Lettre de relance facture impayée : modèle

Les factures impayées sont une problématique à laquelle aucune entreprise n’échappe. Qu’il s’agisse d’un oubli, de difficultés financières ou d’un désaccord, de nombreuses raisons peuvent expliquer un retard de paiement. Cependant, chaque impayé représente un risque pour votre trésorerie, peut ralentir vos projets et potentiellement compliquer vos relations commerciales. Dans cet article, nous vous proposons des conseils pratiques, des recommandations sur le moment et le ton à adopter pour vos relances, ainsi qu’un modèle de lettre de relance prêt à l’emploi.

 

Pourquoi envoyer une lettre de relance ?

Lorsqu’un paiement tarde à arriver, il est parfois tentant d’attendre en espérant que le client régularisera spontanément la situation. Néanmoins, cette approche s’avère rarement efficace. Il est important d’agir rapidement pour plusieurs raisons :

• Préserver votre trésorerie : Chaque euro non perçu peut compromettre vos engagements financiers (paiement des salaires, des fournisseurs, des loyers, etc.).
• Renforcer votre crédibilité : Une entreprise attentive à ses factures témoigne de son sérieux et inspire confiance à ses partenaires.
• Limiter les retards prolongés : Plus un retard s’étend dans le temps, plus il devient complexe de recouvrer les sommes dues.

Quand l’envoyer ?

Le moment où vous choisissez d’effectuer une relance est déterminant. Une relance prématurée pourrait être mal perçue, tandis qu’un délai trop long pourrait être interprété comme un manque de rigueur. Voici une démarche progressive pour maintenir un bon équilibre :

1. Rappel amical : Quelques jours avant la date d’échéance, envoyez un message courtois, par exemple : « Nous souhaitons vous rappeler que la facture n°XXX arrive à échéance le [date]. Nous restons à votre disposition pour toute question ou assistance. »
2. Première relance : Si le paiement n’a pas été effectué dans les 5 à 7 jours suivant la date d’échéance, optez pour une communication plus formelle : « À ce jour, la facture n°XXX, émise le [date], reste impayée. Si vous rencontrez des difficultés, nous sommes disponibles pour convenir d’une solution adaptée. »
3. Relance ferme : Après 10 à 15 jours de retard, il devient nécessaire de rappeler les clauses de vos conditions générales de vente et les éventuelles pénalités applicables. Soyez clair et professionnel dans votre démarche.
4. Mise en demeure : Au-delà d’un mois sans réponse, formalisez votre demande à l’aide d’un courrier recommandé. Cette étape marque le passage à une procédure officielle.

Pensez à adapter votre ton en fonction de la relation que vous entretenez avec le client et du montant concerné.

Comment rédiger une lettre de relance efficace ?

Une lettre de relance doit être claire, structurée et respectueuse. L’objectif est d’inciter votre client à régulariser sa situation sans créer de tensions. Voici les éléments à inclure :

• Vos coordonnées complètes et celles du client (noms, adresses, téléphones…).
• La référence de la facture concernée (numéro, date et montant).
• Le rappel de la date limite initiale.
• Une mention des conséquences potentielles en cas de non-paiement.
• Optionnel : une proposition de solution (échéancier, par exemple) pour faciliter la régularisation.

N’oubliez pas d’ajouter une copie de la facture concernée en pièce jointe pour faciliter son identification par le client.

Exemple de lettre de relance

[Coordonnées de votre entreprise]
[Coordonnées du client]
Objet : Relance pour facture impayée n°[XXX]

Cher [Nom du client],

Nous vous contactons au sujet de la facture n°[XXX], émise le [date], pour un montant de [XXX] €, arrivée à échéance le [date]. À ce jour, nous n’avons pas reçu votre règlement.

Nous comprenons que des imprévus peuvent survenir. Si vous avez déjà procédé au paiement, merci de bien vouloir nous en informer. Dans le cas contraire, nous vous prions de régulariser cette situation avant le [nouvelle date], afin d’éviter des pénalités de retard, conformément à nos conditions générales de vente.

Pour faciliter vos démarches, voici nos coordonnées bancaires :

[Coordonnées bancaires]

Nous restons bien sûr à votre disposition pour toute question ou assistance.

Dans l’attente de votre retour, veuillez recevoir, cher client, nos salutations distinguées.

[Nom, fonction, signature]

Que faire en cas de non-paiement ?

Malgré vos relances, il est possible que certaines factures restent impayées. Voici les actions à considérer :

• Envoyer une mise en demeure : Ce courrier recommandé officialise la situation et peut précéder une action en justice.
• Faire appel à une agence de recouvrement : Ces professionnels disposent des moyens nécessaires pour intervenir auprès des débiteurs.
• Engager une procédure judiciaire : En dernier recours, une action en justice peut être envisagée pour recouvrer votre créance.

Gardez des preuves écrites de vos démarches. Cela pourra être utile si le litige devient officiel.

La solution de la lettre recommandée électronique

Pour gagner du temps et économiser sur les coûts, vous pouvez opter pour notre Lettre Recommandée Électronique (LRE). Conforme aux réglementations (eIDAS, RGPD, Article L100 du CPCE), cet outil offre de nombreux avantages :

• Envoi instantané et réception immédiate.
• Frais réduit par rapport à une lettre papier.
• Suivi en temps réel.

Avec une approche méthodique, une communication bienveillante et les bons outils, vous pouvez gérer efficacement les impayés tout en préservant vos relations commerciales.