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Seules certaines catégories de salariés sont concernées par la déduction forfaitaire spécifique. Ce dispositif, visant à réduire l’assiette des cotisations sociales (Sécurité sociale, chômage, assurance des créances des salariés), est soumis à un ensemble de règles et a souvent fait l’objet de réformes prévoyant son durcissement et progressivement sa suppression. Dans cet article, nous vous proposons un focus sur l’abattement pour frais professionnels. Nous verrons également comment AR24 vous accompagne lors de la consultation et l’obtention de l’accord du salarié.
Cet abattement concerne certaines catégories de salariés et s’applique à certaines cotisations selon la profession. Par exemple, pour les journalistes, la déduction forfaitaire spécifique ne concerne pas les cotisations de chômage.
Hormis les journalistes, d’autres professionnels engageant régulièrement des frais dans le cadre de leur activité, et étant en mesure de le prouver, peuvent bénéficier de cet abattement, tels que les ouvriers du BTP, les métiers artistiques ou encore le transport. A noter que la DFS ne peut s’appliquer que si les frais professionnels ne sont pas pris en charge par l’employeur.
Annuellement, l’entreprise est tenue d’informer les salariés éligibles à ce dispositif en leur précisant l’impact de la déduction sur leurs droits sociaux. A cette occasion, le salarié doit exprimer sa volonté de bénéficier de ce dispositif. En effet, l’employeur est tenu de s’assurer du consentement de ses salariés. Dans les entreprises, c’est bien souvent le service des ressources humaines qui s’en charge.
Dans le cas où le salarié accepterait les modalités d’application de la déduction forfaitaire spécifique, celle-ci s’appliquerait à compter de l’année civile suivante. A noter que si le salarié est absent durant un mois entier, la DFS ne peut être appliquée. En cas d’absence partielle, la DFS sera applicable sur la rémunération correspondante aux jours réellement travaillés par le salarié.
Cette consultation peut se faire par tout moyen, mais il est préconisé d’utiliser l’Envoi Recommandé Electronique (ERE) d’AR24. En l’absence d’un accord collectif, l’entreprise doit être en mesure, en cas de contrôle de l’URSSAF, de prouver que cette consultation a été faite chaque année en apportant une preuve du consentement du salarié. L’ERE est tout indiqué puisqu’il permet de tracer les envois et de délivrer des preuves horodatées attestant que vos salariés ont bien été notifiés à une date certaine.
Depuis 2023, la DFS fait l’objet d’un durcissement. Cela répond aux abus des entreprises ayant détourné le dispositif pour réduire leur assiette de cotisations sociales sans motif légitime. Pour faire face à ces dérives, la réforme a donc instauré depuis 2023 l’obligation pour les entreprises de prouver que leurs salariés supportent eux-mêmes les frais professionnels.
Cependant, une dérogation temporaire a été mise en place pour 8 secteurs (construction, propreté, transport routier de marchandises ou encore l’aviation civile). Ces derniers n’ont pas à justifier les frais réels. Toutefois, la réforme prévoit une réduction progressive du dispositif, suivie de sa suppression d’ici 2038.
Depuis le 1er janvier 2025, le taux de déduction forfaitaire a encore diminué : 8% pour la construction, 4% pour la propreté, 26% pour les journalistes ou encore pour le spectacle vivant et enregistré, 18% pour les artistes musiciens, choristes, chefs d’orchestre et régisseurs de théâtre et 21% pour les artistes dramatiques, lyriques, cinématographiques ou chorégraphiques.
L’entreprise demeure dans l’obligation d’envoyer une information aux salariés afin de recueillir leur consentement pour bénéficier du dispositif s’ils le souhaitent. Il s’agit d’un courrier qui, idéalement, peut être envoyé par Envoi Recommandé Électronique (ERE). AR24 vous propose ci-dessous un courrier type à envoyer aux salariés chaque année.
Votre société
Nom du Responsable RH
N° SIRET
Nom et prénom du représentant légal
Adresse du siège social
Code postal / Ville
N° Tél
Adresse email
[Nom et prénom du salarié]
[Coordonnées du salarié]
Fait à (Ville), le (Date).
Objet : Information et accord relatif à l’application de la Déduction Forfaitaire Spécifique (DFS) sur votre rémunération
Madame / Monsieur [Nom et prénom du salarié],
Par la présente, nous vous informons que votre rémunération est soumise à la Déduction Forfaitaire Spécifique (DFS), conformément à l’article L.242-1, alinéa 5 du Code de la sécurité sociale. Ce dispositif visant à réduire l’assiette des cotisations sociales, entraîne une modification du calcul des cotisations patronales et salariales. Bien que cette mesure puisse impacter le calcul de certains droits sociaux (indemnités, retraite, chômage, etc.), elle n’affecte pas votre salaire brut.
Conformément aux obligations légales, votre accord pour bénéficier de cette déduction est requis. De ce fait, nous vous prions de bien vouloir nous retourner signé le document joint sous [X jours] à compter de la réception de ce courrier.
Cette signature atteste que vous avez bien été informé(e) de votre éligibilité au dispositif et que vous acceptez les modalités d’application.
Vous trouverez également en pièce jointe un document explicatif sur la DFS et son impact sur vos droits sociaux.
Le service Ressources Humaines reste à votre disposition pour toute question.
Dans l’attente de votre retour, nous vous prions d’agréer [Madame/Monsieur] l’expression de nos salutations distinguées.
[Nom du responsable RH]
[Fonction]
[Signature]
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