La convocation d’AG de copropriété innovante – Mode d’emploi

Evènement obligatoire chaque année, l’assemblée générale doit être correctement convoquée pour être 100% réglementaire. Si le processus d’envoi est simple, il faut surtout envoyer les convocations d’AG en temps et en heure sous le bon format : Courrier Recommandé Electronique, Avis Electronique ou LRAR traditionnelle. Respectez-vous le bon process ? Voulez-vous optimiser vos convocations ?

Sommaire :

1. A quel moment effectuer la convocation d’AG de copropriété ?
2. Quel professionnel s’occupe de la convocation de l’assemblée générale de copropriété ?
3. Que doit contenir la convocation ? Et sous quelle forme est-elle envoyée ?
4. Comment accélérer la convocation des copropriétaires ?

 

1. A quel moment effectuer la convocation d’AG de copropriété ?

Chaque année a lieu l’assemblée générale de copropriété. Celle-ci doit, conformément à la loi, se dérouler au plus tard 6 mois après la clôture de l’exercice comptable de l’année écoulée. Elle a lieu 1 fois par an au minimum.

Une fois la date sélectionnée, les convocations d’assemblée générale doivent être envoyées aux copropriétaires. Celles-ci arriveront en main propre, de chaque copropriétaire, au minimum 21 jours avant la tenue de l’AG.

Si ces délais ne sont pas respectés, l’évènement annuel de la copropriété peut être annulé.

Enfin, en dehors de la période d’AG annuelle, les copropriétaires peuvent se réunir dès qu’ils le souhaitent dans le cadre d’une AG extraordinaire. Ils peuvent alors échanger sur les différents sujets concernant la copropriété mais devront faire appel au Syndic pour avancer sur ces sujets.

NB : Les copropriétaires seront convoqués individuellement – d’ailleurs dans le cadre d’une convocation électronique/digitale pour une indivision, il faudra envoyer une convocation à chaque coïndivisaire.

 

2. Quel professionnel s’occupe de la convocation de l’assemblée générale de copropriété ?

C’est le syndic de copropriété qui convoque l’assemblée générale et qui envoie à la bonne date les convocations d’AG. Il doit informer chaque copropriétaire par courrier recommandé ou par avis électronique de la date retenue.

Le syndic ajoute les documents nécessaires dans la convocation d’AG – y compris tous les documents qui pourront être utilisés lors de l’assemblée même.

Si le syndic ne procède pas à la convocation, c’est le conseil syndical qui doit se charger de rappeler au syndic de procéder à ses obligations. (1/4 des voix de tous les copropriétaires peut aussi se charger de la « relance au Syndic de copropriété »).

La demande sera alors envoyée au syndic par courrier recommandé ou par lettre recommandée électronique.

 

3. Que doit contenir la convocation ? Et sous quelle forme est-elle envoyée ?

La convocation d’AG doit contenir un certain nombre d’informations. Vérifiez bien de ne rien oublier car sinon, l’assemblée générale devra être reportée :

 

• La date, l’heure et le lieu,
• L’ordre du jour – Celui-ci contient l’ensemble des sujets qui seront abordés lors de l’AG,
• Les justificatifs de charges de copropriété (Modes de consultation) avant que l’AG ne soit réalisée.

 

Vous ne pourrez pas ajouter de nouvelles questions ou de nouveaux sujets le jour J si ceux-ci ne sont pas inscrits à l’ordre du jour. L’information des copropriétaires suffisamment en amont du rendez-vous est primordiale.

 

4. Comment accélérer la convocation des copropriétaires ?

Pour convoquer les copropriétaires, le Syndic doit envoyer la convocation d’AG ainsi que les pièces jointes (et/ou pièces justificatives) sous pli réglementé. Il doit prouver que les copropriétaires ont bien reçu à une date exacte leur convocation et les pièces l’accompagnant.

2 modes d’envois réglementés sont aujourd’hui disponibles pour les Syndics :

 

• Le courrier recommandé avec accusé de réception : soit au format papier (LRAR) soit au format 100% électronique (LRE). Le destinataire doit s’identifier pour accuser réception.
• L’avis électronique (juridiquement disponible depuis le 2 juillet 2020). Instantané et simple, le destinataire accuse réception en quelques secondes sans avoir besoin de s’identifier. Le coût est divisé par 6 par rapport à une LRAR traditionnelle et l’acheminement est 100% dématérialisé.

 

Pour ces 2 envois dématérialisés, LRE et avis électronique, le consentement du copropriétaire est obligatoire ; il peut être obtenu de manière simple et rapide via le gestionnaire de consentements AR24.

 

Enfin,  en optant pour la version d’une convocation d’AG 100% électronique, le Syndic fait des économies conséquentes, car le tarif de l’envoi ne change pas en fonction du volume de documents envoyés. Que vous utilisiez l’Avis Electronique ou le recommandé électronique, vous réduisez vos coûts : un gain d’argent pour votre cabinet et pour vos copropriétaires.

Et de votre côté ? Avez-vous déjà commencé à dématérialiser vos convocations d’assemblée générale ? Votre cabinet syndic est-il déjà au fait ?