Lorsque l’on ne souhaite plus confier la gestion de son immeuble à un syndic de copropriété professionnel ou encore que le syndic bénévole actuel gère la copropriété de manière opaque, il est tout à fait possible de se présenter pour devenir syndic bénévole de son immeuble. Attention cependant, cela nécessite de bien respecter certaines étapes et bien évidemment certaines obligations afin de remplir son rôle comme il se doit.
Sommaire :
Il est possible pour n’importe quel copropriétaire d’un immeuble en copropriété de devenir syndic de copropriété bénévole et donc d’assurer la gestion de cette dernière.
La première étape consiste alors à mettre sa candidature à l’ordre du jour de la prochaine Assemblée Générale de copropriétaires. Pour cela, il faudra procéder à l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception au syndic actuellement en place en signifiant sa demande. Il est recommandé de s’y prendre au moins deux mois à l’avance afin de s’assurer que sa demande sera bien prise en compte avant l’envoi des convocations à la prochaine Assemblée Générale. Sans cela, il faudra attendre la suivante. Pour ne pas perdre de temps, il est intéressant d’opter pour la lettre recommandée en ligne qui permettra d’effectuer un envoi rapide tout en disposant d’une preuve avec l’accusé de réception électronique.
NB : Pour envoyer une lettre recommandée électronique, il vous faut créer un compte sur AR24, puis commander des identifiants eIDAS qui vous seront remis par la poste (sous 3 jours ouvrés en moyenne). Ces identifiants sont obligatoires et imposés par le règlement européen eIDAS.
Une fois réceptionnés, vous pouvez vous connecter et envoyer votre LRE.
Attention, si le syndic en place est un professionnel, vous pouvez lui envoyer la LRE sur sa boite email directement. Si le syndic en place est bénévole ou est un particulier, il vous faudra recueillir son consentement à lui envoyer une lettre recommandée par voie électronique (pour cela vous pouvez utiliser le gestionnaire de consentement AR24).
Ensuite, c’est le jour de l’Assemblée Générale que tout se joue. Au moment d’aborder sa candidature au syndic de copropriété, il est nécessaire d’organiser un vote. La majorité absolue doit être atteinte ce qui signifie que tous les copropriétaires doivent voter « pour » sa proposition.
C’est donc le syndic actuellement en place qui dirigera le vote, et si la majorité absolue est obtenue le nouveau syndic prend alors immédiatement la place de l’ancien représentant pour diriger le reste de l’Assemblée Générale. Cela revient à lire les résolutions inscrites sur la convocation et à signer le procès-verbal de l’AG. Pour terminer, le nouveau syndic bénévole doit envoyer le PV de l’AG aux copropriétaires par avis électronique (décret 2020-834 du 2 juillet 2020) – Celui-ci est accessible depuis votre compte syndic sur AR24.fr. N’oubliez pas de demander le consentement écrit de vos copropriétaires pour pouvoir les notifier par voie électronique.
Une fois le processus terminé auprès des copropriétaires, c’est auprès de l’ancien syndic que des démarches doivent être effectuées. Le procès-verbal de l’Assemblée Générale doit aussi être envoyé à l’ancien syndic (l’avis électronique fera très bien l’affaire – en plus vous possédez déjà son consentement). L’ancien syndic aura alors un mois pour remettre différents documents au nouveau syndic tels que les archives et la trésorerie de la copropriété. Ce dernier va alors pouvoir effectuer la reprise comptable.
Même s’il est bénévole, le nouveau syndic de copropriété se doit de respecter certaines obligations inhérentes à sa fonction.
Il doit notamment tenir une comptabilité d’engagement, mais aussi convoquer et tenir au minimum une Assemblée Générale par an notamment pour approuver les comptes de l’année et voter le budget prévisionnel. La convocation se fait par avis électronique.
Il aura également comme responsabilité de prendre deux assurances obligatoires qui sont l’assurance de responsabilité civile du syndicat des copropriétaires et l’assurance de responsabilité civile des membres du conseil syndical du syndic. Les contrats d’entretien de la copropriété devront être soit repris soit souscrits pour confier la réalisation des tâches d’entretien obligatoires à des prestataires adaptés. Enfin, le syndic de copropriété bénévole doit aussi administrer l’immeuble, donc garantir sa conservation, sa garde et son entretien.
Il s’agit donc d’une tâche qui nécessite certaines connaissances, mais aussi de l’investissement personnel et du temps. Il est donc recommandé de bien réfléchir avant de se présenter comme candidat en tant que syndic de copropriété bénévole.
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