Convocation des associés d’une SARL à une assemblée générale par lettre recommandée électronique : est-ce fiable ?

Dans le cadre d’une convocation à une assemblée générale, les associés d’une SARL doivent respecter un certain nombre de procédures pour que cette réunion se fasse conformément aux réglementations en vigueur. Cela passe notamment par l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception pour la convocation, mais la lettre recommandée électronique peut-elle être une alternative ? Réponses.

Sommaire :

1. Pourquoi convoquer une AG pour les associés d’une SARL ?
2. Comment convoquer les associés à une AG ?
3. La LRE est-elle fiable pour convoquer des associés à une AG ?

 

1. Pourquoi convoquer une AG pour les associés d’une SARL ?

Les associés d’une SARL sont soumis à un certain nombre d’obligations dues à leur position au sein de l’entreprise. Ils se doivent notamment de se réunir de manière suffisamment régulière afin de prendre les décisions relatives à l’avenir de l’entreprise.

En principe, c’est le gérant de l’entreprise qui est le seul à même de convoquer les associés à une AG. Il faut savoir qu’il existe deux sortes d’Assemblées générales :

• Les Assemblées générales ordinaires pour gérer les affaires courantes ;
• Les Assemblées générales extraordinaires pour gérer une situation inhabituelle.

 

Lors de cette réunion, ce sont donc des décisions qui seront votées et qui seront susceptibles d’affecter l’avenir de l’entreprise et son évolution. Il est donc capital que tous les associés aient la possibilité d’être présents et de faire entendre leur voix, d’où l’intérêt de mettre en place un système de convocation fiable.

 

2. Comment convoquer les associés à une AG ?

La convocation à l’assemblée générale se fait par lettre recommandée avec accusé de réception au moins quinze jours avant sa tenue. Le délai peut être plus long si les statuts de l’entreprise le prévoient, il faudra donc se référer à cette règle. Le premier jour du délai ne compte pas, mais le dernier oui. Il commence à compter de l’envoi de la lettre.

Il est très important d’opter pour une lettre recommandée avec accusé de réception, car elle permet de fournir une preuve que l’associé a bien été convoqué en bonne et due forme. En cas de litige, il est important d’être en mesure de prouver que les règles ont bien été respectées.

Il est aussi primordial que le contenu de la convocation permette d’identifier clairement le jour, l’heure et le lieu de la réunion, mais aussi ce qui sera abordé à l’ordre du jour. La communication préalable de certains documents peut aussi être effectuée afin que les associés bénéficient notamment des textes de résolutions proposées en avance ou encore du rapport du gérant.

 

3. La LRE est-elle fiable pour convoquer des associés à une AG ?

La LRE ou Lettre Recommandée Électronique est un système permettant de bénéficier d’une lettre recommandée avec accusé de réception de manière digitale. Il n’est plus nécessaire d’imprimer son courrier, de se déplacer, de remplir un formulaire et que la lettre soit acheminée physiquement jusqu’à son destinataire, elle peut l’être de manière dématérialisée.

Il suffit pour cela d’entrer différentes informations en ligne et la lettre sera remise à son destinataire de manière instantanée et surtout parfaitement sécurisée. Il s’agit d’un système extrêmement fiable, mais aussi juridiquement viable.

En effet, l’acheminement des LRE sur le sol européen est règlementé par le règlement eIDAS qui prévoit que seul un prestataire de confiance qualifié par l’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information (ANSSI), est en mesure d’acheminer des lettres recommandées électroniques ayant la même valeur juridique qu’un recommandé papier classique. Tel est le cas d’AR24, contrôlée tous les deux ans par l’ANSSI et qui achemine plus de 100 000 LRE par mois.

De ce fait, la lettre recommandée électronique acheminée par un prestataire de confiance qualifié peut tout à fait remplacer la lettre recommandée avec accusé de réception classique. Dès lors, on peut la choisir pour convoquer les associés d’une SARL à une assemblée générale tout en respectant les délais et réglementations en vigueur. Cette possibilité sera souvent plus rapide, économique et fiable que le recommandé papier classique.

Enfin, les preuves générées lors de l’envoi d’une LRE sont strictement identiques à celles délivrées lors d’un envoi par LRAR papier. Comme le prévoit le règlement eIDAS, le prestataire de confiance qualifié remettra à l’expéditeur une preuve de dépôt et d’envoi et une preuve de réception ou de refus selon le choix du destinataire. L’horodatage qualifié permettra de garantir l’heure et la date d’envoi et de réception. Par ailleurs, si votre destinataire ignore votre courrier, vous recevrez le cas échéant, une preuve de négligence.

 

Vous l’avez compris, ce mode d’envoi est tout à fait adapté pour convoquer les associés à une assemblée générale et permet de bénéficier d’une sécurité juridique. Dématérialiser l’envoi de ce type de courrier a également pour effet de réduire les coûts d’envoi puisque le tarif de la LRE est fixe, quel que soit le volume des pièces jointes et la destination. Un réel avantage pour l’expéditeur compte tenu du fait que de nombreux documents sont généralement ajoutés à l’envoi. N’attendez plus ! Envoyez dès à présent la première convocation par lettre recommandée électronique. Pour cela, rien de plus simple, créez votre compte AR24 gratuitement et en quelques clics seulement.