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Etablissement des devis, édition des factures, encaissements, recouvrement, etc. , la gestion du poste client comporte plusieurs étapes essentielles à la santé financière des entreprises. Enjeu stratégique majeur, le poste client a un impact direct sur la trésorerie et par conséquent sur le succès de l’entreprise. D’autant plus que les TPE et PME sont les plus susceptibles de faire face aux impayés en raison de leur trésorerie fragile et d’un monde des affaires instable. L’heure est donc à la vigilance ! Que vous soyez dirigeant, expert financier ou crédit manager, voici 7 bonnes pratiques pour optimiser la gestion du poste client.
Alors qu’en B2C, le client va généralement régler la facture comptant, en B2B, un délai de paiement est accordé aux professionnels, soit un crédit. Dans ce contexte, il est indispensable, en amont de la prestation ou des commandes, d’effectuer une vérification de la santé financière des futurs clients.
Cette analyse est possible grâce aux données financières des entreprises clientes et doit être réalisée en continu par la mise en place d’alertes. Cela inclut la vérification de la solvabilité ou encore l’analyse du comportement de paiement.
Pour maîtriser les risques et réduire au maximum les impayés ou les éventuelles difficultés de paiement, il est nécessaire de prévoir une stratégie de gestion du client adaptée.
La souscription d’une assurance crédit peut également être une option à envisager pour se faire payer en cas de retard de paiement. Des solutions de financement existent également, comme l’affacturage. Cette stratégie consiste à céder ses créances à un organisme en contrepartie d’une avance de trésorerie.
Plus la politique de facturation est claire et transparente et plus vous aurez de chances d’être payé. Ce point est indispensable afin de préserver la relation client. Cette politique doit inclure les délais et modalités de paiement. A noter que les clients apprécient avoir le choix quant aux moyens de paiement. Cette diversification des moyens de paiement augmente le confort, les ventes, l’expérience client et les taux de conversion.
Ces informations sur les délais et les modalités de paiement doivent être communiquées dès le départ et rappelées systématiquement lors de la signature du devis.
Cette politique de facturation doit également être bien établie en interne afin que le personnel, aussi bien les équipes commerciales que celles chargées du poste client, transmettent aux clients les informations de manières fluides.
Le politique de facturation doit inclure la période de facturation, fixée chaque mois à la même date, les informations et mentions obligatoires, l’édition de facture, les modalités de transmission aux clients ainsi que le process de relance et de recouvrement.
Ce n’est pas nouveau, les factures sont régulièrement payées en retard par les entreprises, c’est pourquoi il est préconisé de limiter les délais de paiement et de facturer le plus tôt possible. Ainsi, vous anticipez les imprévus et les manques de trésorerie.
Une autre pratique est d’imposer à vos clients le versement d’acompte, cela permet de couvrir les frais professionnels, comme l’achat de marchandises.
Vous pouvez aussi inciter vos clients à régulariser leurs factures avant l’échéance prévue en échange d’une remise.
Effectuer manuellement le suivi de la facturation est très chronophage et peut engendrer des risques d’erreurs. Avec l’intelligence artificielle et le machine learning, il est possible d’automatiser un certain nombre de tâches, telles que la facturation, le lettrage comptable, les alertes en cas de retard ou encore les relances.
Les principaux avantages de l’automatisation sont le gain de temps et d’efficacité et l’optimisation du suivi de la facturation et du recouvrement des créances.
La mise en place d’un process de relance est indispensable dans la gestion du poste client. Ce process nécessite un suivi rigoureux de l’établissement du devis jusqu’à l’encaissement du paiement en passant par le rapprochement des factures.
Si le retard est avéré, alors le process de relance doit être suivi. La première étape est généralement d’effectuer une relance téléphonique ou par mail. S’il s’agit d’un oubli, alors la facture sera rapidement régularisée.
S’il ne s’agit pas d’un simple oubli, il faudra alors envisager une relance plus officielle. Dans cette situation, utiliser l’Envoi Recommandé Electronique (ERE) s’avérera être un outil fiable et efficace. Il s’agit d’un recommandé électronique permettant d’obtenir un suivi du courrier en temps réel avec une preuve de dépôt et d’envoi et une preuve de réception dématérialisée.
Bien que ce mode d’envoi ne soit pas le strict équivalent juridique de la LRAR papier, il peut tout à fait être utilisé dans cette situation compte tenu de sa valeur probante (article 1344 du Code civil modifié par l’Ordonnance n°2016-131 du 10 février 2016 – art. 3). 100% dématérialisé, ce mode de communication permet de notifier instantanément un destinataire, supprimant ainsi les délais d’acheminement.
Cette instantanéité d’envoi et d’acheminement permet d’accélérer vos procédures de recouvrement et participe à la réduction de votre DSO tout en vous garantissant une protection juridique. Avec l’ERE, les délais de paiement sont réduits et les trous dans votre trésorerie sont évités.
Au niveau de la préparation du courrier, rien de plus simple, il suffit de renseigner en ligne quelques informations sur votre destinataire (nom, prénom, raison sociale et adresse email), de rédiger votre courrier, d’ajouter la ou les factures impayées et de cliquer sur envoyer.
A noter que, dans le contenu de courrier électronique, un lien de paiement pourra être inséré ; facilitant ainsi le règlement. Du côté du destinataire, ce dernier prend connaissance de son courrier de relance en un clic et sans avoir à se déplacer. Vous n’avez donc pas à tenir compte des jours ouvrés ou à vous déplacer pour réaliser vos relances ou mises en demeure.
Comme de nombreuses entreprises, optimisez la gestion du poste client. Envoyez dès aujourd’hui votre première lettre de relance par ERE ! Comment ça marche ? Il suffit de créer votre compte et votre recommandé électronique est envoyé en quelques clics seulement.
Prêt à optimiser votre recouvrement et à suivre la révolution en marche dans le paiement B2B ? Adoptez l’ERE et faites le choix d’un recouvrement intelligent tout en conciliant efficacité et confiance dans la relation client. Pour en savoir plus sur l’intégration d’AR24 en API, contactez nous dès aujourd’hui.
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