L’avis électronique et la lettre recommandée électronique qualifiée (LRE) sont deux alternatives fiables et rapides pour dématérialiser les communications règlementées avec vos copropriétaires.
Toutefois, chacun d’entre eux a des spécificités à prendre en compte lors de votre choix.
L’avis électronique peut être utilisé pour informer les copropriétaires au sujet des convocations d’AG, des PV d’AG ou encore pour des mises en demeure. C’est le décret 2020-834 du 2 juillet 2020 qui introduit ce nouveau mode de notification dématérialisé. Seul un prestataire disposant d’une qualification délivrée par l’ANSSI peut acheminer un avis électronique.
Contrairement à la LRE, le destinataire peut accuser réception de l’envoi avec un simple clic dans un délai de 21 jours. Il n’a pas besoin de s’identifier pour récupérer l’envoi. Le nom et la raison sociale de l’expéditeur sont clairement affichés dans l’email, ce qui permet au destinataire de connaitre l’identité de l’expéditeur immédiatement.
AR24 conserve pour l’expéditeur et pendant une durée de 1 an : l’avis électronique, ses preuves et pièces jointes, l’historique et les éventuels incidents sur ses serveurs sécurisés localisés en France.
Le prix de l’avis électronique est de 1,99€ HT.
Différemment de l’avis électronique, la LRE est adaptée pour tout type de communication règlementée en copropriété. La LRE eIDAS (issue du règlement européen qui porte le même nom) est strictement équivalente à la LRAR papier et seulement un prestataire de services de confiance qualifié peut acheminer une LRE eIDAS.
A l’inverse de l’avis électronique, il est nécessaire de s’identifier pour envoyer une LRE, et également pour accuser réception de son contenu ; la réception se fait via un procédé d’identification visuelle à distance (sauf si le destinataire possède un autre moyen d’identification (Clé REAL, Identifiant Papier, etc.). Le destinataire dispose de 15 jours pour accuser réception de la LRE. Il faut également savoir que l’identité de l’expéditeur est anonyme jusqu’à l’ouverture de la lettre, conformément à la loi française.
Chaque courrier est conservé pendant 10 ans sans frais supplémentaires sur les serveurs d’AR24 basés en France.
Le prix de la lettre recommandée électronique est de 2,99*€ HT.
Il existe également des différences de langage concernant les preuves. Pour l’avis électronique l’expéditeur recevra immédiatement une « preuve de dépôt et de transmission» contrairement à la LRE ou celui-ci recevra « une preuve de dépôt et d’envoi ». Ces deux preuves ont la même fonction : elles attestent que votre envoi a bien été acheminé à une heure précise. De plus en fonction de l’action du destinataire, que ce soit pour l’avis électronique ou la LRE : l’expéditeur recevra une preuve de réception ou de négligence. Il est également possible de recevoir une preuve de refus concernant la LRE mais cela ne concerne que de rares cas.
Un point commun aux 2 produits existe : le recueil du consentement du copropriétaire au préalable de l’envoi. Qu’il s’agisse d’un particulier, d’un professionnel ou d’une administration, vous devez toujours avoir obtenu le consentement du copropriétaire à être notifié par voie électronique. Vous pouvez l’obtenir notamment en lui faisant signer un document lors d’une assemblée générale, ou encore via le gestionnaire de consentements AR24.
Il ne vous reste plus qu’à choisir le moyen le plus adapté à vos cas d’usage pour commencer à dématérialiser vos communications règlementées au sein des copropriétés.
*Tarif en vigueur au 7 janvier 2021.
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