Collectivités : Est-il possible de répondre aux demandes des administrés par LRE ?

Pour répondre aux demandes des administrés, les collectivités se doivent d’envoyer des lettres au format postal et parfois même des lettres recommandées avec accusé de réception. Une procédure qui peut nécessiter du temps et qui représente des coûts face à l’affluence des demandes. Pourtant, il existe une méthode qui permet de faciliter la prise en charge de ces demandes tout en ayant une véritable valeur juridique : la lettre recommandée électronique (LRE). Alors qu’est-ce que la lettre recommandée électronique ? Pourquoi est-elle adaptée aux collectivités pour répondre aux demandes des administrés ? Réponses !

Sommaire :

1. Moderniser la prise en charge des demandes dans le secteur public
2. La LRE : comment ça marche ?

1. Moderniser la prise en charge des demandes dans le secteur public

Pour obtenir l’aval de la mairie dans certains cas de figure, les administrés se doivent de formuler des demandes par courrier. La mairie a alors pour mission d’en prendre connaissance et d’y apporter une réponse parfois sous forme de lettre recommandée. C’est notamment le cas en ce qui concerne les demandes d’autorisation d’urbanisme que la mairie doit traiter de manière assez rapide puisqu’un délai est à prendre en compte justement pour éviter une trop longue attente pour celles et ceux qui effectuent les demandes.

En ce sens, le gouvernement a notamment prévu de faciliter le processus de demande d’autorisation d’urbanisme en créant une plateforme en ligne pour que les demandes puissent être réalisées et suivies par les administrés et les mairies de manière plus simple et rapide. À partir du 1^er janvier 2022, les communes de plus de 3500 habitants se devront donc de pouvoir prendre en charge les demandes d’autorisation d’urbanisme en ligne par le biais d’un portail dédié.

Pour les communes de moins de 3500 habitants, il est également possible d’envisager l’utilisation de la lettre recommandée électronique. En effet, la lettre recommandée électronique est une manière dématérialisée d’envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception, ce qui est nécessaire pour répondre aux demandes d’urbanisme, mais aussi à d’autres demandes effectuées par les administrés. Depuis le 1^er janvier 2019, la lettre recommandée en ligne peut tout à fait être utilisée pour remplacer une lettre recommandée classique et dispose de la même valeur juridique que cette dernière. Il s’agit donc d’une alternative très intéressante pour les collectivités.

2. La LRE : comment ça marche ?

La lettre recommandée électronique peut être utilisée directement par les collectivités qui souhaitent faire parvenir une lettre recommandée avec accusé de réception à un administré. Pour cela, il leur suffit de se tourner vers un service en ligne agréé disposant de la qualification eIDAS. Une fois l’identité de l’expéditeur vérifiée, celui-ci peut télécharger son courrier (tout format de fichier est accepté !) puis renseigner l’adresse email du destinataire ; ensuite une notification sera envoyée au destinataire afin de lui signifier qu’il a reçu une lettre recommandée électronique. Ce dernier ne peut cependant pas en connaitre le contenu, ni l’identité de l’expéditeur, avant d’avoir prouvé son identité auprès du prestataire de confiance.

Si le destinataire accepte le courrier recommandé électronique, son identité sera alors vérifiée et il pourra connaitre l’identité de l’expéditeur ainsi que le contenu de la lettre. L’expéditeur recevra alors un accusé de réception électronique. S’il le refuse, il n’aura pas d’informations supplémentaires sur ce courrier et l’expéditeur recevra une preuve de refus. S’il l’ignore, plusieurs notifications supplémentaires seront envoyées et si elles restent sans réponse, une preuve de négligence sera envoyée à l’expéditeur.

Qu’il s’agisse de gagner du temps afin de traiter plus rapidement les demandes des administrés, de réduire les coûts en évitant la consommation de papier, l’impression et les frais d’acheminement, d’opter pour un mode de communication plus respectueux de l’environnement ou encore de moderniser son processus d’interaction avec les administrés, les collectivités qui opteront pour la LRE en tireront des nombreux avantages.