Comment prévenir toute contestation et s’assurer de la preuve du contenu d’une lettre de licenciement ?

Dans une procédure de licenciement, il est important de suivre toutes les étapes pour le salarié concerné afin d’éviter la contestation de la procédure par ce dernier. Pour cela, il est important de l’informer via des courriers et de s’assurer que ces documents arrivent entre ses mains. Mais alors, comment s’y prendre pour être certain que les éléments sont parfaitement réceptionnés ? Et surtout, comment savoir que le salarié possède tous les bons éléments pour éviter une contestation de la situation ? Voici nos conseils !

Sommaire :

1. Les étapes d’un licenciement entre l’employeur et le salarié
2. La preuve du contenu de la lettre de licenciement

 

1. Les étapes d’un licenciement entre l’employeur et le salarié

a. La lettre de convocation à l’entretien préalable de licenciement

Dans un premier temps, il est important de convoquer le salarié à un entretien avec son employeur pendant lequel il va pouvoir échanger avec celui-ci sur les motifs de son départ. La lettre à l’intention du salarié doit alors contenir des éléments précis pour respecter la procédure.

En effet, elle doit indiquer clairement au salarié :

• L’objet de l’entretien avec son employeur ;
• La date, l’heure et le lieu du rendez-vous avec celui-ci ;
• La possibilité pour le salarié d’être assisté lors de l’entretien.

 

Ensuite, l’employeur a deux solutions pour donner cette lettre à son salarié. Il peut faire le choix de lui remettre en main propre. Cependant, il faut que le salarié signe une décharge déclarant qu’il a bien réceptionné la lettre d’information. En fonction de la situation et des raisons du licenciement, il peut être délicat de remettre la lettre en main propre. Le salarié peut, par exemple, refuser de signer la décharge à son employeur.

Généralement, il est préférable d’envoyer le document par courrier. Toutefois, cette solution est contraignante pour l’employeur. La solution idéale est alors d’opter pour la lettre recommandée électronique (LRE). La personne en charge du dossier, le plus souvent la personne chargée des ressources humaines, peut alors envoyer les documents et la lettre de convocation directement par courrier recommandé électronique en quelques clics.

 

b. L’entretien préalable au licenciement

Avant de prononcer le licenciement du salarié et de lui demander de quitter l’entreprise, il est important de lui exposer les raisons de son départ.

Pour cela, l’employeur prend le temps d’échanger avec lui lors d’un entretien préalable. Celui-ci se fait le plus souvent dans les locaux de l’entreprise. Il faut noter que la date du rendez-vous doit laisser un délai minimum de 5 jours entre la convocation et la date de l’entretien. Le salarié n’a pas l’obligation de se présenter à cet échange, notamment s’il y est opposé. Il peut faire le choix d’attendre chez lui sa lettre de licenciement. Effectivement, son absence ne change pas pour autant la décision finale : son licenciement.

 

c. La lettre de licenciement

Une fois la date d’entretien passée avec ou non la présence du salarié, il est important et obligatoire surtout de formaliser le départ du salarié de l’entreprise avec une lettre de licenciement. Elle doit être envoyée au moins 2 jours ouvrables après la date de l’entretien préalable. Par contre, l’employeur n’est pas tenu par un délai maximum entre l’entretien et l’envoi de sa lettre, seulement par un délai minimum.

La preuve du respect de ces délais est primordiale pour permettre à l’employeur de montrer le respect de la procédure en cas de contestation.

 

2. La preuve du contenu de la lettre de licenciement

Pour prouver que le salarié a bien eu connaissance du contenu de la lettre, il est nécessaire de montrer qu’il a pu en prendre connaissance. Le format avec accusé de réception du courrier est donc indispensable. L’avantage de la solution électronique proposée par AR24 est que toutes les étapes lors de l’envoi d’un courrier sont découpées et prouvées à l’expéditeur.

L’employeur connaît la date :

• Où le courrier est envoyé ;
• À laquelle le destinataire (salarié) donne son accord pour recevoir des lettres recommandées électroniques ;
• Où il ouvre son courrier.

 

En plus, la lettre recommandée électronique (LRE) est conservée par AR24 sur des serveurs sécurisés pendant 10 ans afin de faciliter les preuves, notamment lors des contestations pour ces procédures.