Syndics de copropriété : envoyez vos convocations d’assemblée générale par voie électronique

Publié le 8 avril 2021  —  Dernière modification le 22 avril 2021

Syndics de copropriété : envoyez vos convocations d’assemblée générale par voie électronique

En tant que syndic de copropriété vous êtes le relais pour la gestion de toute la partie administrative liée à l’organisation de la vie de la copropriété. À l’approche de la date de l’assemblée générale pour la réunion des copropriétaires, il est important de suivre un cheminement strict pour envoyer les convocations. Toutefois, ces démarches peuvent se montrer contraignantes et surtout onéreuses pour les copropriétaires. La solution de la voie électronique est particulièrement intéressante.

Sommaire :

  1. Les avantages de la voie électronique
  2. L’encadrement juridique de la solution électronique

 

1. Les avantages de la voie électronique

Comme vous le savez, vous pouvez envoyer des convocations d’AG grâce à la lettre recommandée électronique ou depuis 2020, grâce à l’avis électronique.

Ces formats électroniques simplifient considérablement les démarches administratives liées à aux convocations d’AG pour les syndics.

Ces derniers peuvent en quelques clics suivre toutes les étapes de l’envoi de leurs documents ; ils recevront une preuve de l’envoi et ensuite une preuve de réception.

De plus, ce format dématérialisé sécurise les échanges. En effet, avec l’une de ces solutions, le syndic de copropriété sait parfaitement quel copropriétaire a pris connaissance de sa convocation ou pas. La dématérialisation accélère également les échanges.

La solution papier offre des avantages moindres. Il est toujours possible que le destinataire ne soit pas chez lui ou bien qu’une autre personne de son foyer réceptionne les documents à la place du destinataire et que le véritable destinataire n’en prenne pas connaissance.

Dans tous les cas, l’envoi par voie postale allonge les délais par rapport à l’électronique, obligeant le syndic à s’organiser bien plus en amont (adresses postales, impressions, courriers et document à apposer sur le recommandé, timbres, dépôt en bureau de poste, acheminement, etc.).

Enfin, cette solution du procédé électronique permet de diminuer les frais associés aux démarches administratives et postales des syndics de copropriété. Des avantages particulièrement intéressants pour ceux qui souhaitent réaliser des économies conséquentes à l’année.

 

2. L’encadrement juridique de la solution électronique

Il faut savoir que les syndics de copropriété peuvent utiliser une solution électronique pour communiquer avec leurs copropriétaires depuis le 2 juillet 2020, suite à l’entrée en vigueur du décret 2020-834. Ce décret inclut justement l’envoi de notification des convocations pour les assemblées générales. En plus, il est possible de mettre en place une solution électronique pour l’envoi des procès-verbaux à la suite d’une assemblée générale entre les copropriétaires. Cette solution est aussi utilisable pour envoyer des mises en demeure. Cette notification s’appelle « l’avis électronique ».

Toutefois, quelques précisions sont à connaître pour respecter parfaitement la procédure à suivre lors de sa mise en place. La notification par avis électronique à un copropriétaire ne doit pas se faire sans son consentement. Pour la communication d’un contrat ou d’une convocation à une assemblée générale, il faut obtenir ce consentement à une date exacte. Par exemple, pour les modalités liées à une assemblée générale, il faut envoyer l’avis 22 jours avant la date de celle-ci.

 

NB : la date exacte du consentement peut être récupérée en AG, par signature d’une annexe à un contrat ou grâce au module de consentement d’AR24.

 

AR24 permet aux syndics de copropriété de gagner du temps en mettant à leur disposition un outil de recueil de consentement via le gestionnaire de consentement. Cet outil est accessible directement en ligne pour simplifier toutes vos démarches. Une fois le consentement obtenu, il est possible de procéder à l’envoi de l’avis sous une forme électronique.

En plus, l’envoi de vos documents importants sous la forme électronique vous assure la conservation par AR24 de ces derniers pendant 1 an sur des serveurs français. Une solution intéressante pour avoir une vraie tranquillité d’esprit sur la conservation de ses documents.

Les syndics de copropriété doivent alors simplement créer un compte gratuitement et ajouter sur celui-ci un moyen de paiement afin de procéder facilement au recueil des consentements des copropriétaires concernés et de procéder à l’envoi de leurs documents sous une forme électronique. La preuve du dépôt et les documents transmis sont accessibles quelques minutes après l’envoi sur l’espace client AR24.

 

En définitive, cette solution est idéale pour faciliter toute la procédure contraignante de l’organisation liée aux assemblées générales dans les copropriétés. Ainsi vous dématérialisez simplement vos communications réglementées en copropriété, que ce soit avec l’avis électronique (Convocations d’AG, PV d’AG, ou mises en demeure) ou avec la lettre recommandée électronique eIDAS (pour toute communication qui nécessiterait l’envoi d’une LRAR).

 

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