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Que doit contenir la convocation à une assemblée générale de société ?

Dans le cadre de l’organisation d’une Assemblée Générale de société, il est nécessaire d’envoyer une convocation pour prévenir les membres qui doivent être présents lors de la tenue de cette réunion. Il est donc nécessaire que certains éléments bien précis soient fournis au moment de cette convocation pour que les participants puissent s’y préparer. Plusieurs documents et informations doivent donc être communiqués lors de la convocation en ce sens.

Sommaire :

  1. Une Assemblée Générale de société, c’est quoi ?
  2. Organiser une Assemblée Générale ordinaire
  3. Quels éléments dans la convocation ?

1. Une Assemblée Générale de société, c’est quoi ?

Ce que l’on appelle une Assemblée Générale ordinaire ou AGO est une réunion tenue une fois par an et qui permet aux associés de l’entreprise de valider les comptes annuels. On parle de cette réunion en la qualifiant d’ordinaire puisqu’elle se présente de manière récurrente, soit une fois l’an. On peut la comparer à d’autres assemblées qui peuvent être qualifiées d’extraordinaires, puisqu’invoquées à tout moment et pour une raison plus spécifique.

Lorsque l’on parle d’approuver les comptes de l’entreprise, il s’agit en fait de valider la bonne gestion de l’entreprise et de ses comptes. Cette réunion est aussi l’occasion de valider les prises de décision ou encore de décider de l’affectation du résultat si les chiffres sont positifs par exemple. La mise en réserve du résultat, l’augmentation du capital social ou encore la distribution sous forme de dividendes peuvent ainsi être décidées. Une fois les comptes approuvés, ils font l’objet d’un dépôt au greffe du tribunal de commerce.

Une AGO se tient une fois par an et doit avoir lieu dans les 6 mois qui suivent l’exercice comptable pour les SARL et EURL. Elle est obligatoirement tenue par le dirigeant de l’entreprise et réunit également les actionnaires et les associés. Le commissaire aux comptes de l’entreprise peut aussi être présent s’il y a lieu.

2. Organiser une Assemblée Générale ordinaire

Dans le cadre de l’organisation d’une Assemblée Générale ordinaire, il y a plusieurs choses à anticiper. Il est en effet nécessaire d’adresser une convocation aux personnes concernées par cet événement. Le délai légal de convocation est de 15 jours avant la tenue de l’AGO. Il est possible d’opter pour une Lettre Recommandée Electronique (LRE) pour envoyer les convocations.

En effet, disposant de la même valeur juridique qu’un courrier recommandé papier traditionnel ,comme le prévoit l’article L-100 du CPCE, la LRE est utilisable dans toutes les procédures requérant l’usage d’un recommandé comme c’est le cas pour l’Assemblée Générale ordinaire. Grâce à son format numérique, la LRE vous permettra de gagner un temps considérable et de dématérialiser vos processus pour plus de simplicité. Pour cela, il suffit que vos associés et actionnaires donnent leur consentement pour recevoir ce type de courrier. Une fois leur consentement recueilli, vous pourrez les convoquer par voie électronique.

3. Quels éléments dans la convocation ?

La convocation à une Assemblée Générale ordinaire doit contenir plusieurs informations bien précises, dont notamment la date, l’heure et le lieu de rendez-vous, mais aussi la procédure à suivre si l’on veut désigner quelqu’un d’autre pour s’y rendre à sa place par exemple. Qui plus est, plusieurs documents sont annexés à la convocation pour que chacun puisse en prendre connaissance en amont comme :

 

  • L’ordre du jour détaillé de l’Assemblée Générale
  • Les projets détaillés de résolutions qui seront soumis au vote lors de la réunion
  • La copie intégrale des comptes annuels
  • Le bulletin de pouvoir en cas de procuration

 

Ces éléments doivent donc obligatoirement être joints à la convocation pour que chaque participation puisse anticiper sa venue.

 

Commencez tout de suite à envoyer vos convocations aux AGO par lettre recommandée électronique.

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