L’Envoi Recommandé Electronique simple AR24 est-il un procédé fiable pour vos mises en demeure ?

En tant que professionnel et quelle que soit la taille de votre structure, il peut vous arriver au cours de votre activité de faire face à des impayés qui résultent bien souvent d’une simple négligence de la part du client ou parfois de réelles difficultés financières. Pour faire face à ces situations qui peuvent affecter la santé financière d’une entreprise et assurer sa pérennité, les professionnels cherchent des solutions innovantes et fiables juridiquement s’inscrivant ainsi dans une stratégie de relance efficace. Ils sont nombreux à avoir recours à l’Envoi Recommandé Electronique simple, mais qu’en est-il de sa valeur juridique ? Est-ce un procédé fiable ? Réponses.

Sommaire

1. Qu’est-ce que l’Envoi Recommandé Electronique simple (ERE) ?
2. La valeur juridique d’un ERE simple et ses preuves de suivi
3. Comment utiliser l’ERE simple dans le cadre de vos recouvrements ?

1. Qu’est-ce que l’Envoi Recommandé Electronique simple (ERE) ?

Envoyé, préparé et réceptionné en ligne, l’Envoi Recommandé Electronique simple également appelé ERE est un courrier 100% dématérialisé utilisé par les professionnels dans le cadre de leur stratégie zéro papier.

Régi par l’article 43.1 du Règlement eIDAS, l’ERE simple pourra être utilisé dans de nombreuses situations telles que l’envoi des lettres de relances, de mises en demeure ou encore pour la communication de documents sensibles ou confidentiels.

Concernant l’envoi des mises en demeure, la loi et plus particulièrement l’article 1344 du Code civil modifié par l’Ordonnance n°2016-131 du 10 février 2016 – art. 3, précise que « le débiteur est mis en demeure de payer soit par une sommation ou un acte portant interpellation suffisante, soit, si le contrat le prévoit, par la seule exigibilité de l’obligation. »

L’Envoi Recommandé Electronique simple est donc tout à fait possible dans cette situation.

2. La valeur juridique d’un ERE simple et ses preuves de suivi

Bien qu’il ne soit pas considéré comme le strict équivalent juridique de la lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR), l’ERE simple est plus sécurisé et plus fiable que l’envoi d’un simple email. Il est possible lors de l’envoi d’un email de demander un accusé de réception. Cependant, la valeur juridique de cet accusé de réception est moindre comparé aux preuves générées avec un ERE simple. Ces preuves sont horodatées et disposent d’un horodatage qualifié.

De l’envoi à la réception de l’Envoi Recommandé Electronique simple, AR24 génère différents types de preuves :

• Une preuve de dépôt et d’envoi : Il s’agit de la première preuve reçue par l’expéditeur. Envoyée immédiatement après l’envoi, cette preuve est également accessible à tout moment depuis votre espace AR24 sur lequel vous retrouvez les autres preuves ainsi que les courriers et les pièces jointes envoyés. Cette preuve indique à l’expéditeur que le courrier recommandé électronique a bien été acheminé électroniquement, déposé sur nos serveurs français et envoyé à son destinataire.
• Une preuve de réception : Celle-ci permet d’attester que votre destinataire a bien accusé réception de son courrier recommandé et qu’il en a pris connaissance. Cette preuve reste très utile en cas de litige avec un client par exemple.
• Une preuve de refus : Cette preuve est envoyée à l’expéditeur seulement dans le cas où le destinataire a expressément refusé de prendre connaissance du courrier recommandé électronique.
• Une preuve de négligence : Cette preuve indique que le destinataire a ignoré le courrier. Il n’a donc ni accusé réception ni refusé ce courrier. Mais pas d’inquiétude si cela arrive, il n’est pas nécessaire de doubler votre envoi avec une LRAR papier ou de renvoyer un ERE simple puisque la preuve de dépôt et d’envoi fait foi. Par conséquent, la procédure de recouvrement suit son cours. Les conséquences juridiques sont les mêmes que lors d’un refus ou de l’acception d’un ERE simple. Ignorer un courrier recommandé électronique n’a donc pas pour effet d’interrompre une procédure en cours.
• Une preuve de non délivrance: Cette preuve est générée lorsque le courrier recommandé électronique n’a pas pu être délivré à son destinataire. Cette situation plutôt rare se produit si la boite mail du destinataire est pleine, indisponible ou que l’adresse email est inexistante.

 

Grâce à l’horodatage qualifié, il est possible d’obtenir une date comme valeur probatoire. De plus, grâce à l’acheminement électronique, vous bénéficiez d’une preuve de contenu grâce à un horodatage et un caché qualifiés.

Vous l’avez compris, l’ERE simple est bien plus sécurisé et plus fiable que l’envoi d’un simple email puisqu’il permet de suivre, conserver et prouver votre envoi.

 

3. Comment utiliser l’ERE simple dans le cadre de vos recouvrements ?

Du fait de sa simplicité et de sa praticité, l’ERE simple vous permet d’envoyer une mise en demeure à un destinataire en particulier ou bien d’envoyer simultanément des dizaines de mises en demeure en quelques clics seulement.

Vous pouvez utiliser AR24 depuis notre plateforme en ligne accessible depuis ar24.fr ou bien directement depuis votre logiciel métier si AR24 y a été intégré au préalable.

Quelle que la soit la solution utilisée, vous devez vous connecter à votre compte AR24. Il vous sera ensuite demandé d’entrer les coordonnées de votre destinataire. Vous pouvez ajouter manuellement un autre destinataire ou bien envoyer votre courrier recommandé électronique à un groupe de destinataires en important un fichier excel que vous aurez au préalable complété avec les coordonnées de vos destinataires (nom, prénom, adresse email et éventuellement raison sociale). Vous pouvez visionner notre tutoriel vidéo si vous rencontrez des difficultés lors de cette étape.

Ensuite, entrez votre message et ajoutez vos pièces jointes. L’envoi par lot vous permet d’envoyer des pièces jointes différentes à chaque destinataire ou bien d’envoyer des pièces jointes identiques. Notre tutoriel vous explique comment procéder. Vous pouvez ajouter jusqu’à 256 Mo de pièces jointes, quel que soit le format (PDF, image, vidéo, audio, etc.) et cela sans coûts supplémentaires.

Il ne vous reste plus qu’à ajouter éventuellement des références internes et à valider votre envoi.

 

Rapide et sécurisé, l’ERE simple est l’allié des professionnels dans le cadre de leurs mises en demeure. Notre solution 100% dématérialisée permet de simplifier et accélérer les procédures de recouvrement et celles liées aux contentieux. Avocats, professionnels de la banque, de la finance et de l’assurance, notaires, entreprises, ils sont nombreux à avoir adopté l’Envoi Recommandé Electronique simple qui s’inscrit dans une stratégie de transformation numérique. Et vous, où en êtes-vous dans votre digitalisation ? Pour envoyer votre première mise en demeure dématérialisée dès maintenant, créez votre compte gratuitement et en quelques clics.