La dématérialisation des échanges entre les syndics et les copropriétaires

Depuis 2015, les syndics utilisent des solutions numériques pour accélérer les échanges avec les copropriétaires. La dématérialisation s’est aussi renforcée avec l’entrée en vigueur de la loi Élan en 2018. Cette dernière apportant des précisions sur cette dématérialisation ; notamment sur la liste des documents obligatoires à fournir dans l’extranet.

Sommaire :

1. La dématérialisation des échanges
2. La liste des documents dématérialisés obligatoires

 

1. Loi Élan : choisir la dématérialisation des échanges entre syndics et copropriétaires

L’objectif de cette loi sur l’évolution du logement, de l’aménagement et du numérique est de rendre plus clair le droit de la copropriété. Pour cela, plusieurs mesures sont entrées en vigueur le 25 novembre 2018. Ces dernières venant modifier le droit des copropriétés.

La loi souhaite réduire le taux d’absentéisme aux assemblées générales des copropriétaires. Ainsi, depuis l’entrée en vigueur du décret 2019-650, elle autorise la participation de copropriétaires à ces réunions sous la forme d’une visioconférence. Ils peuvent alors participer au vote grâce à la mise en place d’un vote électronique.

De plus, pour faciliter les échanges entre syndics et copropriétaires, il est déjà instauré depuis 2015 un support extranet. Des documents peuvent maintenant y être envoyés pour faciliter la circulation de l’information entre les deux parties. Enfin, la loi va plus loin en instaurant une liste de documents obligatoires à déposer sur ce support extranet.

 

2. La liste des documents dématérialisés obligatoires précisés par la loi Élan

L’accès en ligne sécurisé à divers documents est obligatoire depuis le 1^er janvier 2015. Toutefois, aucune liste de documents n’est dressée à ce moment-là pour composer cet extranet. La loi Élan y répond par l’intermédiaire d’un décret.

Le décret n°2019-502 vient mentionner les documents obligatoires liés à la gestion de l’immeuble. Le syndic doit alors déposer ces derniers sur l’espace sécurisé pour qu’ils soient à la libre disposition des copropriétaires.

Il faut alors :

• Le règlement de copropriété et l’état descriptif de division,
• La fiche synthétique réalisée par le syndic,
• Le carnet d’entretien de l’immeuble,
• Les diagnostics techniques sur les parties communes en cours de validité,
• Les contrats d’assurance de l’immeuble en cours de validité,
• L’ensemble des contrats et marchés en cours signés par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires.
• Les contrats d’entretien et de maintenance des équipements en cours,
• Les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales et les devis de travaux approuvés, le cas échéant.
• Le contrat de syndic en cours.

 

Il faut aussi pour les membres du conseil syndical :

• Les balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires et le relevé général des charges et des produits,
• Les assignations en justice délivrées au nom du syndicat des copropriétaires sur les procédures judiciaires en cours,
• La liste des copropriétaires,
• La carte professionnelle du syndic et son attestation d’assurance de responsabilité civile professionnelle et son attestation de garantie financière en cours de validité.

 

En plus, une autre liste a été dressée par la loi Élan par l’intermédiaire de son décret. Il s’agit des documents obligatoires relatifs au lot des copropriétaires. A compter du 1^er juillet 2020, le syndic professionnel doit mettre à disposition des copropriétaires des documents sur l’extranet sous une forme dématérialisée.

Il faut alors :

• Le compte individuel du copropriétaire après l’approbation des comptes par l’AG,
• Le montant des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget des deux derniers exercices comptables,
• S’il y a un fond travaux, il faut le montant de la part du fonds rattaché au lot du copropriétaire arrêté après l’approbation des comptes,
• Les avis d’appel de fonds envoyés aux copropriétaires sur les trois dernières années.

 

Grâce à cette précision apportée par la loi Élan, les échanges dématérialisés entre syndics et copropriétaires sont facilités. L’ensemble des documents importants sur la vie des immeubles sont à la libre disposition des copropriétaires par l’intermédiaire de l’espace extranet.