Comment s’organiser pour faire ses envois de LRE en tant que promoteur ?

Publié le 6 janvier 2021

Promoteur immobilier

En tant que promoteur immobilier, vous avez régulièrement des envois de lettres recommandées à faire. Le choix du format électronique vous assure une belle rapidité, mais aussi une grande sécurité. Des raisons idéales pour simplifier toutes vos démarches administratives. Mais alors, comment devez-vous vous organiser pour mettre en place ces courriers électroniques ?

 

Sommaire :

La procédure à suivre pour envoyer ses courriers en LRE

Les avantages de la lettre recommandée électronique qualifiée

 

La procédure à suivre pour envoyer ses courriers en LRE

Il faut savoir que la lettre recommandée électronique qualifiée (LRE) est considérée comme équivalente au courrier recommandé acheminé par voie postale. Ainsi, vous êtes parfaitement dans votre bon droit d’utiliser ce format.

 

La première étape : la création du compte sur AR24

Pour en bénéficier, il faut créer un compte sur le site ar24.fr  ; cela se fait en quelques clics.

Des informations classiques vous sont demandées : adresse e-mail, mot de passe, vos coordonnées et vos informations personnelles. Il est également nécessaire de renseigner un moyen de paiement. La procédure reste rapide et elle est accessible à chacun pour simplifier l’envoi de courriers recommandés électroniques qualifiés ou simples.

 

L’identification des parties : une étape obligatoire

Afin de garantir le  fonctionnement de la procédure, l’expéditeur doit être muni d’un moyen d’identification au moment de l’envoi du courrier. Cela peut être un certificat numérique, une clé fournie par AR24 (clé USB) ou encore un identifiant papier envoyé chez vous de la part d’AR24.

 

De son coté, le destinataire devra aussi s’identifier auprès d’AR24. Le plus souvent cela se fera par le biais de la procédure d’identification à distance. Le destinataire aura besoin d’une pièce d’identité en cours de validité et d’un appareil connecté à internet afin de porter à terme la procédure.

 

N’oubliez pas qu’au préalable de l’envoi de LRE à des particuliers, il faut recueillir le consentement du destinataire à être notifié à une adresse email de son choix.

 

Les avantages de la lettre recommandée électronique qualifiée

 

Une procédure rapide

La procédure a le gros avantage d’être très rapide.

En effet, en quelques clics, les courriers partent pour arriver dans la boîte e-mail de votre destinataire. Vous évitez de devoir vous déplacer et vous faites désormais partir vos courriers électroniques depuis votre bureau. Une procédure beaucoup moins contraignante pour les professionnels qui doivent y avoir régulièrement recours.

 

Une procédure sécurisée

Avec ses serveurs situés en France, et une confidentialité des courriers garantie par l’identification de l’expéditeur et du destinataire de la lettre, la LRE AR24 est très sécurisée.

AR24 faisant partie de la liste de prestataire de services de confiance qualifiés par l’ANSSI, les critères de sécurité à respecter sont nombreux, et AR24 est régulièrement audité.

La procédure électronique est donc sécurisée et efficace pour les professionnels qui l’utilisent régulièrement.

 

Une solution de courrier économique et écologique

Il faut aussi savoir que cette formule est plus économique et plus écologique. Avec cette solution, vous n’avez pas d’impressions à faire, d’enveloppes à acheter et de documents à timbrer. Les fournitures au sein d’une entreprise ont un coût et elles représentent un vrai budget.

 

En plus, le prix d’un courrier recommandé  papier peut être important, le poids du courrier influençant le tarif. Le lieu de  destination peut aussi faire grandement varier son prix, notamment lorsque votre lettre recommandée doit être transmise à un destinataire en Europe ou à l’internationale.

 

Avec la solution électronique, votre LRE a un tarif fixe. Avec AR24, celui-ci est fixé à 2,99 euros HT. Pour ce même prix, vous pouvez également ajouter jusqu’à 256 Mo de pièces jointes à votre courrier électronique. Ces documents sont souvent importants pour compléter un dossier client ou pour apporter des précisions à votre courrier (photos, fichier audio, vidéo). La solution est donc vraiment plus économique pour les professionnels du secteur immobilier qui doivent régulièrement se contraindre à toutes ces formalités administratives.

 

Une sécurité juridique grâce à la LRE

L’expéditeur et le destinataire peuvent aussi accéder au contenu de la lettre électronique 24h/24 et 7j/7. Elle reste totalement disponible. Celle-ci est d’ailleurs archivée pendant 10 ans. De cette façon, les parties conservent une preuve de leurs échanges facilement. Il n’est plus question de conserver des tonnes de documents sous une forme papier dans un bureau. Les courriers conservés par AR24 sont toujours accompagnés des pièces jointes et des preuves annexes !

 

Enfin, les serveurs utilisés par nos services sont situés en France afin de vous garantir le respect de vos données. La sécurité des échanges est assurée du début à la fin, que ce soit au niveau de la conservation des documents, de la valeur juridique de ces derniers ou encore de la protection des données personnelles de chaque partie.

 

Contactez-nous pour en savoir plus sur l’utilisation de la lettre recommandée électronique pour les promoteurs immobiliers.

 

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