Sommaire :
Cet article s’appuie sur les échanges du webinaire co-organisé par Edilink et AR24 le 9 avril 2025, intitulé « Point sur la loi du 9 avril 2024 – Notifications électroniques en copropriété ».
Depuis le 11 avril 2024 (loi n°2024-322), la convocation électronique en copropriété est devenue le mode d’envoi par défaut. C’est la mise en place de la loi habitat dégradé qui a permis cette modernisation, qui apporte beaucoup plus de confort et d’efficacité aux gestionnaires de syndics.
Avant cette nouvelle loi, le consentement du copropriétaire était requis pour lui envoyer des notifications par voie électronique (convocations, PV, mises en demeure…). Ainsi, le format électronique devient l’usage et le consentement obligatoire des copropriétaires prend fin. Les notifications électroniques s’imposent désormais comme la norme, sauf pour les destinataires qui souhaitent continuer à recevoir le format papier. Ceux-ci doivent en faire la demande expresse auprès de leur syndic.
La charge liée au traitement des convocations s’en trouve significativement réduite ainsi que la facilité à respecter les délais de convocation.
En supprimant l’obligation de consentement préalable, le législateur a clairement choisi d’accélérer la dématérialisation des procédures, au bénéfice de la réactivité, de la traçabilité et de la réduction des coûts.
Un webinaire, co-organisé par Edilink et AR24, consacré à ce sujet s’est tenu début avril pour le premier anniversaire de cette loi. Des experts ont été conviés à commenter ce texte, sa mise en application, son adoption, et l’impact constaté sur les pratiques professionnelles des gestionnaires de syndics.
Caroline Drouart, Responsable des partenariats chez AR24 Maître Lionel Causse, Député à l’origine de la loi sur l’habitat dégradé Maître Benjamin Naudin, Avocat spécialiste en immobilier Cabinet Rinaldi, Syndic de copropriété
Créée en 2014, Edilink a réalisé un chiffre d’affaires de 5,8 millions d’euros en 2024, avec 6 à 7 millions de plis envoyés pour 450 clients, dont 400 syndics. Edilink propose un accompagnement pour tout type de client, quelle que soit la taille de l’entreprise.
AR24 est une filiale du groupe La Poste, leader du recommandé électronique depuis 2015.
En 2024, plus de 7 millions de recommandés électroniques ont été envoyés, avec 50 000 utilisateurs actifs.
Edilink est un partenaire d’AR24 depuis 8 ans. L’interconnexion entre AR24 et Edilink permet une gestion fluide des notifications électroniques pour les copropriétés, notamment grâce à l’intégration de l’API d’AR24.
Avant le 9 avril 2024 : le consentement du copropriétaire était requis pour les envois électroniques.
Depuis le 9 avril 2024 : l’électronique devient le mode d’envoi par défaut. Le consentement préalable n’est plus nécessaire, mais le copropriétaire peut demander à recevoir les documents au format papier.
Comparaison avant/après la loi habitat dégradé :
Sources : Articles 42 et 42-1 de la loi du 10 juillet 1965, article 64-2 du décret du 17 mars 1967
Maître Benjamin Naudin indique que cette disposition est “d’ordre public” et s’applique à tous les acteurs, syndics de copropriété y compris. Chacun peut désormais transmettre les informations aux copropriétaires par voie électronique.
Autrement dit, les convocations d’AG, les procès-verbaux et les mises en demeure peuvent être envoyés par avis électronique AR24, sans demande préalable de consentement auprès des copropriétaires.
La convocation électronique reste soumise à des obligations légales. Pour être valable, elle suppose que le copropriétaire ait expressément communiqué son adresse électronique au syndic. Cette communication peut intervenir par différents moyens, mais il est recommandé de formaliser cette notification via un envoi en recommandé, papier ou électronique. Cette précaution garantit la traçabilité, l’intégrité et la sécurité juridique de la procédure.
Cette nouvelle loi a un impact direct sur les coûts, autrefois afférents à l’envoi des courriers de copropriété :
Le droit du copropriétaire à revenir à un envoi papier “par tout moyen et à tout moment” introduit une souplesse apparente, mais soulève des problématiques opérationnelles. Cette formulation large, non encadrée à ce jour par un décret d’application, ouvre la voie à des incertitudes. En l’état, les syndics doivent composer avec une obligation légale dont les modalités pratiques demeurent partiellement définies.
Des zones d’ombre subsistent, notamment sur les modalités de retour au papier ou la gestion des contentieux.
Sur le plan du traitement des données personnelles, le RGPD autorise explicitement la transmission des adresses électroniques à un prestataire certifié, dès lors que cette transmission répond à une obligation légale. C’est bien le cas de la convocation électronique, qui entre dans le champ de l’article 6, paragraphe 1 du RGPD. Cette base juridique sécurise le recours aux opérateurs de confiance, sous réserve du respect strict du cadre réglementaire.
Les chiffres provenant des données internes d’Edilink montrent une adoption massive de la convocation électronique par les syndics de copropriété, depuis l’avènement de la nouvelle loi.
Caroline Drouart, confirme clairement cette tendance à l’adoption massive.
“On s’aperçoit d’une forte progression entre janvier 2023 et janvier 2024 avec plus 65% de progression concernant l’avis électronique. Et encore plus fortement de mai à décembre 2024 : 90% par rapport à 2023.”
Caroline Drouart, Responsable des partenariats chez AR24 — filiale du groupe La Poste et leader du recommandé électronique
Source : Données statistiques provenant des systèmes internes d’Edilink
Le partenariat entre AR24 et Edilink illustre cette montée en puissance :
« Nous sommes complètement interconnectés avec la solution AR24 en API, donc c’est complètement transparent pour nos clients”, explique Jonathan Zerbit. Cette intégration technique permet notamment de remonter automatiquement les problèmes d’adresses mail défaillantes et de refacturer directement les copropriétés sans intervention manuelle du syndic.”
Cabinet Rinaldi
Maître Naudin explique que la loi permet uniquement le remboursement des frais d’affranchissement (même électronique), pas de réaliser une marge.
La solution d’AR24, intégrée par Edilink, permet cette refacturation aux copropriétaires, générant une réduction notable des coûts pour le syndic.
On constate que le passage à la dématérialisation engendre une économie réelle grâce à la refacturation à 100 % des frais, mais aussi grâce à la suppression des coûts liés à l’envoi de courrier papier (reprographie, temps dédié, mise sous plis, remise à La Poste, gestion des fournitures et entretien du matériel).
Ce qui compte juridiquement est la date de transmission par AR24, pas la lecture du mail. L’avis électronique fait courir les délais dès le lendemain de l’envoi. Les outils comme AR24 conservent une preuve de cette transmission.
Le délai est de 21 jours (date à date, jours calendaires). L’AG doit se tenir au minimum 22 jours après la date de transmission.
Le délai reste de 21 jours, peu importe le pays. Ce qui rend les envois papier difficiles dans ce contexte. L’électronique sécurise davantage les délais.
Oui, la loi le permet. Toutefois, il faut informer les copropriétaires du droit de revenir au papier. Il est recommandé d’imposer une forme de réponse formelle (recommandé ou notification électronique) avec accusé de réception, et de prévoir un délai de réponse déterminé au-delà duquel l’accord tacite sera présumé acquis.
Le courriel simple n’est pas reconnu comme preuve suffisante en droit de la copropriété, sauf pour certaines exceptions (envoi d’appels de fonds, vote par correspondance). Les notifications doivent être faites par recommandé papier ou électronique.
Beaucoup de copropriétaires demandent une version papier le jour de l’AG pour pouvoir suivre les documents. Cela reste un service proposé gratuitement par certains syndics. Ce n’est pas un élément justifiant une facturation spécifique.
Les frais d’affranchissement (papier ou électronique) peuvent être remboursés au syndic. Les frais liés aux mises en demeure doivent être clairement prévus au contrat, mais la jurisprudence indique que le syndicat doit en supporter la charge initiale, avec possibilité de remboursement ultérieur.
Le syndic peut transmettre les adresses mail à des prestataires certifiés comme AR24 dans le cadre de ses obligations légales. Ces prestataires sont eux-mêmes soumis au RGPD. Toutefois, le syndic ne peut pas partager ces données avec d’autres parties (copropriétaires, prestataires commerciaux).
Caroline Drouart d’AR24 confirme l’abandon marqué du recueil de consentement : “Il est vrai que par rapport à l’avis électronique, le consentement n’est quasiment plus utilisé ».
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