peut avoir des conséquences délétères sur la santé économique des entreprises, et ce, à plusieurs niveaux : 

• Trésorerie : un encours client élevé mobilise des ressources financières importantes et peut créer des tensions de trésorerie. Plus les délais de paiement sont longs, plus l’entreprise doit financer son cycle d’exploitation. 
• Risque client : l’encours client expose l’entreprise au risque d’impayés. Une analyse régulière permet d’identifier les clients à risque et de prendre des mesures préventives. 
• Performance financière : le niveau d’encours client et sa rotation sont des indicateurs de performance essentiels. Ils reflètent la qualité de la politique commerciale et de la gestion du recouvrement. 
• Relations clients : une gestion professionnelle régulière des encours permet de maintenir de bonnes relations commerciales tout en assurant la rentabilité de l’entreprise. 

Le cabinet comptable ou votre service interne analyse régulièrement l’encours pour aider l’entreprise à anticiper ses relances et optimiser sa gestion de trésorerie  

4. Composantes de l’encours client 

L’encours client se décompose en plusieurs catégories selon le statut des factures : 

Factures à émettre 

Il s’agit des prestations réalisées ou des marchandises livrées pour lesquelles aucune facture n’a encore été établie. Ces montants, bien que non encore facturés, font partie de l’encours client car ils représentent des créances certaines. 

Il arrive que la facturation ne suive pas l’activité de l’entreprise et ces retards ont fatalement un impact sur la trésorerie disponible. Une régularité s’impose afin de réduire les délais de facturation. 

Factures non échues 

Ce sont les factures émises dont la date d’échéance de paiement n’est pas encore atteinte. Elles constituent généralement la partie la plus importante de l’encours client dans une entreprise ayant une gestion saine. 

Là aussi, il existe des méthodes de gestion qui permettent aux entreprises d’anticiper les paiements en notifiant le client en amont des dates d’échéances. 

Factures échues 

Ces factures ont dépassé leur date d’échéance sans avoir été réglées. Elles nécessitent une attention particulière et des actions de relance.  

Il est urgent de mettre en place une stratégie de recouvrement pour faire payer les clients à court terme. 

Calcul de l’encours client 

Le calcul de l’encours client est relativement simple. À un instant T, il correspond à la somme de toutes les créances clients non réglées : 

Encours client = Factures émises non réglées + Factures à émettre 

Pour une analyse plus fine, on peut calculer des ratios comme : 

Délai moyen de règlement client (DSO) : Encours client / Chiffre d’affaires TTC × 360 jours 

Taux de retard : Montant des factures échues / Encours client total 

Âge des créances : Pondération des encours par leur ancienneté 

5. La responsabilité des entreprises 

Les mauvais payeurs s’exposent, quant à eux, à des pénalités (intérêts et frais de gestion) qui seront proportionnelles au nombre de jours de retard.  

La loi vous impose de relancer les impayés. Ne pas relancer vos clients régulièrement peut vous mettre en tort. La nature de vos factures pourrait être mise en doute, ce qui rendrait votre gestion suspecte.  

Lorsque l’encours client atteint un niveau critique sans règlement, l’entreprise doit envoyer une mise en demeure afin d’obtenir le paiement des sommes dues. 

Sans réaction après la mise en demeure et si le retard de paiement venait à se prolonger dans le temps, alors vous auriez besoin de demander une injonction de paiement auprès du Tribunal de Commerce. A vous de prouver que toutes les méthodes de recouvrement à l’amiable auront bien été tentées de votre côté avant de déclencher une procédure judiciaire. 

Il est donc du ressort des entreprises de mettre en place des actions préventives. L’établissement d’un calendrier d’actions concrètes permet d’obtenir le recouvrement des sommes dues plus rapidement. Vous évitez ainsi des procédures stressantes et chronophages tout en préservant de bonnes relations avec vos clients.  

6. AR24 : des outils innovants pour la gestion de vos encours client

AR24 propose aux entreprises une solution d’envoi appelée ERE (Envoi Recommandé Electronique) efficace pour sécuriser vos envois et relances de factures. 

Les entreprises peuvent y recourir à différentes étapes du recouvrement : 

1. Envoi de la facture : grâce à l’ERE, vous envoyez vos factures dématérialisées plus rapidement, réduisant ainsi le délai de réception et accélérant l’encaissement. L’ERE est une solution sécurisée avec valeur probante en cas de litige.
2. Traçabilité des communications : avec l’ERE d’AR24, vous disposez d’une preuve de dépôt et d’envoi de vos documents 
3. Preuve d’accusé de réception : votre destinataire a bien accusé réception de votre courrier 
4. Preuve de refus : votre destinataire a refusé d’accuser réception de son courrier 
5. Preuve de négligence : votre destinataire n’a pas accusé réception de son ERE après 15 jours 
6. Preuve de non-distribution : votre ERE n’a pas pu être distribué (ex. adresse email de destination indisponible, pleine ou inexistante etc.) 
7. Preuve de contenu du courrier : vous gardez en archive le contenu envoyé et pouvez en produire la preuve en cas d’opposition 

Sécurisation juridique : en cas de contentieux, les preuves électroniques générées par AR24 constituent des éléments juridiquement opposables, renforçant votre position. 

En intégrant AR24 à votre processus de gestion des encours clients, vous réduisez significativement les délais de paiement, améliorez votre trésorerie et renforcez la relation avec vos clients grâce à un processus professionnel et transparent. 

Avec un coût de 2€49 HT par envoi, le prix de l’ERE est beaucoup plus faible que celui de la lettre recommandée classique 

7. Faire appel à une société de recouvrement   

Lorsqu’une entreprise fait face à des factures échues et que les relances internes restent sans effet, elle peut faire appel à une société de recouvrement. Ces prestataires spécialisés prennent en charge le recouvrement des créances, augmentant ainsi les chances de paiement tout en déchargeant l’entreprise de cette tâche chronophage.  

Après analyse des créances, l’entreprise transmet la liste des factures impayées et les informations clients.  

La société de recouvrement contacte les débiteurs via courriers, emails ou appels téléphoniques pour obtenir un règlement sans procédure judiciaire.  

En cas d’échec des relances amiables, une mise en demeure formelle est envoyée. Certaines sociétés proposent également un accompagnement juridique en vue d’une action judiciaire.   

8. L’affacturage 

L’affacturage est une solution financière permettant aux entreprises de céder leurs créances clients à un établissement spécialisé, appelé « factor ». En échange, l’entreprise reçoit immédiatement une avance de trésorerie, réduisant ainsi son encours client et limitant les risques d’impayés. 

L’entreprise transmet ses factures au factor dès leur émission. Le factor avance une partie du montant des factures (généralement entre 80 % et 95 %). En échange de ce service, le factor se charge du recouvrement auprès des clients et reverse le solde restant à l’entreprise, déduction faite des frais de gestion. 

La gestion de l’encours client est un enjeu majeur pour la santé financière d’une entreprise.

Un suivi rigoureux des créances permet de préserver la trésorerie, d’anticiper les risques d’impayés et d’optimiser le cycle de paiement.

Pour limiter l’impact des retards de règlement, plusieurs leviers peuvent être activés : l’automatisation des relances, l’envoi de mises en demeure, le recours à l’affacturage ou encore l’intervention de sociétés de recouvrement.

En mettant en place une stratégie proactive et en s’appuyant sur des outils innovants comme l’ERE d’AR24, les entreprises peuvent considérablement réduire leur encours client, améliorer leur rentabilité et sécuriser leurs relations commerciales.

Une gestion efficace des créances est ainsi un gage de stabilité et de croissance sur le long terme.