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Lorsqu’un employeur envisage de mettre fin au contrat d’un salarié, il doit suivre une procédure bien précise conformément au Code du travail afin de limiter les risques de contestation du salarié concerné. Dans une telle situation, plusieurs obligations lui incombent, faute de quoi le licenciement pourrait être jugé non conforme aux exigences légales. En tant que RH, il est essentiel de maîtriser cette procédure de licenciement pour éviter tout risque de contentieux pour l’entreprise.
Heureusement, les services RH disposent aujourd’hui de solutions digitales à valeur probante permettant de sécuriser la procédure et de gagner un temps précieux. Comment la lettre recommandée 100% électronique simplifie et accélère vos procédures de licenciement tout en respectant les droits du salarié ?
Tout licenciement doit être justifié par une cause réelle et sérieuse, conformément au Code du travail, empêchant la poursuite du contrat de travail. En fonction du motif, le droit du travail prévoit plusieurs types de licenciements. On peut citer :
Pour un licenciement pour motif personnel, l’employeur doit respecter plusieurs étapes prévues par le droit du travail et le Code du travail.
Tout d’abord, l’employeur convoque le salarié à un entretien préalable au licenciement. C’est généralement le service RH qui s’occupe d’adresser cette notification par Lettre Recommandée Électronique (LRE) ou papier.
Cette convocation doit contenir des mentions obligatoires telles que :
Un délai de 5 jours ouvrables devra être respecté entre le moment où le salarié prend connaissance de la notification et la date de l’entretien préalable. Lors de cet entretien, seront évoqués les motifs pour lesquels l’employeur envisage ce licenciement. À la suite de l’entretien préalable, l’employeur dispose d’un délai d’un mois pour communiquer sa décision et ne pourra le faire que deux jours après ledit entretien. Cette fois encore, le service RH devra adresser cette notification au salarié par Lettre Recommandée. Le respect des délais est crucial pour assurer la validité de la procédure de licenciement conformément au Code du travail.
Il est possible de demander un report de l’entretien préalable si le salarié se trouve dans l’incapacité de s’y présenter pour des raisons légitimes, comme des raisons médicales ou un empêchement personnel sérieux. La demande de report doit être formulée par le salarié auprès de l’employeur, qui peut l’accepter ou la refuser selon les circonstances. En cas d’acceptation, une nouvelle date est alors fixée en respectant les délais légaux afin de ne pas retarder indûment la procédure de licenciement.
Lors de l’entretien préalable, le salarié a le droit de se faire assister. Il peut être accompagné par un représentant du personnel de l’entreprise, tel qu’un membre du Comité Social et Economique (CSE), un conseiller du salarié externe ou un avocat. L’assistant a pour rôle de conseiller et d’aider le salarié dans ses échanges avec l’employeur. De son côté, l’employeur peut être représenté par un membre de la direction, un responsable RH ou un représentant légal de l’entreprise.
Pour optimiser les chances d’une issue favorable, tant pour l’employeur que pour le salarié, une bonne préparation de l’entretien préalable est essentielle. Vous devez préparer les motifs de licenciement de manière claire et précise, en se basant sur des faits objectifs et documentés. Le salarié, quant à lui, doit rassembler toutes les preuves pouvant contester les motifs avancés ou démontrer sa bonne foi. Il est également conseillé de définir à l’avance les points à aborder, y compris les indemnités de licenciement et le préavis, et de rester calme et professionnel tout au long de l’entretien.
Il est important de souligner que l’envoi d’une lettre recommandée électronique nécessite de faire appel à un prestataire de confiance qualifié, tel AR24. En effet, AR24, premier achemineur français à avoir obtenu sa qualification, est en mesure de garantir un acheminement sécurisé et conforme au règlement eIDAS. Cette solution assure la notification légale des procédures de licenciement et le respect des obligations contractuelles de l’employeur envers le salarié.
De plus, pour bénéficier de toute la protection juridique dont vous avez besoin pour ce type de procédure de licenciement, il est nécessaire de recueillir le consentement du salarié à recevoir des notifications par voie électronique. Généralement, les entreprises obtiennent ce consentement au moment de l’embauche du salarié par le biais d’une clause de consentement insérée dans le contrat de travail, conformément au code du travail. Cela pourra également se faire lors de la signature d’un avenant ou par une notification formelle au salarié.
Il est crucial de s’assurer que toutes les informations requises par la législation sont bien présentes dans la convocation, y compris les coordonnées des autorités compétentes et des conseillers du salarié.
Strict équivalent juridique du recommandé papier, la LRE est une solution rapide, fiable et économique permettant d’optimiser les délais légaux de notification des procédures de licenciement. Acheminée instantanément, la LRE supprime les délais d’acheminement qui peuvent prendre jusqu’à 3 jours. Ainsi, le délai de 5 jours peut commencer à courir plus rapidement puisque du côté du destinataire, la réception se fait en un clic 7j/7, 24h/24. Il n’a donc plus besoin de se déplacer pour prendre connaissance de son courrier de licenciement puisque tout se fait en ligne. Un réel gain de temps pour vous et votre destinataire.
Au niveau de la préparation et de l’envoi du courrier de convocation, c’est aussi rapide. Votre convocation est prête et envoyée en quelques clics seulement : plus besoin d’imprimer ni de mettre sous pli le courrier. Vous n’avez même plus besoin d’attendre la relève de votre service courrier. Vous gagnez un temps précieux ! De plus, pour vos équipes RH en télétravail, l’envoi d’un courrier recommandé n’est plus une contrainte. Depuis leur domicile, elles peuvent envoyer et suivre l’envoi des courriers recommandés, améliorant ainsi l’efficacité de vos procédures de licenciement. Vous pouvez également consulter notre article sur l’élaboration de la lettre pour rupture conventionnelle.
Vous bénéficiez d’un suivi en temps réel et de preuves équivalentes à celles d’un recommandé papier. Grâce à la notification électronique, depuis votre espace AR24, vous pouvez à tout moment :
En tant que professionnels des ressources humaines, la gestion des courriers liés aux procédures de licenciement est souvent chronophage. Avec la Lettre Recommandée entièrement dématérialisée, vous gagnez en efficacité avec une gestion administrative simplifiée tout en sécurisant vos envois de notifications de licenciement (faire un lien vers le texte de janvier notification licenciement) et en disposant d’une meilleure traçabilité. Passez dès maintenant à la LRE en créant votre compte en quelques clics pour optimiser vos procédures de licenciement.
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Un entretien préalable à un licenciement en France doit être convoqué par l’employeur ou son représentant avec une lettre recommandée ou remise en main propre, mentionnant l’objet, la date, l’heure et le lieu de l’entretien, ainsi que la possibilité pour le salarié de se faire assister par une personne de son choix. L’entretien doit se tenir au moins 5 jours ouvrables après la convocation. Durant cet entretien, l’employeur expose les motifs du licenciement, et le salarié peut défendre ses arguments et discuter des faits. Il s’agit d’un moment d’écoute réciproque et de recherche de solutions alternatives au licenciement. Après l’entretien, l’employeur doit respecter un délai de réflexion de deux jours ouvrables avant de prendre une décision et de rédiger une lettre de licenciement.
La lettre de convocation à un entretien préalable de licenciement doit obligatoirement indiquer l’objet de la convocation, c’est-à-dire l’intention non équivoque de licenciement. Il n’est pas nécessaire de mentionner les motifs du licenciement, sauf si certaines conventions collectives l’exigent. La lettre doit clairement indiquer que le licenciement est envisagé, sans présenter la décision comme déjà arrêtée.
Lors de l’entretien préalable au licenciement, les principaux interlocuteurs sont le salarié convoqué et l’employeur ou son représentant habilité à prendre la décision de licenciement. Le salarié peut se faire assister par un membre du personnel de l’entreprise ou, en l’absence d’institutions représentatives du personnel, par un conseiller extérieur inscrit sur une liste préfectorale. L’employeur ne peut pas être représenté par une personne extérieure à l’entreprise, mais peut être assisté par une personne du personnel de l’entreprise.
Il n’y a pas de délai minimum spécifique entre la convocation et la date de l’entretien préalable de licenciement mentionné dans les sources fournies. Cependant, vous devez respecter certaines règles de procédure, notamment envoyer la convocation avec les mentions obligatoires et permettre au salarié de se préparer pour l’entretien.
Si le salarié ne se présente pas à l’entretien préalable de licenciement, l’employeur n’est pas obligé de convoquer à un second entretien. Le licenciement peut être prononcé dans les délais légaux, typiquement dans un mois suivant la date prévue pour le premier entretien. L’absence du salarié ne rend pas le licenciement irrégulier, mais vous devez respecter les délais et procédures légales pour maintenir la validité du licenciement.
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