Syndics de copropriété, notifiez vos assemblées générales, vos PV d’AG, ainsi que vos mises en demeure avec l’avis électronique AR24

Publié le 16 octobre 2020  —  Dernière modification le 28 octobre 2020

envoi d'avis électronique par ordinateur

Entré en application le 2 juillet 2020, le décret n°2020-834 introduit le « procédé électronique » comme moyen de notification, des syndics vers les copropriétaires, pour les assemblées générales, les procès-verbaux d’assemblée générale et les mises en demeures.

Cette notification 100% dématérialisée vient simplifier les communications réglementées en copropriété en se positionnant au même niveau que la lettre recommandée électronique ou LRAR traditionnelle (sur les envois de convocations, de PV ou de mises en demeures). AR24 revient sur ce décret pour vous.

 

Sommaire :

 

Droit de la copropriété : le décret du 2 juillet 2020

 

Le Décret n° 2020-834 du 2 juillet 2020 pris pour l’application de l’ordonnance n° 2019-1101 du 30 octobre 2019 portant réforme du droit de la copropriété des immeubles bâtis et relatif à diverses mesures concernant le fonctionnement de la copropriété a récemment simplifié les communications électroniques réglementées entre Syndics et copropriétaires.

En effet, depuis juillet 2020, pour notifier à vos copropriétaires les convocations d’AG ou des procès-verbaux d’assemblée générale, voire des mises en demeure, les Syndics de copropriété ont le choix et peuvent utiliser :

 

  • La lettre recommandée électronique
  • La lettre recommandée avec accusé de réception
  • Le procédé électronique nommé : avis électronique

 

Afin d’accompagner les Syndics de copropriété dans une transition vers des communications réglementées 100% dématérialisées, avec leurs copropriétaires, AR24 propose dorénavant l’ensemble des produits mentionnés ci-dessus ; dont l’avis électronique : dernier né et conforme au décret n° 2020-834.

L’avis électronique : un produit dédié aux syndics de copropriétés

 

Qui peut acheminer un avis électronique ?

 

L’article 64-2 du Décret n°67-223 du 17 mars 1967 pris pour l’application de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis, est clair quant au fait que l’avis électronique doit être acheminé par un prestataire de services de confiance qualifié :

«  Toutes les notifications et mises en demeure peuvent également être faites soit par lettre recommandée électronique dans les conditions prévues par les articles R. 53 à R. 53-4 du code des postes et des communications électroniques, soit au moyen d’un procédé électronique mis en œuvre par l’intermédiaire d’un prestataire de services de confiance qualifié et garantissant l’intégrité des données, la sécurité, ainsi que la traçabilité des communications ».

AR24 est un prestataire de services de confiance qualifié depuis 2018 ; il est donc parfaitement apte à acheminer, en toute légalité, des avis électroniques pour les syndics de copropriétés.

La liste des prestataires qualifiés eIDAS est disponible  à l’adresse suivante : https://webgate.ec.europa.eu/tl-browser/#/tl/FR.

 

Envoyer un avis électronique avec AR24 – Comment ça marche ?

 

La notification de vos copropriétaires avec un avis électronique se compose de 3 étapes distinctes. Simple et rapide à mettre en place – Il vous faudra quelques minutes pour commencer à envoyer vos premiers avis électroniques :

1. En premier lieu, vous devez vous munir de l’adresse email de votre destinataire copropriétaire.

NB : Veillez bien à recueillir le consentement de votre copropriétaire, particulier ou professionnel, avant de le notifier par voie électronique. Si vous ne l’avez pas encore fait, vous pouvez tout à fait utiliser le gestionnaire de consentement AR24 qui vous permettra de l’obtenir, conformément à la loi, à une date certaine.

 

 

2. Vient alors l’étape de création de votre compte AR24

A la différence d’un courrier recommandé électronique, vous n’aurez pas besoin de vous identifier auprès de nos services.

Créez tout simplement un compte sur ar24.fr et ajoutez votre moyen de paiement. Sur votre espace personnel, vous pourrez avoir accès à différents services comme : un gestionnaire de consentements, un tableau de bord récapitulatif de vos avis envoyés, ainsi que de leur statut d’envoi et des preuves associées (en fonction des actions effectuées par votre destinataire).

 

3. Concevez et envoyez vos avis électroniques en quelques minutes depuis notre interface intuitive en ligne (composition de l’objet et du message et ajout de pièces jointes éventuelles). Vous pourrez ajouter les destinataires 1 par 1 ou alors télécharger un fichier CSV comportant toutes vos adresses.

 

Vous recevez, immédiatement après l’envoi, une preuve de dépôt et de transmission.

 

Il s’agit de la preuve légale qui atteste de la bonne remise au destinataire et de la validité de votre envoi. Elle correspond à la preuve de dépôt et d’envoi d’une LRE ou à la preuve de première présentation d’un courrier recommandé papier avec A/R.

 

Et coté destinataire ?

 

  • En parallèle, le destinataire copropriétaire, recevra immédiatement une notification d’avis électronique par email.

 

Cette notification affiche en clair le nom et la raison sociale de l’expéditeur et l’objet de la communication réglementée. Le destinataire pourra prendre connaissance du contenu de la communication avec un simple clic sur le lien présent dans la notification. Il n’aura pas besoin de s’identifier.

 

Le destinataire dispose de 21 jours (à compter du jour de la transmission de l’avis) pour cliquer sur le lien hypertexte de l’avis électronique. Cependant, si au bout de 48h le destinataire n’a toujours pas cliqué sur le lien hypertexte contenu dans l’envoi, AR24 lui enverra une relance automatique.

 

 

  • Une fois qu’il a pris connaissance du contenu du courrier, vous recevez la preuve de réception. S’il ignore l’email de notification, vous recevez une preuve de négligence.

 

Conformément à la loi, AR24 conserve l’historique des transmissions pendant une durée d’un an ; cet historique comprend l’avis électronique, les preuves et les éventuels incidents.

 

Les avantages de l’avis électronique AR24

 

En choisissant l’avis électronique AR24, vous :

 

– Profitez d’un gestionnaire de recueil de consentements simple et conforme à la loi.

– Bénéficiez d’un tarif unique (sans coûts cachés).

– Envoyez votre courrier sans besoin de vous identifier (pas besoin de posséder un certificat électronique).

– Recevez immédiatement la preuve de dépôt et de transmission.

– Êtes informé du statut de votre envoi grâce à la preuve de réception ou négligence (en fonction de l’action du copropriétaire).

– Bénéficiez de la même sécurité technique et légale que la LRE vous apporte.

 

A savoir qu’AR24 relance automatiquement pour vous votre destinataire qui n’ouvrirait pas son avis.

 

De plus vous permettez à votre copropriétaire de :

– Connaitre tout de suite l’identité de l’expéditeur de l’avis.

– Prendre immédiatement connaissance du sujet de l’avis.

–  Accuser réception simplement depuis chez lui, sur son smartphone et/ou son ordinateur, d’un simple clic ; il n’aura pas besoin de s’identifier, ni de se déplacer !

 

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