En 2024, 85 % des entreprises françaises ont subi des retards de paiement, contre 82 % l’année précédente. Pour une entreprise, une facture impayée, qu’elle soit volontaire ou involontaire, peut rapidement devenir un véritable frein pour la trésorerie. C’est pourquoi il est indispensable pour tout type d’organisation de mettre en place un process de relance et de recouvrement efficace. Le réflexe naturel de la grande majorité des professionnels est d’envoyer un email : rapide, sans friction, gratuit. Si l’email de relance est un bon point de départ, il présente des limites juridiques concrètes que tout professionnel doit connaître avant que la situation ne se complique. Délais, formulations, preuves d’envoi, valeur légale : voici tout ce qu’il faut savoir pour relancer efficacement une facture impayée, et comprendre à quel moment il faut aller plus loin qu’un simple email.
Résumé de l’article
Sommaire :
Dès que la date d’échéance est dépassée sans qu’aucun règlement n’ait été reçu, la facture est officiellement impayée. Cette date d’échéance est celle qui figure sur la facture elle-même, dans le contrat ou dans vos conditions générales de vente.
En pratique, le délai de paiement légal entre professionnels est de 30 jours à compter de la date de réception des marchandises ou d’exécution de la prestation, sauf accord contractuel différent dans la limite de 60 jours. Passé ce délai, des pénalités de retard peuvent s’appliquer automatiquement, à condition qu’elles soient mentionnées dans vos CGV ou sur la facture.
Il est également possible de prévoir une indemnité forfaitaire de 40 euros pour frais de recouvrement, applicable de plein droit dès le premier jour de retard dans les relations entre professionnels. Ces éléments doivent figurer sur chaque facture émise pour être opposables.
Le premier jour de retard est donc le signal d’alarme : il faut agir rapidement, de manière structurée, et sans laisser la situation se dégrader. Plus on attend, plus les chances de recouvrement diminuent.
Envoyer un mail avant même que la facture ne soit en retard peut sembler prématuré, mais c’est en réalité l’une des pratiques les plus efficaces pour éviter les impayés. Un simple rappel quelques jours avant l’échéance permet d’anticiper un oubli, de s’assurer que la facture a bien été reçue et traitée par le service comptable du client, et d’éviter un retard qui n’aurait aucune raison d’exister. Le ton est ici délibérément neutre et bienveillant : il ne s’agit pas encore d’une relance, mais d’un signal discret qui témoigne d’un suivi rigoureux de vos encaissements.
Objet : Rappel – Facture n°[XXXX] à échéance le [date]
Madame, Monsieur,
Nous nous permettons de vous contacter afin de vous rappeler que la facture n°[XXXX] d’un montant de [montant TTC], émise le [date], arrivera à échéance le [date d’échéance].
Vous trouverez cette facture en pièce jointe pour faciliter son traitement.
N’hésitez pas à nous contacter si vous avez la moindre question à ce sujet.
Cordialement,
[Nom – Fonction – Coordonnées]
Dès le premier jour de retard, la relance devient nécessaire. À ce stade, l’hypothèse de l’oubli reste la plus probable et doit guider le ton du message : courtois, professionnel, sans agressivité. Il s’agit néanmoins d’une relance formelle à part entière, qui doit clairement identifier la facture concernée, rappeler le montant dû et fixer un délai précis de règlement. C’est également l’occasion de vérifier qu’aucun blocage ne subsiste côté client : facture non reçue, litige sur la prestation, problème administratif. Un appel téléphonique en complément du mail peut s’avérer utile à cette étape.
Objet : Relance – Facture n°[XXXX] arrivée à échéance
Sauf erreur de notre part, la facture n°[XXXX] d’un montant de [montant TTC], émise le [date] et dont l’échéance était fixée au [date d’échéance], n’a pas encore été réglée à ce jour.
Nous supposons qu’il peut s’agir d’un simple oubli et vous remercions de bien vouloir procéder au règlement dans un délai de [X] jours. Vous trouverez la facture en pièce jointe.
Si votre paiement a déjà été effectué, veuillez ne pas tenir compte de ce message.
Restant à votre disposition pour toute question,
Au quatrième trimestre 2024, le retard moyen de paiement des entreprises françaises s’élevait à 13,6 jours, repassant au-dessus de la moyenne européenne. La réactivité est l’un des facteurs les plus déterminants dans le recouvrement d’une créance. Il est donc essentiel de définir en amont un calendrier de relance clair, connu de toute l’équipe et appliqué de manière systématique.
La loi n’impose aucun délai précis entre deux relances ni aucun nombre minimal de relances avant la mise en demeure. C’est donc à chaque entreprise de définir sa propre procédure, en l’adaptant au profil du client, au montant de la créance et à l’historique de la relation commerciale.
Voici un calendrier progressif, éprouvé dans la pratique :
Ce calendrier est indicatif. Pour des clients stratégiques ou des montants élevés, il peut être resserré. Pour des relations commerciales de longue date avec un historique de paiement solide, une approche plus souple peut être privilégiée dans les premières étapes.
Lorsque les relances par mail ne suffisent plus, l’Envoi Recommandé Électronique (ERE) constitue une alternative sécurisée. En effet, un email confirme uniquement que le message a atteint le serveur du destinataire, pas qu’il a été reçu ou lu. Il n’est généralement pas recevable devant un tribunal dans le cadre d’une procédure de recouvrement.
L’ERE vous permet de tracer, conserver et prouver vos envois de manière fiable. Il est régi par l’article 43.1 du Règlement eIDAS, le règlement européen qui encadre les services de confiance pour les transactions électroniques. Il s’agit d’un courrier 100 % électronique, de l’envoi à la réception, qui peut être utilisé dès lors que la loi n’impose pas le recours à la lettre recommandée, ce qui est le cas pour les relances amiables de factures impayées.
C’est dans ce cadre qu’intervient AR24, le leader du recommandé électronique en France. AR24 est un Prestataire de Services de Confiance Qualifié (PSCO), reconnu et référencé par l’ANSSI sur la liste de confiance européenne établie dans le cadre du règlement eIDAS.
Concrètement, chaque ERE envoyé via AR24 génère des éléments de preuve horodatés à chaque étape du processus :
Ces preuves constituent un dossier structuré qui renforce considérablement la crédibilité de votre démarche de recouvrement amiable, et qui vous prépare efficacement à la suite de la procédure si elle s’avère nécessaire.
L’ERE AR24 est particulièrement adapté à partir de la deuxième relance formelle, lorsque le mail est resté sans effet. Il constitue un signal fort envoyé au débiteur : la démarche est tracée, et les preuves sont conservées.
À noter : le recours à la lettre recommandée électronique ou papier peut être obligatoire selon votre situation. Vérifiez toujours les exigences légales applicables avant de choisir votre mode d’envoi.
Que doit contenir la mise en demeure ?
La mise en demeure pour impayés doit être rédigée avec soin car elle constitue la pièce maîtresse de votre dossier de recouvrement. Elle doit impérativement mentionner les références précises de toutes les factures impayées, le montant total dû incluant les pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire de 40 euros, un délai de paiement précis et raisonnable, et la mention explicite qu’un recours judiciaire sera engagé en l’absence de règlement dans ce délai.
L’envoi de la mise en demeure par ERE AR24 marque officiellement le point de départ des recours judiciaires possibles et démontre la bonne foi de l’entreprise dans sa démarche de recouvrement amiable. Dans de nombreux cas, cet envoi suffit à provoquer le règlement spontané de la créance.
Relance facture impayée : ce qu’il faut retenir
Dès lors que la date d’échéance de la facture est dépassée et qu’aucun paiement n’a été perçu, la facture est considérée comme impayée. La date d’échéance correspond au délai de paiement indiqué sur la facture, dans le contrat ou dans les conditions générales de vente. Bien souvent, la date d’échéance est fixée à 30 jours à compter de l’émission de la facture.
Il n’y a pas de règle précise ou de nombre de relances imposé par la loi. En pratique, les entreprises effectuent 2 à 3 relances amiables avant de passer à cette étape plus formelle. La mise en demeure intervient en général 15 à 30 jours après l’échéance. Pour fixer le nombre de relances, on peut se baser sur le montant de la facture, le profil du client ou encore l’historique de la relation commerciale.
Oui, à condition que cette possibilité soit prévue dans vos CGV, votre contrat ou votre devis. Entre professionnels, les pénalités de retard s’appliquent automatiquement dès le premier jour de retard au taux légal minimum de trois fois le taux d’intérêt légal. Une indemnité forfaitaire de 40 euros pour frais de recouvrement est également due de plein droit. Il est recommandé de rappeler ces éléments dans chaque courrier de relance pour inciter le débiteur à régulariser rapidement.
Non. Il confirme uniquement que le message a atteint le serveur du destinataire, pas qu’il a été reçu ou lu. Cette preuve n’est généralement pas recevable devant un tribunal dans le cadre d’une procédure de recouvrement.
C’est le scénario typique où l’Envoi Recommandé Électronique AR24 fait toute la différence. Avec un mail classique, il est impossible de prouver la réception. Avec un l’ERE AR24, la preuve de réception est horodatée, certifiée et accessible à tout moment depuis votre espace utilisateur.
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