des email en attente d'envoi

La fonctionnalité « file d’attente » proposée par AR24 dans le cadre d’envoi de LRE eIDAS qualifiées est très avantageuse. Cette fonctionnalité, une fois mise en place, vous permettra d’optimiser l’organisation de votre équipe et d’effectuer un suivi complet de tous les envois de LRE qualifiées programmés en file d’attente.

 

Sommaire de cet article :

1. Les avantages de la fonctionnalité de file d’attente pour l’envoi de LRE eIDAS qualifiées
2. Les différents rôles au sein des équipes expéditrices
3. Des relances par email à votre « validateur »
 

Les avantages de la fonctionnalité de file d’attente pour l’envoi de LRE eIDAS qualifiées

 
La fonctionnalité de file d’attente d’AR24 présente 3 points forts :
 
Tout d’abord, elle permet à tous les membres d’une équipe, de pouvoir soumettre à l’envoi des lettres recommandées électroniques eIDAS qualifiées. Seul l’expéditeur possédant un moyen d’authentification à niveau de sécurité élevé tel qu’une clé AR24, un identifiant papier, une clé Real, un certificat numérique RGS**, aura le « droit » de valider les envois de LRE qualifiées mises en file par les membres de son équipe.

La gestion de vos moyens d’authentification peut ainsi devenir plus simple et moins onéreuse, étant donné qu’un seul moyen d’authentification acheté, permet à l’ensemble de l’équipe de rédiger des LRE prêtes pour l’envoi.

Ensuite, cette fonctionnalité garantira un meilleur suivi des envois à effectuer par les personnes disposant d’un moyen d’authentification à niveau de sécurité élevé. Etant les seuls en mesure de valider l’envoi des LRE qualifiées, les expéditeurs authentifiés peuvent ainsi garder un œil sur les volumes d’envois.
 

Les différents rôles au sein des équipes expéditrices

 
Si vous utilisez AR24 au sein d’une organisation composée de plusieurs personnes susceptibles d’effectuer des envois de lettre recommandées électroniques qualifiées, nous vous conseillons d’utiliser la fonctionnalité d’équipe d’AR24 pour faciliter l’organisation de votre travail et de la facturation.

Il faut savoir qu’au sein d’une même équipe utilisant AR24, tous les membres n’ont pas l’obligation de détenir un moyen d’authentification pour effectuer des envois de LRE qualifiées.

Comme expliqué précédemment, les membres ne possédant pas de moyen d’authentification, ne pourront pas envoyer directement des lettres recommandées électroniques qualifiées. Cependant, ses collaborateurs pourront préparer à l’envoi des LRE eIDAS qualifiées ; lesquelles seront mises en file d’attente dans votre espace AR24, et donc soumises à la validation d’un membre authentifié de l’équipe : le « validateur ».

Le validateur doit lui, être en possession d’un moyen d’authentification expéditeur à niveau de sécurité élevé (clé RGS**, clé AR24, identifiant papier, clé REAL etc.). Après s’être connecté à son espace AR24 et avoir récupéré son moyen d’authentification, ce dernier pourra d’un seul clic valider l’envoi – voire plusieurs envois – en attente ; ainsi chaque LRE qualifiée validée pourra être acheminée à son destinataire.

Le validateur a 7 jours pour confirmer la LRE préparée par son collaborateur. Sans validation, la LRE sera annulée (et non facturée).

Pour pouvoir bénéficier de la fonctionnalité « file d’attente » il faudra donc :

 

Des relances par email à votre « validateur »

 
Pour que tous les envois soient pris en compte, AR24 transmet aux individus en mesure de valider les envois de LRE eIDAS qualifiées en attente, un rappel journalier par email. Ainsi, chaque jour pendant une durée de 7 jours, votre « validateur » recevra une relance par email.

Il est bien entendu possible de désactiver la réception de rappels automatiques depuis son propre compte AR24.

En conclusion, avec la fonctionnalité « file d’attente », vous ne limitez pas dans leur travail les membres non authentifiés de votre équipe ; vous respectez la réglementation eIDAS avec votre expéditeur authentifié « le validateur », et vous simplifiez la gestion des commandes de vos moyens d’authentification.