Grâce aux différents outils d’aide à la dématérialisation, les syndics ont désormais la possibilité de réaliser de nombreuses communications par voie électronique. Cela étant, l’utilisation de certains outils se doit de respecter les règles légales en vigueur et fait l’objet, bien souvent, d’un accord auprès des copropriétaires. Nous vous proposons de faire le point sur la mise en place de ces nouveaux outils de communication en copropriété.
Un syndic peut-il refuser de mettre en place des outils de communication électronique ? Nos réponses.
Sommaire :
Les syndics en ligne sont bien souvent à l’origine d’une envie de changement de fonctionnement puisque ce type de syndic gère l’intégralité de ses missions à distance.
Ainsi, ils utilisent des outils tels que la signature électronique, le recommandé en ligne ou la visioconférence qui sont adaptés à la gestion d’un bien en copropriété et permettent de faire gagner un temps précieux à tous les gestionnaires, mais aussi aux copropriétaires qui profitent d’un accompagnement à distance réactif.
Les syndics traditionnels peuvent s’inspirer de ce fonctionnement 100% en ligne en se familiarisant avec des outils de communication plus modernes qui leur permettent de simplifier leurs échanges avec les copropriétaires et ainsi, de gagner un temps précieux dans leurs communications tout en facilitant la vie des copropriétaires et de leurs gestionnaires.
D’ailleurs, la dématérialisation des communications réglementées se met de plus en plus en place en copropriété, à l’instar de la lettre recommandée électronique.
Depuis le 2 juillet 2020, les syndics de copropriété peuvent aussi utiliser l’avis électronique pour notifier les convocations d’assemblées générales à leurs copropriétaires, envoyer les PV d’AG ou procéder à l’envoi de mises en demeure en copropriété. Ce nouvel outil simplifie les 3 situations citées précédemment. En savoir plus sur l’avis électronique.
Le gestionnaire gagne du temps en optant pour ce type d’envoi et le recommandé 100% en ligne se réceptionne très rapidement par le copropriétaire. Facile à adopter, l’utilisation de la lettre recommandée électronique (ou l’avis électronique) nécessite au préalable que les copropriétaires donnent leur accord en amont ; une fois que le syndic a récupéré le consentement du destinataire il peut utiliser l’avis électronique ou la lettre recommandée électronique.
La LRE peut être proposée par le syndic comme nouveau moyen d’envoi des courriers recommandés auprès des copropriétaires. Pour cela, il est nécessaire d’inscrire cette décision à l’ordre du jour d’une Assemblée Générale et de recueillir le consentement des copropriétaires.
Vous pouvez aussi, lors de la signature d’un contrat avec un copropriétaire, lui préciser que vous mettez en place la LRE ou l’Avis Electronique pour communiquer plus rapidement en copropriété ; lui demandant par la même occasion son consentement à compter d’une date exacte.
Enfin, s’il s’agit uniquement de recueillir les consentements de vos destinataires copropriétaires, AR24 propose désormais l’accès à un gestionnaire de recueil de consentements ; chaque consentement obtenu via le gestionnaire est horodaté : vous disposez ainsi d’une date certaine pour les consentements recueillis par ce biais.
Par ailleurs, il est important de rappeler qu’un copropriétaire peut tout à fait changer d’avis et qu’il n’a en aucun cas l’obligation d’accepter de passer au format électronique pour ce type d’échanges avec le syndic. Les copropriétaires qui refusent l’utilisation de la LRE continueront donc de recevoir des lettres recommandées en format papier.
Enfin, si l’objectif est de convaincre les copropriétaires de l’intérêt de choisir la LRE ou l’avis électronique, il est recommandé de prendre le temps d’expliquer leur fonctionnement et d’en décrire les avantages pour que chacun puisse prendre sa décision de manière éclairée.
Vous pouvez, par exemple, leur adresser un e-mail descriptif en mettant en avant les avantages logistiques de la Lettre Recommandée Electronique et de l’Avis Electronique, à savoir :
Si ce sont les copropriétaires qui demandent d’opter pour la lettre recommandée électronique ou pour l’avis électronique, il est bien entendu conseillé au syndic de réfléchir à la proposition en vue d’optimiser la dématérialisation des échanges réglementés en copropriété.
En effet, opter pour une solution qui permet à la fois de faire gagner du temps au gestionnaire et de satisfaire les copropriétaires sera toujours bénéfique. Néanmoins, rien n’oblige un syndic à changer son fonctionnement du moment qu’il respecte ses obligations légales. Ainsi, un copropriétaire ne peut obliger un syndic à utiliser des outils digitaux pour l’envoi de documents.
Pour conclure, le syndic ne peut donc pas obliger les copropriétaires à opter pour un mode de communication électronique et vice versa. La mise en place de nouveaux outils digitaux nécessite de la pédagogie et l’accord commun des syndics et des copropriétaires.
Cependant, pour un syndic, refuser la mise en place de nouveaux outils simples et avantageux, permettant de réaliser des économies et de gagner du temps, pourrait causer une incompréhension de la part des copropriétaires qui peuvent envisager de se tourner vers un syndic plus enclin à utiliser des outils digitaux pour leurs communications.
Avant de refuser la proposition des copropriétaires (du moment qu’elle respecte les règlementations en vigueur), il est donc intéressant de considérer leurs demandes et d’échanger clairement sur les avantages attendus.
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