Comment envoyer des Avis Electroniques par lot ?

Les syndics utilisent l’envoi par lot pour les convocations et procès-verbaux d’Assemblée Générale, ainsi que pour les mises en demeure en copropriété. Cette fonctionnalité permet d’envoyer des pièces jointes identiques ou spécifiques à chaque destinataire de manière groupée.

Étapes pour envoyer des AE par lot :

Connexion : Connectez-vous à votre espace AR24.

Accès à l’envoi par lot : Dans la section « Autres courriers » sur la page d’accueil, assurez-vous que la fonctionnalité « Envoi par lot » est disponible. Si non, contactez AR24 ici.

Paramétrage :

  • Cliquez sur « Choisir ce courrier ».
  • Sélectionnez le type d’envoi électronique et papier, et les pièces jointes (identiques ou différentes par destinataire).
  • Exemple : Avis Electronique sans envoi papier et pièces jointes nominatives.

Liste des destinataires :

  • Téléchargez un exemple de liste Excel.
  • Complétez les informations des destinataires sans changer l’ordre des colonnes.

Colonne A reste vide. Colonne B contient la référence fichier (ex: « 0001 »). Renommez les pièces jointes en fonction de ces références.

Téléchargement des fichiers :

  • Enregistrez le fichier Excel complété.
  • Dans votre espace AR24, cliquez sur « Choisir un fichier » et sélectionnez le fichier Excel.
  • Ajoutez les pièces jointes en cliquant sur « Ajouter des pièces jointes » et sélectionnez les fichiers.

Envoi :

  • AR24 associera automatiquement chaque pièce jointe au destinataire correspondant.
  • Confirmez ou annulez chaque action.
  • Rédigez votre message.
  • Cliquez sur « Valider » pour confirmer l’envoi.

Chaque destinataire recevra un envoi, une certification, des preuves et une facturation individuelle. Les preuves de dépôt et de transmission seront désactivées par défaut pour ne pas surcharger votre boîte email, mais elles restent accessibles depuis votre espace AR24.

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