Envoi d’une LRE : à quel moment recueillir le consentement du salarié destinataire dans le cadre d’un licenciement ?

Publié le 15 novembre 2021

Envoi d'une LRE : à quel moment recueillir le consentement du salarié destinataire dans le cadre d'un licenciement ?

L’envoi d’une LRE ou lettre recommandée électronique permet généralement de gagner du temps, de faire des économies et d’opter pour un mode de communication plus écologique que le format papier. Il s’agit donc d’un système tout particulièrement adapté pour les RH. Cela étant, il est important de recueillir le consentement des potentiels destinataires. Alors comment faire dans le cadre d’une lettre de licenciement ?

Sommaire :

  1. Les avantages de la LRE pour les RH
  2. Le consentement dans le cadre d’une LRE
  3. Comment faire dans le cadre d’un licenciement ?

 

1. Les avantages de la LRE pour les RH

La lettre recommandée électronique est un système de plus en plus plébiscité par les entreprises qui permet d’effectuer l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception de manière dématérialisée. En effet, la LRE dispose de la même valeur juridique qu’une lettre recommandée traditionnelle, la LRAR, (article L100 du CPCE) à la différence qu’elle offre certains avantages supplémentaires.

En effet, elle permet tout d’abord d’effectuer des envois plus rapidement. 100% dématérialisé, l’acheminement est instantané. Les demandes officielles ou notifications importantes qui ne peuvent pas attendre peuvent donc être envoyées en quelques clics et le temps d’acheminement physique de la lettre ne sera pas à prendre en compte, tout se fait par voie électronique. Dans le domaine des RH, ce sont parfois des délais serrés qui sont à respecter, d’où l’intérêt d’opter pour la LRE.

Il s’agit aussi d’un mode de communication plus économique qui permet de faire des réductions de coûts directs et indirects. La LRE ne nécessite ni impression, ni papier, ni transport pour être acheminée ; ce qui permet de réduire les dépenses ainsi que son impact écologique.

Enfin, il s’agit d’un outil qui permet une gestion des courriers plus simple au quotidien ce qui permettra aux RH de gagner un temps précieux.

 

2. Le consentement dans le cadre d’une LRE

Pour pouvoir effectuer l’envoi d’une lettre recommandée électronique auprès d’un destinataire, son consentement écrit à une date exacte doit tout d’abord être recueilli (obligation règlementaire du règlement eIDAS). Il permet tout simplement d’attester que la personne accepte de recevoir ce type de courrier, qu’elle est en capacité de le faire et qu’elle consulte régulièrement sa boite email. Il s’agit donc bien souvent d’une simple signature dans un formulaire, dans un contrat ou dans un avenant, mais qui est nécessaire pour pouvoir utiliser la lettre recommandée électronique. Il est donc capital pour les services RH de trouver un moyen de recueillir le consentement des salariés avant de pouvoir envoyer une LRE et d’autant plus dans le cas d’un licenciement. Découvrez également le gestionnaire de consentement AR24.

 

3. Comment faire dans le cadre d’un licenciement ?

Le recueil du consentement à recevoir une LRE peut être quelque peu délicat dès lors qu’il s’agit d’envoyer un courrier de licenciement. Pourtant, les services RH vont bien devoir trouver une solution adéquate.

Afin de pouvoir communiquer de manière générale par LRE pour toutes les notifications importantes, il sera pertinent de recueillir le consentement de l’ensemble des salariés. Pour cela, on pourra effectuer un envoi groupé de formulaire de demande que l’on pourra ensuite recueillir auprès des salariés puis conserver. Le consentement sera alors obtenu pour utiliser la LRE dans le cadre d’un licenciement si nécessaire. Pour les nouveaux arrivants, on pourra intégrer la signature du consentement directement dans le contrat de travail pour gagner du temps. Il s’agit de quelques changements qui permettront, à terme, de recueillir le consentement de tous.

Si l’on préfère fonctionner au cas par cas, il est également possible de recueillir le consentement du salarié à licencier au moment de l’entretien de licenciement. En effet, avant la réception du courrier confirmant la décision de l’entreprise, c’est un entretien en RH qui est réalisé pour pouvoir échanger à ce sujet. Il peut alors s’agir du bon moment pour faire signer un consentement au futur licencié. Posez-lui la question de son choix quant à la réception de son courrier de convocation ; s’il accepte la voie électronique, il y gagnera autant que vous. Sinon il faudra passer par la lettre recommandé papier hybride (conception en ligne puis impression et envoi en physique par voie postale).

 

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