Une facture est arrivée à échéance, mais votre client ne l’a pas réglée. Avant d’envisager une procédure de recouvrement, une lettre de relance pour facture impayée permet de rappeler la dette et de demander son paiement.
Cette démarche doit intervenir rapidement. Plus le paiement d’une facture tarde, plus son recouvrement risque d’être difficile. Une relance structurée vous aide aussi à préserver votre trésorerie sans dégrader inutilement la relation commerciale.
Que faut-il écrire dans la lettre ? Quand l’envoyer ? Faut-il relancer par email, par courrier simple ou par envoi recommandé ?
Vous trouverez dans cet article les mentions à intégrer dans un courrier de relance pour facture impayée, les délais à respecter et deux modèles de relance à adapter selon la situation.
Résumé de l’article
Sommaire :
La lettre de relance est un courrier adressé à un client qui n’a pas payé une facture à la date prévue. Elle lui rappelle le montant dû, l’échéance dépassée et les modalités de règlement.
Cette démarche fait partie du recouvrement amiable. Elle vise à obtenir le paiement sans saisir immédiatement un juge ou engager une procédure de recouvrement judiciaire.
La première relance peut rester courtoise. Un retard peut venir d’un oubli, d’une facture non reçue, d’une erreur administrative ou d’un désaccord non signalé. Le message doit donc demander une régularisation tout en laissant au client la possibilité d’expliquer la situation.
Si le retard se prolonge, les relances suivantes peuvent devenir plus fermes. Elles doivent néanmoins rester professionnelles, précises et proportionnées.
La relance rappelle une obligation de paiement. Elle demande au client de régulariser sa situation, mais ne constitue pas nécessairement une mise en demeure.
La mise en demeure représente une étape plus formelle. Elle demande au débiteur d’exécuter son obligation dans un délai précis. Son contenu doit exprimer clairement la demande de paiement et les conséquences possibles en l’absence de régularisation.
En pratique, plusieurs relances amiables peuvent précéder la mise en demeure. Ce passage progressif permet de préserver la relation commerciale tout en structurant le dossier de recouvrement.
Point de vigilance : si un texte, un contrat ou une procédure impose une forme particulière, vérifiez les conditions applicables avant l’envoi.
Vous pouvez relancer votre client dès que la date d’échéance mentionnée sur la facture est dépassée. Il n’est pas nécessaire d’attendre plusieurs semaines.
Avant l’envoi, vérifiez que la facture est bien exigible. Contrôlez notamment sa date d’émission, son échéance, son montant, les coordonnées du client et les éventuels avoirs enregistrés.
Assurez-vous également que la prestation a été réalisée ou que les produits ont été livrés selon les conditions prévues. Cette vérification évite d’envoyer une relance fondée sur une information incomplète.
Une procédure de relance peut suivre les étapes suivantes :
Le nombre de relances dépend du contexte. Il peut varier selon le montant de la facture, l’ancienneté du retard, la relation commerciale et les réponses du client.
Multiplier les relances sans modifier le message ni fixer de prochaine étape réduit toutefois leur efficacité. Chaque courrier doit faire progresser le dossier.
Une lettre de relance efficace permet au client d’identifier immédiatement la facture concernée et l’action attendue. Elle doit réunir toutes les informations nécessaires au paiement.
Indiquez en priorité :
Vous pouvez joindre une copie de la facture. Le client dispose ainsi des informations nécessaires sans devoir rechercher le document initial.
La lettre doit également préciser comment vous contacter si la facture a déjà été réglée ou si elle fait l’objet d’une contestation. Cette mention facilite le traitement des erreurs de rapprochement et des désaccords commerciaux.
Dans une première relance, vous pouvez demander un règlement dans les meilleurs délais.
Lors de cette première relance vous pouvez demander au client de régulariser rapidement sa situation et, si nécessaire, de vous confirmer une date de paiement. Cette date doit rester réaliste et cohérente avec l’avancement du dossier.
Dans une deuxième relance, il est préférable d’indiquer une date précise ou de demander au client de communiquer son échéancier.
Une dernière relance doit prévoir une échéance claire avant le passage à l’étape suivante. Ne laissez pas entendre que le délai de paiement initial est prolongé si ce n’est pas votre intention.
Dans les relations entre professionnels, les pénalités de retard sont exigibles selon les conditions prévues par le Code de commerce et les documents contractuels applicables. Une indemnité forfaitaire de 40€ pour frais de recouvrement est également prévue dans les conditions fixées par la loi. Ces règles concernent les relations entre professionnels et ne s’appliquent pas de la même manière lorsqu’un consommateur est concerné.
Les conditions d’application des pénalités doivent être cohérentes avec vos conditions générales de vente et les mentions portées sur la facture. Avant de les réclamer, vérifiez donc les documents contractuels transmis au client.
Lorsque vous les mentionnez dans la lettre, distinguez le montant principal, les pénalités de retard et l’éventuelle indemnité forfaitaire. Le client doit comprendre comment se compose la somme réclamée.
Le modèle suivant peut être utilisé pour une première relance adressée à un client professionnel. Adaptez-le à votre contrat, à votre relation commerciale et au contexte du retard.
[Nom de la société]
[Adresse]
À [lieu], le [date],
Objet : Relance concernant la facture n° [numéro de facture]
Madame, Monsieur,
Sauf erreur de notre part, la facture n° [numéro], émise le [date] pour un montant de [montant] euros, est arrivée à échéance le [date].
À ce jour, nous n’avons pas identifié son règlement.
Nous vous remercions de bien vouloir procéder au paiement dans les meilleurs délais, selon les modalités indiquées sur la facture jointe.
Si le règlement a déjà été effectué, nous vous invitons à nous transmettre sa date et sa référence afin que nous puissions vérifier son enregistrement.
En cas de difficulté ou de contestation concernant cette facture, vous pouvez contacter [nom du contact] à l’adresse [adresse électronique] ou au [numéro de téléphone].
Nous vous remercions par avance pour votre retour.
Cordialement,
[Nom et fonction] [Entreprise] [Coordonnées]
[Références de paiement]
Objet : Deuxième relance concernant la facture n° [numéro]
Nous revenons vers vous concernant la facture n° [numéro], d’un montant de [montant] euros, arrivée à échéance le [date].
Malgré notre précédente relance du [date], nous n’avons pas identifié son règlement.
Nous vous demandons de régulariser cette situation au plus tard le [date] ou de nous communiquer une date de paiement.
Si cette facture fait l’objet d’un désaccord, merci de nous indiquer précisément le motif de votre contestation et de joindre les documents utiles à son examen.
Sans retour de votre part, nous pourrons engager l’étape suivante de notre procédure de recouvrement.
Concrètement : n’annoncez que les actions que vous êtes réellement prêt à engager. Une formulation précise renforce la crédibilité de la relance.
Le canal d’envoi dépend de l’importance de la facture, de l’avancement du dossier et du niveau de traçabilité recherché.
Un email classique peut convenir pour un premier rappel. Il est rapide et simple, mais son suivi peut être limité si vous devez ensuite démontrer précisément votre démarche.
Un envoi électronique traçable permet de dématérialiser la relance tout en conservant les preuves liées à son traitement. Il peut être pertinent pour les professionnels du recouvrement et les petites entreprises qui souhaitent mieux suivre leurs dossiers.
Pour tracer l’envoi d’une relance et accéder aux preuves associées, vous pouvez utiliser l’Envoi Recommandé Électronique AR24. Il simplifie le suivi du recouvrement en réduisant les tâches d’impression, de mise sous pli et d’affranchissement tout en améliorant la traçabilité des échanges. Vous pourrez même ajouter directement un lien de paiement dans votre ERE.
L’ERE n’est toutefois pas l’équivalent juridique d’une lettre recommandée. Si un texte, un contrat ou une procédure impose un recommandé avec accusé de réception, vous devez utiliser le mode d’envoi requis.
Si les relances et la mise en demeure restent sans effet, vous pouvez envisager une procédure de recouvrement adaptée à la créance. Selon la situation, il peut notamment s’agir d’une procédure simplifiée pour les petites créances ou d’une injonction de payer.
Vous pouvez l’envoyer dès que la date d’échéance est dépassée, après avoir vérifié que la facture est exacte et exigible. Il n’est pas nécessaire d’attendre plusieurs semaines pour contacter le client.
Une relance amiable n’est pas systématiquement obligatoire avant toute action, mais elle permet souvent d’obtenir un paiement sans procédure contentieuse. Vérifiez toutefois si votre contrat ou la procédure envisagée prévoit une démarche particulière.
Aucun nombre unique de relances ne convient à toutes les situations. Une ou plusieurs relances peuvent précéder la mise en demeure selon le montant, le retard, les réponses du client et votre procédure interne.
Oui, une relance peut être envoyée par email ou avec un service électronique traçable lorsqu’aucun formalisme particulier n’est imposé. L’Envoi Recommandé Électronique AR24 permet de conserver les preuves associées à l’envoi et à sa réception.
L’Envoi Recommandé Électronique, ou ERE, peut être utilisé pour envoyer une relance client lorsque la loi ou le contrat n’impose pas une lettre recommandée avec accusé de réception. Il convient notamment aux rappels de paiement et aux premières relances de factures impayées.
L’entreprise dépose son courrier et ses éventuelles pièces jointes sur une plateforme telle qu’AR24, renseigne l’adresse électronique du client, puis procède à l’envoi. Elle reçoit ensuite des preuves électroniques permettant de tracer le dépôt, la transmission et, selon l’action du destinataire, la réception, le refus ou l’absence de consultation.
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