Preuve de dépôt et d’envoi

La preuve de dépôt et d’envoi d’une lettre recommandée électronique (LRE) prouve le moment précis auquel le destinataire a été notifié. Elle correspond à l’avis de passage postal.

Création de la preuve de dépôt et d’envoi

Une fois que le tiers achemineur (AR24) a horodaté le courrier, il ne transmet pas directement la lettre elle-même (au format email) auprès du destinataire ciblé, mais plutôt une notification par email.

Cette notification a un contenu non personnalisé et non personnalisable car elle ne doit légalement pas permettre d’indiquer l’identité de l’expéditeur au destinataire.

La notification contient :

  • Des explications sur ce qu’est la lettre recommandée électronique – car c’est un mode de notification relativement nouveau, il convient donc d’informer à ce sujet ;
  • Un lien permettant au destinataire d’accepter la LRE qui lui a été transmise ;
  • Un autre lien permettant de la refuser.

C’est lorsque les serveurs informatiques d’AR24 ont transmis une notification à l’adresse email du destinataire que celui-ci a été notifié, et c’est donc à ce moment-là qu’est générée la preuve de dépôt et d’envoi.

La preuve de dépôt et d’envoi est donc la preuve que le destinataire a été notifié sur son adresse (telle qu’elle a été renseignée).

Par analogie avec la LRAR papier, c’est le moment où le facteur se présente, pli en main, à l’adresse qui lui a été donnée.

C’est donc le plus souvent la preuve du moment à partir duquel les délais légaux commencent à courir.

En cas d’erreur d’adresse du destinataire

Attention : si l’expéditeur se trompe d’adresse email ou commet une faute de frappe, la notification sera donc belle et bien faite, mais remise à une mauvaise adresse (email).

Pour reprendre l’analogie avec la LRAR papier, c’est comme si le facteur se présentait à une adresse erronée.

Dans ce cas là il est important que l’expéditeur puisse prouver qu’il ne s’est pas trompé d’adresse email, mais que c’est son destinataire qui ne lui a pas donné la bonne adresse lorsqu’il lui a donné son accord pour être notifié par LRE.

Si le destinataire s’est engagé à recevoir ses notifications électroniques à une adresse donnée, alors c’est sa responsabilité qui sera engagée si l’adresse est, en fait, inexistante car il s’est trompé et a commis une faute en vous la donnant.

De la même manière, sa responsabilité sera tout autant engagée s’il ne reçoit pas sa notification à l’adresse email qu’il vous a donné lorsque :

  • Sa boite email est pleine – il lui incombait en vous donnant son adresse email de s’assurer qu’il reste de la place pour y recevoir ses notifications ;
  • Sa boite classe la notification en spam – il lui incombe de s’assurer que son client email n’envoie pas en spam des emails pourtant non frauduleux.

À titre d’information, AR24 teste régulièrement la « qualité » de ses notifications et obtient toujours la note maximale, prouvant que les notifications ne partent jamais en spam sur les clients emails généralistes. Il se peut, dans le cas de certains clients emails d’entreprises, privés et mal configurés, que nos notifications partent en spam ; il n’en est ni du ressort d’AR24 ni du ressort de l’expéditeur, mais du ressort du destinataire qui doit s’assurer que son client email soit à même de recevoir des notifications non frauduleuses.

Formalisme

La preuve de dépôt et d’envoi indique une date d’envoi (ou de première présentation au destinataire).