En 2021 simplifiez les envois de vos convocations d’AG en passant au 100% digital

Publié le 17 février 2021  —  Dernière modification le 16 avril 2021

Convocations AG digitales

La gestion d’une copropriété est soumise à un cadre légal très dense obligeant les syndics à respecter de nombreuses normes administratives qui réglementent les échanges avec les copropriétaires. Fort heureusement, les technologies du digital, toujours plus performantes, peuvent venir aider les syndics de copropriété à simplifier certaines de leurs actions récurrentes.

Nous pensons notamment à la période de l’envoi des convocations d’AG qui est le parfait exemple pour illustrer ces propos. Voyons ainsi ensemble dans quelles mesures le 100% électronique peut simplifier l’envoi très réglementé des convocations d’AG.

Sommaire :

  1. Les convocations d’AG – Un envoi très réglementé
  2. Une période impactante pour la copropriété
  3. Comment simplifier l’envoi de vos convocations d’AG grâce au digital ?
  4. L’avis électronique : mode d’emploi pour convoquer vos AG simplement

1. Les convocations d’AG – Un envoi très réglementé

Une fois par an, les syndics de copropriété doivent procéder à l’envoi des convocations d’AG dans un délai d’au moins 21 jours avant la date à laquelle aura lieu l’assemblée générale. Cette convocation doit être effectuée par lettre recommandée avec accusé de réception (électronique ou papier), par avis électronique (décret 2020-834 du 2 juillet 2020) ou peut encore être remise en main propre contre émargement ou récépissé du copropriétaire.

La convocation d’AG doit contenir des documents précis comme : le lieu et la date de l’AG, l’ordre du jour, les devis éventuels, les documents annexes, etc. Une convocation incomplète ou envoyée dans des délais supérieurs à ceux précisés par la loi peut entrainer la nullité de la convocation d’AG. La responsabilité du Syndic est donc engagée.

Enfin, une fois que l’assemblée générale a eu lieu, le syndic de copropriété devra effectuer l’envoi du PV d’AG aux copropriétaires opposants ou défaillants. De même que pour les convocations, le PV d’AG doit être envoyé par lettre recommandée avec accusé de réception ou par procédé électronique.

 

2. Une période impactante pour la copropriété

C’est une des périodes les plus importantes pour la copropriété. Tout ce qui se décide en assemblée générale permettra de mettre en place différentes actions pendant l’année qui s’engage.

Qu’il s’agisse de travaux d’aménagement ou de rénovation, de régler des conflits, d’innover ou encore de donner quitus au syndic pour une multitude d’opérations, l’AG impacte directement la vie des copropriétaires et bien souvent de leurs locataires.

Ainsi, la période des convocations d’AG peut vite ajouter une charge de travail supplémentaire et potentiellement être source de stress pour respecter les délais et ne pas manquer d’éléments à inscrire à l’ordre du jour (comme vous le savez, tout élément non inscrit à l’ordre du jour ne pourra pas être traité en AG et devra faire l’objet d’une nouvelle convocation).

Et si nous vous disions qu’il est très facile et très rapide de simplifier cette période ? Que vous pouvez accélérer l’envoi des convocations d’AG tout en réduisant leur coût ? Qu’il existe un outil qui répond exactement aux exigences des syndics ?

 

3. Comment simplifier l’envoi de vos convocations d’AG grâce au digital ?

Passez de la lettre recommandée à l’avis électronique

Si vous décidez de ne pas remettre en main propre les convocations d’AG, vous devrez les envoyer par courrier recommandé avec accusé de réception. La version papier (LRAR) est celle qui est depuis toujours la plus utilisée. Cependant, il existe depuis quelques années son équivalent 100% électronique : la lettre recommandée électronique eIDAS (LRE).

La LRE possède les mêmes attributs juridiques et réglementaires que la LRAR. D’ailleurs la LRE est strictement équivalente à la LRAR sur le plan juridique.

Seul petit frein à l’adoption de la LRE, celle-ci peut être complexe à utiliser si le destinataire copropriétaire n’est pas familier avec le digital. Il faut en effet que celui-ci s’identifie depuis son smartphone ou son ordinateur équipé d’une webcam pour accuser réception de sa convocation d’AG à distance.

 

 

L’avis électronique : une véritable révolution pour les copropriétés

Afin de pallier aux quelques freins de la LRE, AR24 a développé l’avis électronique : solution innovante uniquement dédiée aux Syndics de copropriété.

L’avis électronique répond au décret 2020-834 qui est entré en vigueur en juillet 2020. Ce décret donne le droit aux syndics de copropriété d’envoyer leurs convocations d’AG et leurs PV d’AG sous le format « d’un email réglementé et horodaté ». Leur conférant ainsi toute la protection juridique nécessaire en cas de litige.

Ce procédé électronique est ainsi nommé avis électronique. Et vous allez voir qu’il vient grandement simplifier l’envoi des convocations d’assemblée générale aux copropriétaires.

 

4. L’avis électronique : mode d’emploi pour convoquer vos AG simplement

L’utilisation est très simple et vous pourrez commencer à envoyer vos convocations d’assemblée générale très peu de temps après avoir créé votre compte sur AR24, 1er prestataire achemineur de confiance qualifié par l’Etat français (Bureau de l’ANSSI).

 

La mise en place

Avant de commencer à envoyer vos convocations d’AG par avis électronique, il faudra prévenir vos copropriétaires de l’utilisation de ce nouveau type d’envoi. AR24 vous fournit gratuitement un email d’information que vous pouvez transférer directement à votre liste de copropriétaires (et si vous le souhaitez, vous pouvez même être accompagné, gratuitement, par un conseiller AR24 dédié).

Via cet email, vous informez vos destinataires tout en leur demandant leur accord à recevoir leur convocation par avis électronique. Ca y est, une fois accepté, l’avis électronique est fin prêt à être utilisé dans la copropriété.

 

L’envoi de l’avis électronique

Comme pour l’envoi d’un email, vous avez juste à vous connecter sur votre espace en ligne AR24 (ou directement sur votre logiciel syndic si celui-ci intègre déjà la solution AR24 pour les syndics). Vous rédigez la lettre de convocation d’AG et ajoutez les pièces jointes, puis cliquez sur envoyer. Vous recevrez quelques minutes après la preuve de dépôt et de transmission (équivalente à l’avis de passage). C’est aussi simple que ça.

 

La réception

Côté destinataire, celui reçoit un email l’informant qu’il a reçu un avis électronique et qu’il peut accéder aux documents envoyés par son Syndics en cliquant sur le lien contenu dans cet email. Le copropriétaire clique donc sur le lien et télécharge sa convocation d’AG et les pièces jointes associées à l’envoi. Rapide et 100% effectué à distance, 24h/24, 7J/7. Dès lors, vous recevrez une preuve d’accusé réception.

 

Les avantages

L’avis électronique répond au décret 2020-834 et vous assure la même protection juridique qu’une lettre recommandée avec accusé de réception.

L’acheminement est instantané et le copropriétaire accuse réception depuis son mobile ou son ordinateur, 24h/24, sans se déplacer.

100% dématérialisée, la convocation d’AG est envoyée sous format « email » ; vous recevez les preuves de l’envoi quasi immédiatement.

L’avis électronique possède un tarif unique de 1,99 € HT / envoi. Le prix ne varie pas, peu importe le volume de documents que vous ajoutez en pièce jointe. Il est bien entendu refacturable directement à la copropriété.

 

Aujourd’hui, plus de 2500 syndics de copropriété font confiance à l’avis électronique AR24. Ce procédé électronique innovant leur a permis de simplifier l’envoi de leurs convocations d’AG.

 

 

Le saviez-vous ? Le décret 2020-834 du 2 juillet permet aux syndics de copropriété d’utiliser l’avis électronique pour les convocations d’AG, les PV d’AG et les mises en demeure.

 

Téléchargez dès à présent à la plaquette d’information sur l’Avis Electronique et simplifiez dès aujourd’hui l’envoi de vos convocations d’AG :



 

Vous souhaitez échanger avec un conseiller AR24 dès à présent ? Demandez un rappel en cliquant ici.

A très bientôt sur AR24 – Partenaire de l’UNIS.

 

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