Sommaire :

• Cash-collection : un enjeu stratégique pour les entreprises 
• Cash-collection : l’ERE, un levier puissant pour accélérer le recouvrement  ?
  
• Cash-collection : comment l’ERE simplifie les relances et les mises en demeure ?
  
• Des résultats concrets pour un Cash-collection plus performant 

Cash-collection : comment optimiser vos procédures de recouvrement grâce à l’Envoi Recommandé Électronique AR24 ? 

De l’émission de la facture jusqu’à l’enregistrement du paiement dans le système comptable, le cycle de facturation peut très vite se transformer en cauchemar si vous avez de gros volumes de transaction. En effet, il ne s’agit pas simplement d’émettre des factures, la gestion des comptes clients suppose la mise en place d’une relation de confiance et d’une communication efficace sur les sujets sensibles. Parler d’argent reste un sujet tabou, pourtant c’est indispensable pour qu’un business fonctionne. Si certains clients règlent leurs factures dans les délais, d’autres volontairement ou non, oublieront de le faire. Une situation qui peut très vite impacter la trésorerie des entreprises. Heureusement, des solutions existent pour créer un cash collection performant. Découvrez dans cet article comment simplifier et accélérer vos process de recouvrement.  

Cash-collection : un enjeu stratégique pour les entreprises 

Le cash collection désigne la procédure visant à collecter des règlements auprès des clients que ce soit pour une prestation de services ou un produit vendu. Si le recouvrement peut sembler inconfortable, souvent associé à une approche conflictuelle et aux injonctions de payer, il reste un axe essentiel dans la gestion de la trésorerie et la pérennité des entreprises, quel que soit leur secteur.  

Aujourd’hui, la tendance est au recouvrement éthique et responsable. Le cash collection intelligent repose sur 4 piliers :  

• L’éthique : exercer un « recouvrement humaniste » basé sur la transparence, le respect des droits et la compréhension des situations individuelles.  

• Le recouvrement modulable : proposer des alternatives, telles que des échéanciers ou des facilités de paiement pour fluidifier les encaissements. Ces options peuvent être discutées pendant le process de vente. 

• Les solutions digitales et les technologies dédiées : automatiser les tâches ou optimiser les relances et les mises en demeure avec l’Envoi Recommandé Electronique (ERE).  

• Le dialogue : favoriser en permanence l’échange pour parvenir à un accord à l’amiable.  

Ce “smart recouvrement” en plus de préserver la relation commerciale et d’améliorer le taux de recouvrement, est moins coûteux et souvent plus rapide que les voies juridiques.  

Cash-collection : l’Envoi Recommandé Électronique, un levier puissant pour accélérer le recouvrement 

La relance par e-mail ou téléphone est souvent la première étape pour établir le dialogue avec le créancier. Les oublis et les erreurs de traitement sont fréquents, alors bien souvent, cette action permet de régulariser la situation. Il arrive malheureusement que cette action n’aboutisse pas. Les acteurs du recouvrement se tournent alors vers l’ERE pour relancer de manière plus formelle les débiteurs tout en restant à l’écoute et en privilégiant l’échange. 

Plus sécurisé et plus fiable juridiquement qu’un email, cet envoi recommandé électronique est instantané et participe à la réduction de votre DSO (Day Sales Outstanding) puisque l’envoi se fait en quelques clics et les délais d’acheminement sont supprimés. Une bonne pratique est d’insérer dans le contenu du courrier de relance dématérialisé un lien de paiement, permettant de fluidifier et de simplifier le recouvrement des créances.  

Malgré ces relances, il arrive que le désaccord persiste. Vient ensuite la lettre officielle de mise en demeure qui pourra être une fois encore envoyée par Envoi Recommandé Electronique. En effet, l’article 1344 du Code civil modifié par l’Ordonnance n°2016-131 du 10 février 2016 – art. 3 précise que « le débiteur est mis en demeure de payer soit par une sommation ou un acte portant interpellation suffisante, soit, si le contrat le prévoit, par la seule exigibilité de l’obligation. » Vous recevez une preuve de dépôt et d’envoi et une preuve de réception, garantissant une traçabilité fiable et une protection en cas de procédure judiciaire. 

La démarche éthique et responsable doit également transparaître dans cette lettre de mise en demeure qui doit rester bienveillante et courtoise tout en indiquant un délai maximum de paiement.  

Le recouvrement judiciaire n’intervient alors qu’en dernier recours mais bien souvent, le “smart recouvrement” est efficace et permet d’éviter de saisir les tribunaux.  

Cash-collection : comment l’ERE simplifie les relances et les mises en demeure ? 

Aussi rapide que l’envoi d’un email, l’ERE est une solution 100% dématérialisée qui s’inscrit dans une démarche de recouvrement éthique et responsable. Les clients recherchent la simplicité et le gain de temps et c’est ce que leur offre l’ERE : plus de déplacements, une consultation du courrier disponible 24h/24, 7j/7 et un règlement facilité grâce à l’intégration d’un lien de paiement sécurisé.  

Par ailleurs, en utilisant l’ERE, le débiteur instaure un dialogue où la confiance prévaut sur l’injonction et le litige. En effet, ce mode de communication peut sembler plus souple et plus conciliant qu’un courrier recommandé papier traditionnel souvent associé à un processus conflictuel.  

Des résultats concrets pour un Cash-collection plus performant 

Devenu incontournable, l’ERE AR24 s’impose depuis quelques années dans les procédures de recouvrement. Son efficacité repose non seulement sur sa simplicité, sa rapidité et sa fiabilité juridique, mais aussi sur la préservation des relations entre les entreprises.  

Cette approche digitalisée et éthique séduit de nombreux acteurs du recouvrement ayant intégré AR24 à leur solution. Leurs utilisateurs profitent donc d’une solution clé en main et complète depuis laquelle ils peuvent envoyer leurs recommandés électroniques sans même avoir à basculer entre différents outils.  

Concrètement, avec cette intégration, les utilisateurs bénéficient des avantages des deux solutions. Par exemple, certains logiciels de recouvrement offrent un suivi efficace des impayés via un tableau de bord, la possibilité d’automatiser des tâches et de prévenir des risques d’impayés en s’appuyant sur des données financières.  

Cela se traduit par une réduction du DSO, une meilleure gestion de la trésorerie et donc une meilleure santé financière. Les tensions financières et les risques contentieux sont ainsi évités avec ce mode de recouvrement plus “smart” qui vous permet à la fois de recouvrer vos créances et de garder vos clients en portefeuille. 

Prêt à optimiser votre recouvrement et à suivre la révolution en marche dans le paiement B2B ? Adoptez l’ERE et faites le choix d’un recouvrement intelligent tout en conciliant efficacité et confiance dans la relation client. Pour en savoir plus sur l’intégration d’AR24 en API, contactez nous dès aujourd’hui.