Quelles sont les bonnes pratiques pour faciliter la réception de lettres recommandées électroniques par vos copropriétaires destinataires ?

Accuser réception de sa lettre recommandée électronique qualifiée peut être extrêmement simple à partir du moment où votre destinataire copropriétaire effectue les bonnes actions. Celles-ci sont très détaillées, que la réception soit faite sur mobile ou sur ordinateur…  Mais il y a des réticences, qui, pour une part, ne proviennent pas de la solution électronique, mais plutôt des aprioris du destinataire de LRE.

Alors, quelles sont les meilleurs pratiques pour faciliter la réception de lettres recommandées électroniques qualifiées par vos copropriétaires ?

Sommaire :

1. Utiliser le module de consentement mis à disposition par AR24
2. Anticiper et informer vos copropriétaires

 

1. Utiliser le module de consentement mis à disposition par AR24

Envoyer des lettres recommandées électroniques qualifiées est aussi simple que d’envoyer un email. Il suffit de configurer son message, y ajouter ses pièces jointes puis terminer en ajoutant les informations personnelles du destinataire copropriétaire. Une méthode très efficace, que vous passiez par votre prestataire éditique intégrant notre solution ou que vous utilisiez directement ar24.fr pour envoyer vos recommandés sécurisés 100% dématérialisés.

Pour rappel, si vous décidez de notifier par LRE un destinataire copropriétaire particulier, vous devez au-préalable lui demander son consentement. C’est une obligation légale dont vous ne pouvez pas vous passer. Le recueil de consentement doit être effectué de manière expresse de la part du copropriétaire comme le dispose l’article 42-1 de la loi du 10 juillet 1965 ou encore l’article 64-1 du décret du 17 mars 1967.

Vous pouvez d’ailleurs récupérer le consentement de celui-ci à différents moments de votre relation professionnelle Syndic / Copropriétaire : lors de la signature d’un contrat, pendant une assemblée générale ou encore grâce au module de consentement proposé par AR24. Ce module de recueil de consentements est disponible en ligne et vous permettra de récupérer ceux de vos destinataires particuliers en leur conférant une date certaine.

Facile d’utilisation pour vos copropriétaires, ceux-ci recevront une note d’information sous forme d’email leur demandant s’ils sont d’accord de recevoir des notifications électroniques de la part de leur Syndic. Pour y répondre favorablement, il leur faudra y consentir.

En suivant le lien contenu dans l’email, ils arriveront sur une page web leur demandant de compléter 3 champs : nom, prénom et adresse e-mail. Une fois ces informations complétées et envoyées, ils auront donné leur consentement et vous pourrez les notifier avec des lettres recommandées électroniques qualifiées.

Rien ne vous empêche d’envoyer, en parallèle de votre campagne de recueil de consentements, un email d’information à l’attention de vos copropriétaires. Ainsi vous les rassurerez quant à cette étape importante du processus.

 

2. Anticiper et informer vos copropriétaires

Réceptionner une LRE sur son mobile ou sur son ordinateur est plus simple que de devoir se déplacer en bureau de poste pour récupérer son courrier un soir avant 19h00 ou un samedi matin avant 13h00. Le recommandé électronique arrivant sur la boite email du destinataire, il pourra accuser réception dès qu’il le souhaite, à toute heure de la journée.

Mais pour cela, il faut au préalable que l’expéditeur effectue un travail d’information. En informant vos copropriétaires des différentes démarches à effectuer, de la facilité d’utilisation et des avantages que procure la notification par lettre recommandée électronique, vos copros n’auront qu’une envie : passer au recommandé AR24 100% dématérialisé.

Vous pouvez, par exemple, leur apporter toutes les informations nécessaires pendant la signature des contrats. Lors de cet échange, le copropriétaire sera surement très intéressé à l’idée de savoir qu’il peut recevoir de façon 100% dématérialisée (l’ensemble de) la convocation d’assemblée générale et les pièces jointes l’accompagnant.

L’identification pour ouvrir sa lettre recommandée électronique est d’ailleurs facilitée et très sécurisée. AR24 répondant à toutes les exigences de la Réglementation Européenne eIDAS.

 

Enfin, une autre solution consiste à aborder le sujet de la lettre recommandée électronique lors d’une assemblée générale. Vous prendrez ainsi le temps de répondre à toutes les questions que peuvent se poser vos copros. Vous pourrez les rassurer et les accompagner. Cette dernière solution sera excellente pour accompagner les derniers copropriétaires plus réfractaires au tout numérique.

Le plus important du côté des syndics étant surtout de casser les aprioris et de rassurer vos destinataires. Tout est beaucoup plus sécurisé et bien plus pratique avec la LRE qualifiée. Plus besoin d’imprimer des kilos de papiers ni même de devoir les classer dans des trieurs toujours plus volumineux. Tout est digitalisé, accessible sur un ordinateur et téléchargeable à tout moment par l’expéditeur ou le destinataire pendant une durée de 10 ans.