Au moins une fois par an, une société se doit d’organiser une Assemblée Générale. Elle peut être soit ordinaire soit extraordinaire en fonction des circonstances, et permet notamment de faire approuver les comptes annuels de la société. Il est donc important de convoquer les personnes concernées lors de cette Assemblée Générale, voici donc un modèle de convocation adéquat.
Sommaire :
On parle d’Assemblée Générale ordinaire pour qualifier une réunion obligatoire entre les actionnaires et associés d’une société qui a lieu une fois par an, au plus tard 6 mois après la clôture de l’exercice comptable. C’est le dirigeant de l’entreprise qui se doit de tenir cette AGO. L’objectif de cette réunion est notamment de faire approuver les comptes annuels de l’entreprise par le dirigeant, les associés et les actionnaires.
Le dépôt des comptes annuels se fait ensuite devant le greffe du tribunal de commerce. Il s’agit d’une obligation légale qui a pour objectif la transparence dans la vie des affaires de la société.
L’organisation de cette réunion commence avant tout par la convocation de ses membres. En ce qui concerne les SARL et EURL par exemple, le délai légal de convocation est de 15 jours avant la tenue de l’AGO. Pour les autres formes d’entreprise, le délai est précisé dans les statuts de la société. C’est le dirigeant de l’entreprise qui est chargé de convoquer les actionnaires et associés, ainsi que le commissaire aux comptes s’il y en a un. Plusieurs éléments doivent être fournis avec la convocation :
Il est nécessaire d’utiliser une lettre recommandée avec accusé de réception pour convoquer les participants à cette Assemblée Générale ordinaire. Pour plus de simplicité, la Lettre Recommandé Electronique (LRE) peut aussi être utilisée. Strict équivalent juridique d’un recommandé papier selon l’article L-100 du CPCE, la LRE est utilisable dans toutes les procédures exigeant le recours à un recommandé. Pour convoquer les actionnaires et les associés de votre entreprise, il vous suffit de recueillir le consentement des destinataires particuliers ou administration.
[Raison sociale de la société][Montant du capital]
[Adresse du siège social de la société]
[Numéro et lieu d’immatriculation au RCS]
[Nom et prénom du destinataire]
[Adresse]
Le [date]
Objet : Convocation à l’Assemblée Générale ordinaire de la société [raison sociale de la société] du [date de l’Assemblée Générale]
Madame, Monsieur,
Vous êtes invité à assister à l’Assemblée Générale ordinaire annuelle de votre société [raison sociale de la société] qui aura lieu le [date] à [heure] au [adresse].
L’ordre du jour de cette Assemblée générale sera le suivant : [liste des questions étudiées lors de cette Assemblée Générale].
Je vous adresse ci-joint les documents suivants :
Si vous n’avez pas la possibilité de vous présenter à la réunion, vous pouvez donner un mandat à un autre associé pour vous représenter. Pour cela, il vous suffit de compléter et de signer le pouvoir ci-joint et de le remettre à votre représentant.
Je vous prie d’agréer Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.
[Signature]
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