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En France, les retards de paiement moyens constatés en fin d’année 2024 étaient de 13,6 jours, soit en hausse d’un jour par rapport à l’année précédente*. Peu visibles de prime abord, les retards de paiement qui s’accumulent pèsent sur la trésorerie des entreprises jusqu’à devenir un risque pour leur pérennité.
En plus de mettre en péril la santé financière de votre entreprise et d’impacter votre trésorerie, la gestion des créances vous fait perdre un temps considérable puisque les chefs d’entreprise passeraient 77 jours par an à relancer leurs clients et recouvrer les créances selon la Chambre nationale des commissaires de justice. Trouver la meilleure stratégie pour optimiser et accélérer ses procédures de recouvrement n’est donc pas une option. AR24 vous aide à limiter les frais engendrés par ce type de procédures et à recouvrer rapidement vos créances en France et à l’étranger, tout en assurant votre protection juridique. Retrouvez la marche à suivre dans ce guide.
Dans le cadre de votre activité, qu’elle consiste à vendre des biens ou à proposer des prestations de services, vous émettez, à destination de vos clients, des factures qui contiennent des mentions obligatoires telles que le montant à régler. À partir de ce moment, vous détenez une créance, c’est-à-dire un droit de recevoir une somme d’argent. Votre client est alors désigné comme étant le débiteur et vous le créancier.
En cas d’oubli ou de difficultés financières du débiteur, il arrive que ce dernier détienne une dette suite au non-paiement de ses factures. Pour éviter un incident sur votre trésorerie, vous devez mettre en œuvre une stratégie efficace pour obtenir le paiement de la dette de la part du débiteur. On parle alors de recouvrement de créances. On distingue deux types de procédure :
La première chose à faire en cas d’impayé est de relancer votre client et de lui rappeler ses obligations contractuelles. Bien que les relances ne soient pas obligatoires, elles sont fortement recommandées car bien souvent, elles aboutissent au règlement de la facture. De plus, elles permettent également de préserver la relation commerciale et d’éviter un litige. Ces démarches administratives visent à obtenir le règlement de la dette de la part du débiteur de manière volontaire et éviter ainsi une procédure contentieuse qui est à la fois longue et coûteuse. Toutefois, il est important d’informer le débiteur sur votre capacité à saisir les voies judiciaires en cas de non-respect de ses obligations.
Concrètement, le recouvrement amiable consiste à relancer par téléphone et par écrit le débiteur et lui adresser une lettre de mise en demeure. La voie judiciaire quant à elle permet d’obtenir une ordonnance exécutoire émise par un juge et contraignant le débiteur à régler ses dettes.
Selon la taille et les moyens de l’entreprise, différentes personnes peuvent être à l’initiative de la procédure. Les démarches peuvent être effectuées par le créancier lui-même, le service contentieux de l’entreprise ou par un tiers en mandatant une société de recouvrement, un avocat ou un commissaire de justice.
D’un point de vue juridique, la mise en demeure n’engendre pas véritablement de conséquences pour le débiteur. Ce dernier est libre de régler volontairement sa dette ou bien de l’ignorer. Cependant, l’envoi de ce courrier officiel est indispensable pour entamer une procédure judiciaire et prouver que vous avez mis en œuvre tous les moyens en votre possession pour recouvrer la créance.
Il est impératif que certaines conditions soient réunies afin d’entamer ce type de procédure. Tout d’abord, la créance doit être certaine. Autrement dit, vous devez être en mesure de prouver son existence par le biais d’un document commercial (devis signé, bon de commande ou de livraison, facture).
Par ailleurs, le montant doit être clairement chiffré de façon précise avec une méthode de calcul claire et ceci en amont de la livraison du bien ou de la réalisation du service.
Autre point essentiel, la créance doit être exigible, c’est-à-dire que le délai de paiement accordé au client doit être arrivé à expiration. Ce délai est généralement fixé à 30 jours. À l’expiration de ce délai, la facture est considérée comme impayée.
Enfin, la créance doit être non prescrite. En effet, aucune action en justice ne peut être engagée après le délai de prescription. Ce délai est fixé à deux ans si le client est un particulier et 5 ans pour un client professionnel.
Si vos tentatives de relances téléphoniques et écrites restent sans réponse de la part de votre client, il est temps de le mettre en demeure. À noter qu’il est courant d’envoyer 1 à 3 lettres de relance.
Contrairement à la relance, la mise en demeure est obligatoire pour calculer les intérêts de retard et les pénalités. Pour être conforme, cette dernière doit contenir certaines mentions obligatoires :
En cas d’ignorance ou de refus de payer, l’injonction de payer est généralement le premier recours qu’offre la voie judiciaire. Le dossier doit être déposé au greffe du tribunal compétent. Le juge pourra alors, après étude du dossier, émettre une injonction de payer dans le cadre d’une procédure dite non-contradictoire. L’ordonnance devra alors être signifiée au débiteur par l’intermédiaire d’un commissaire de justice dans les 6 mois suivant la décision du juge.
À noter qu’il existe des alternatives à la procédure d’injonction de payer, telles que la procédure simplifiée de recouvrement de créance, le référé-provision ou encore l’assignation en paiement. Pour protéger vos intérêts et résoudre rapidement le litige, nous préconisons aux entreprises de se faire accompagner par un avocat.
L’Envoi Recommandé Électronique (ERE) AR24 est un courrier 100% dématérialisé encadré par l’article 43.1 du Règlement eIDAS.
De l’envoi à la réception, ce procédé génère des preuves bénéficiant d’une présomption de fiabilité et un horodatage qualifié, ce qui permet de protéger l’expéditeur en cas de litige.
De ce fait, il est tout à fait possible d’utiliser l’ERE pour la transmission des courriers de relances et de mises en demeure (article 43.1 du Règlement eIDAS).
L’ERE est particulièrement intéressant pour optimiser vos procédures de recouvrement. Ce procédé permet d’accélérer le recouvrement des créances, de réduire votre DSO et de sécuriser votre trésorerie. En effet, l’envoi instantané permet de supprimer les délais d’acheminement, le débiteur peut alors prendre connaissance immédiatement de son courrier, ce qui augmente significativement vos chances de recouvrement rapide.
Pour simplifier les modes de règlement, vous avez la possibilité d’insérer un lien de paiement dans le corps des courriers de relance et de mise en demeure. Vos clients pourront ainsi régler leurs factures en quelques clics seulement, ce qui améliore leur expérience tout en accélérant les paiements.
Les entreprises et les sociétés de recouvrement, ayant recours à cette solution, constatent dès les premiers envois une baisse significative des coûts d’envoi liés à l’envoi des courriers dans le cadre des procédures de recouvrement.
Que vous soyez en France ou à l’étranger, les relances et mises en demeure sont envoyées en quelques clics seulement avec l’ERE AR24. La création d’un compte est nécessaire afin de pouvoir utiliser les services de recommandés électroniques AR24.
Une fois votre compte créé, vous pouvez réaliser sans délai vos premiers envois :
De son côté, le destinataire peut accuser réception de son courrier n’importe où et n’importe quand, à condition de bénéficier d’une connexion internet. En effet, même si votre client se trouve à l’étranger, il sera toujours en mesure de consulter son courrier.
Entreprises, sociétés de recouvrement, vous êtes à la recherche d’une solution digitale fiable, optimale et économique ? Qu’attendez-vous pour dématérialiser vos envois ? C’est le moment de créer un compte AR24 et de découvrir tous les services et fonctionnalités d’AR24 !
Des questions ? Contactez-nous ! Un expert de votre secteur peut vous accompagner lors de vos premiers envois.
*Rapport de l’Observatoire des délais de paiement 2024
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