Lettre recommandée 100% électronique : les 6 questions les plus posées par les professionnels de la banque et de la finance

Publié le 19 novembre 2021

Lettre recommandée 100% électronique : les 6 questions les plus posées par les professionnels de la banque et de la finance

La dématérialisation, réelle préoccupation des acteurs du secteur bancaire et financier, est au cœur de la stratégie de développement des TPE, PME et grands comptes. Avec l’ordonnance du 4 octobre 2017, les relations dématérialisées entre les établissements financiers et leurs clients se sont légalisées visant ainsi à proposer des solutions plus modernes à leur clientèle. Parmi ces solutions, la lettre recommandée électronique qualifiée (LRE) est de plus en plus utilisée par les professionnels de la banque et de la finance. Nous avons sélectionné 6 questions régulièrement posées par les professionnels de ce secteur. Ophélie Lemoine, experte dans le domaine bancaire et des marchés financiers, vous répond.

Sommaire :

  1. En tant qu’établissement financier, nous devons agir en toute transparence et diligence. Le système de vérification d’identité à distance est-il fiable et sécurisé ?
  2. La LRE a-t-elle une valeur juridique ?
  3. Nos conseillers bancaires et financiers doivent-ils recueillir le consentement des clients lors de l’envoi d’un recommandé électronique ?
  4. Quand et comment peut-on récupérer les preuves d’envoi ?
  5. Quel est le volume de pièces jointes pour l’envoi d’une LRE ?
  6. Les frais d’envoi peuvent être assez onéreux pour un établissement financier, comment optimiser nos coûts d’affranchissement ?

 

1. En tant qu’établissement financier, nous devons agir en toute transparence et diligence. Le système de vérification d’identité à distance est-il fiable et sécurisé ?

Ophélie Lemoine : Oui, le système de vérification d’identité à distance proposé par AR24 est sécurisé et conforme aux directives LCB-FT (Lutte Contre le Blanchiment des capitaux et le Financement du Terrorisme) ainsi qu’aux procédures KYC.

Chez AR24 et conformément au règlement eIDAS qui encadre les communications électroniques au sein de l’Union Européenne, la vérification de l’identité de l’expéditeur se fait à un niveau de confiance élevé. Quant à celle du destinataire, elle se fait à un niveau de confiance substantiel. De ce fait, vos clients peuvent donc accuser réception des LRE en toute sérénité.

 

Pour aller plus loin : AR24 propose différents moyens d’identification pour les professionnels de la banque et de la finance qui expédient des lettres recommandées électroniques :

  • L’identifiant papier : une fois la 1ère commande effectuée sur le site d’AR24, vous recevez par voie postale un identifiant papier affichant un QR code et une clé OTP qui vous permettront pour tous les prochains envois, de générer directement sur votre ordinateur ou smartphone des codes à usage unique, de manière illimitée ;
  • La clé AR24: aussi simple, rapide et pratique à utiliser qu’une clé USB, elle permet d’envoyer des LRE en toute sécurité.

 

L’identifiant papier ainsi que la clé AR24 vous permettent de vous identifier à un niveau de garantie élevé.

Votre client destinataire disposera également de plusieurs moyens d’identification qui garantissent un niveau de confiance substantiel. La réception des LRE pourra donc se faire en toute sécurité :

  • L’Identité Numérique la Poste : une fois que votre client a créé gratuitement son Identité Numérique, il pourra accuser réception des LRE qualifiées en moins d’une minute ;
  • La solution de vérification d’identité à distance développée par AR24 est unique : elle est conforme au règlement européen eIDAS et vise à simplifier et sécuriser la vérification de l’identité à distance de vos clients. Votre client effectue un process complet et rapide pour vérifier son identité à distance ; celle-ci sera validée systématiquement par un opérateur humain qualifié. Nos opérateurs vérifient plus de 100 000 identités par mois et sont formés aux directives LCB-FT, RGPD, PVID, etc ;
  • Clé d’authentification ou certificat RGS** : il est possible que dans le cadre de sa profession, votre client possède un certificat d’identification. C’est le cas par exemple des avocats et des notaires qui possèdent des clés RPVA et clés REAL ;
  • Clé AR24 : votre client pourra également accuser réception avec une clé AR24 s’il en possède une.

 

2. La LRE a-t-elle une valeur juridique ?

Ophélie Lemoine : Oui, la LRE est le strict équivalent juridique du recommandé papier (article L100 du Code des postes et des communications électroniques). Mais ce n’est pas tout ! La lettre recommandée électronique eIDAS est le seul recommandé qui apporte la preuve du contenu. Autrement dit, grâce à son horodatage qualifié, le contenu même du courrier est présumé exact et ne pourra pas être contesté en cas de litige avec votre client. Les LRE et pièces jointes associées disposent donc d’une force probante ; une protection non négligeable pour les professionnels de la banque et de la finance.

 

3. Nos conseillers bancaires et financiers doivent-ils recueillir le consentement des clients lors de l’envoi d’un recommandé électronique ?

Ophélie Lemoine : Oui, les acteurs du secteur bancaire et financier sont dans l’obligation de recueillir le consentement de leurs clients particuliers ainsi que des administrations (article L100 du CPCE). Concernant les clients professionnels, cette étape préalable à l’envoi d’une LRE est simplement conseillée afin d’augmenter le taux d’accusé de réception en prévenant votre destinataire qu’une LRE l’attend sur nos serveurs sécurisés (à noter que cette étape n’est pas obligatoire pour un client professionnel).

 

Bon à savoir : Afin de faciliter les démarches administratives des établissements financiers, il y a différentes solutions qui permettent de recueillir facilement et rapidement le consentement de vos clients :

  • Le gestionnaire de consentements AR24 : cette solution vous permet de recueillir rapidement le consentement de vos destinataires. Ergonomique, pratique et organisé, vous pouvez envoyer des demandes de consentements ou en ajouter manuellement (si vous en avez récupérés via des avenants ou des contrats). Enfin vous pourrez visualiser immédiatement le statut des consentements (en attentes ou recueillis) ;
  • L’ajout d’une clause de consentement : par exemple, vous avez la possibilité d’ajouter une clause de consentement dans une convention d’ouverture de compte ou dans un contrat de collaboration lors d’un envoi par recommandé en interne.

 

À noter qu’il est nécessaire de conserver un consentement écrit en cas de litige avec votre client. Une fois le consentement de votre destinataire recueilli, il sera valable pour tous les futurs envois et sans limite de temps.

Le recueil de consentement vise à :

  • S’assurer que votre client possède et utilise une adresse email ;
  • S’assurer qu’il est en capacité d’accuser réception.

 

4. Quand et comment peut-on récupérer les preuves d’envoi ?

Ophélie Lemoine : Avec l’envoi électronique, vous disposez des mêmes preuves que lors d’un envoi papier :

  • Preuve de dépôt et d’envoi (similaire à l’avis de passage du facteur) ;
  • Preuve d’accusé de réception ;
  • Preuve de refus ;
  • Preuve de négligence.

 

Ces preuves seront accessibles gratuitement et à tout moment sur votre espace AR24. L’envoi électronique étant instantané, vous avez donc accès immédiatement à la preuve de dépôt et d’envoi qui permet de faire courir les délais légaux. Votre client pourra réceptionner n’importe où sa lettre recommandée électronique, 7j/7 et 24h/24.

 

5. Quel est le volume de pièces jointes pour l’envoi d’une LRE ?

Ophélie Lemoine : Vous pouvez envoyer jusqu’à 256 Mo soit 19 000 fichiers, peu importe le format et cela sans frais supplémentaires (vidéos, documents, photos, plaquettes PDF, livres blancs, etc.).

 

6. Les frais d’envoi peuvent être assez onéreux pour un établissement financier, comment optimiser nos coûts d’affranchissement ?

Ophélie Lemoine : En tant que professionnel de la banque et de la finance, vous bénéficiez d’un tarif unique et sans engagement qui comprend :

  • L’acheminement de la LRE et des pièces jointes associées ;
  • La conservation des documents relatifs à l’envoi (LRE et preuves) pendant 10 ans sur un cloud sécurisé ;
  • Un gestionnaire de consentement qui se présente comme un carnet d’adresses ;
  • L’envoi par lot qui permet d’envoyer simultanément des dizaines de mises en demeure.

 

À cela s’ajoutent des économies indirectes qui permettent d’optimiser davantage les frais d’envoi. Par exemple, les coûts liés à l’impression seront réduits ainsi que ceux liés à l’archivage physique. Enfin, les erreurs de gestion liées à la perte de preuves pourront être évitées grâce à l’envoi électronique (tout est conservé sur le cloud sécurisé d’AR24).

 

Vous l’avez compris la lettre recommandée électronique qualifiée présente de nombreux avantages. Il arrive cependant que certains de vos clients soient réticents au passage au numérique ; ce qui est tout à fait compréhensible. C’est pourquoi AR24 vous propose une alternative à la LRE : la lettre recommandée optimale (LRO).

La LRO offre à vos clients l’opportunité de choisir en toute liberté leur mode de réception ; format numérique ou format papier (c’est eux qui décident lors de la réception de la notification de présentation du courrier recommandé envoyé, en attente sur leur boite email).

Cette solution est idéale pour les professionnels du secteur bancaire et financier qui n’ont pas encore recueilli le consentement de leurs clients. Et vous ? Avez-vous déjà pensé à dématérialiser vos flux recommandés ?

 

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