deux personnes à l'ordinateur

 

Aujourd’hui, les pro(s) utilisent de manière quasi quotidienne la lettre recommandée sous sa forme électronique ; cette solution numérique présentant de nombreux avantages entre gain de temps et diminution des coûts. Les professionnels du secteur immobilier, notamment les syndics, y voient un intérêt grandissant quant à son utilisation au sein de leurs copropriétés.

 

Afin de bien utiliser la LRE qualifiée, il est important de connaître les dernières obligations légales comme l’entrée en vigueur du décret relatif à la lettre recommandée électronique (I). De plus, il est important de sélectionner un achemineur de confiance qualifié, parmi les différents professionnels disponibles sur le marché pour envoyer ses LRE (II). Voici nos conseils pour tout comprendre.

 

I. L’entrée en vigueur du décret relatif à la lettre recommandée électronique : un changement impactant les échanges entre syndics et copropriétaires

Depuis le 1er janvier 2019, la LRE doit se conformer à de nouvelles règles si elle veut être strictement équivalent au courrier recommandé papier avec AR. L’entrée en vigueur du décret n° 2018-347 au 1er janvier 2019 obligeant la lettre recommandée électronique à cocher plusieurs cases pour être qualifiée (horodatage, conservation des preuves, identification des destinataires à un niveau de confiance substantiel et des expéditeur à un niveau de confiance élevé etc…).

Une fois toutes les étapes validées, la lettre recommandée électronique est qualifiée de l’acronyme eIDAS ; elle devient ainsi à valeur probante (là où la LRE simple était uniquement à valeur juridique en cas de litige). L’utilisation de celle-ci dans les copropriétés vient renforcer la confiance des syndics dans le « tout numérique ».

 

Lors de son utilisation pour par exemple convoquer une assemblée générale, les syndics notifient les copropriétaires. Ceux-ci s’identifient à distance et peuvent accuser réception de leur LRE et de ses pièces jointes à toute heure de la journée, directement sur leur smartphone ou leur ordinateur. Un gain de temps considérable pour le destinataire.

Mais pour acheminer ces LRE eIDAS, les professionnels chargés de l’acheminement doivent se conformer à de nouvelles obligations pour être qualifiés de prestataires de confiance… Ne choisissez donc pas au hasard votre prestataire !

 

II. Comment s’y prendre pour choisir son prestataire de confiance ?

En tant que syndic, vous êtes convaincu que l’utilisation de cette nouvelle solution numérique est très avantageuse pour communiquer avec vos copropriétaires. Toutefois, il est important de bien choisir votre prestataire chargé de l’acheminement de vos LRE eIDAS.

 

Il faut savoir que l’acheminement de ces nouvelles LRE est réglementé. En effet, les obligations juridiques instaurées par le règlement du 1er janvier 2019 doivent être appliquées scrupuleusement pour garantir toute la valeur juridique de la mesure.

 

Lors du choix de votre partenaire (envoyeur de LRE), vous devez commencer par vous assurer que celui-ci est un prestataire de confiance qualifié. Pour cela, il doit être noté comme « prestataire de services de confiance qualifié » (QeRDS). Cette qualification permet de garantir sa conformité au règlement européen eIDAS.

 

Pour vous en assurer, vous devez vous rendre sur le site de la Commission européenne. Celle-ci publie la liste de l’ensemble des prestataires de services en fonction des pays de l’Union européenne qui se conforment au règlement européen. Cette liste vous permet de choisir votre « achemineur de confiance » en fonction du service de LRE qu’il propose et en fonction des destinataires qu’il peut identifier : professionnels ou particuliers. Elle est mise à jour régulièrement.

Chez AR24, nous pouvons notifier les professionnels autant que les particuliers. C’est une des forces de notre société. Vous pouvez envoyer des lettres recommandées électroniques qualifiées eIDAS à tout type de destinataire. Nous sommes qualifiés QeRDS.

 

En conclusion, vous, syndics de copropriétés, disposez aujourd’hui de nombreux outils numériques pour simplifier leurs échanges avec vos copros.

Vous devez néanmoins vous assurer de faire le bon choix lorsque vous décidez de travailler avec un prestataire de confiance – un choix primordial qui vous permettra, en cas de litige, de fournir des preuves déterminantes.