Un retard de paiement est souvent un incident isolé, mais lorsque les créances s’accumulent, elles deviennent un véritable frein pour les entreprises. En effet, la trésorerie peut se voir fragilisée et l’organisation interne perturbée. Les équipes perdent alors un temps considérable dans la gestion des relances. Chaque relance de facture impayée représente du temps, de l’énergie et des ressources, cela au détriment du développement de l’activité.
C’est pourquoi il est indispensable pour les entreprises de mettre en place un processus de relance et de recouvrement amiable efficace tout en préservant la relation client. L’Envoi Recommandé Électronique (ERE) AR24 intervient à chaque étape clé du recouvrement amiable : rappel, relance et mise en demeure. Dans cet article, découvrez tout ce qu’il faut savoir sur cette procédure, mais aussi comment l’ERE simplifie les démarches des créanciers.
Sommaire :
À première vue, un retard peut sembler anodin, mais quand les factures impayées deviennent récurrentes ou lorsque les délais de remboursement se rallongent, les créances s’accumulent, perturbant ainsi l’ensemble du processus financier.
Concrètement, les règlements arrivent en retard alors que l’entreprise doit assumer différentes charges : salaires, achat de fournitures, investissements, remboursement de crédit, cotisations sociales, frais de déplacement, formation professionnelle, etc. Il peut rapidement se créer un décalage entre les sorties d’argent et les entrées fragilisant ainsi la trésorerie de l’entreprise.
L’entreprise n’a alors pas d’autre choix que de relancer rapidement les débiteurs. Et si les relances restent sans réponse, elle devra alors rapidement engager d’autres démarches comme l’envoi d’une lettre de mise en demeure.
Outre l’aspect financier, un impayé peut fragiliser la relation client. Il est donc important pour le créancier de gérer le recouvrement des créances avec une stratégie efficace tout en respectant le formalisme de la procédure.
Le recouvrement amiable regroupe l’ensemble des démarches qu’un créancier peut mettre en œuvre pour recouvrer une créance et obtenir le paiement d’une dette. Contrairement au recouvrement judiciaire, il ne nécessite pas l’intervention d’un juge ni le passage devant un tribunal.
Cette phase repose sur le dialogue entre le créancier et le débiteur dans le but de trouver une solution amiable.
Pourquoi le recouvrement amiable est-il la première étape ?
Le recouvrement amiable est l’étape qui précède le recouvrement judiciaire, qui est souvent une procédure longue et coûteuse. Cette phase amiable permet au créancier d’agir rapidement et de rappeler au débiteur ses obligations légales. Ce type de démarche vise à conserver une approche respectueuse et professionnelle.
Bien qu’elle soit moins formelle qu’un recours judiciaire, le recouvrement amiable offre la possibilité au créancier d’obtenir un règlement rapide sans avoir à passer devant le juge.
Le recouvrement amiable repose sur un processus progressif qui comporte différentes étapes. Après la prise de contact et la relance du débiteur, le créancier peut envisager de négocier un accord avec ce dernier, notamment s’il rencontre des difficultés financières.
Les négociations peuvent porter sur la mise en place :
Si le débiteur ne respecte pas cet accord, le créancier devra envoyer une lettre de mise en demeure ou engager une procédure judiciaire.
Pour recouvrer une créance de façon amiable, le créancier doit suivre chaque phase du processus et respecter un formalisme particulier.
Voici les pratiques courantes du recouvrement amiable :
La relance téléphonique permet de prendre contact avec le débiteur. Bien qu’elle ne soit pas obligatoire, elle est recommandée pour rappeler au débiteur l’existence de la dette.
Souvent, il s’agit d’un simple oubli de la part du débiteur. Cet appel permet bien souvent d’aboutir au règlement de la dette.
Si la relance téléphonique n’a pas abouti, le créancier doit formaliser sa demande par écrit. Cette relance est plus formelle qu’une simple relance téléphonique et permet de conserver une trace écrite. Il est d’usage d’utiliser l’Envoi Recommandé Electronique (ERE) AR24pour des raisons de simplicité, de rapidité et de fiabilité.
La lettre de relance doit rappeler :
En l’absence de réponse aux différentes relances ou si aucun accord n’est trouvé entre les parties, le créancier doit envisager de mettre en demeure le débiteur. Cette lettre de mise en demeure doit rappeler les conséquences de détenir une dette. En effet, le débiteur s’expose à des poursuites judiciaires. Il peut s’agir d’une injonction de payer ou d’une saisine du tribunal.
Il est impératif de conserver une trace de la mise en demeure qui devra être conservée dans un dossier dédié au recouvrement. Dans cette situation, il est préconisé d’utiliser l’ERE AR24. Cette solution génère des preuves de dépôts, d’envoi et de réception permettant d’attester que vous avez bien tenté de résoudre le litige à l’amiable. Ces preuves fournies par AR24 pourront être portées devant le juge.
Si, malgré toutes les relances et la mise en demeure, le débiteur ne règle pas sa créance, le créancier doit envisager le recouvrement contentieux. Cette étape intervient lorsque le recouvrement amiable n’a pas permis d’obtenir le paiement et qu’il devient nécessaire de faire valoir ses droits devant la justice.
Le recouvrement à l’amiable est le moyen le plus simple, le plus rapide et le moins coûteux. Il permet d’éviter les frais de justice, les délais d’attente du tribunal ou encore les coûts liés aux exécutions forcées. Pour une entreprise, le recouvrement amiable des créances est un gain de temps non négligeable.
Saisir la justice peut grandement affecter la relation client. La procédure amiable a pour but de maintenir une relation commerciale saine, de prendre en compte les difficultés passagères des sociétés clientes et les imprévus qu’elles peuvent rencontrer en leur proposant des conditions de règlement adaptées.
En résumé, cette approche à l’amiable vise à résoudre les conflits plus rapidement.
Avec l’envoi de la lettre de mise en demeure par ERE AR24, vous pouvez constituer un dossier juridique solide grâce aux preuves d’envoi, de dépôt et de réception qui disposent d’un horodatage qualifié. Les preuves ainsi que le contenu de vos courriers sont conservées pendant 10 ans et peuvent établir que vous avez relancé votre client et tenté de négocier avec lui.
Vous pouvez également prouver que la créance est certaine, liquide et exigible, autrement dit, que la facture est arrivée à échéance et que le délai de paiement est dépassé.
Le créancier est tenu à certaines obligations et doit respecter la procédure prévue par le Code de commerce et droit de la consommation.
Le créancier doit être en mesure de justifier l’existence de la créance sans quoi la demande de règlement pourra être contestée.
L’entreprise doit prendre en compte les difficultés financières passagères des sociétés clientes et leur proposer des solutions temporaires sans exercer de pression abusive ni répétée. En effet, les démarches doivent être réalisées de façon respectueuse.
Cette lettre est obligatoire et doit répondre à un certain formalisme. Elle doit notamment contenir des mentions obligatoires :
À noter que l’entreprise doit accorder un délai de 8 jours à ses clients pour le règlement des dettes.
Il est indispensable de conserver des preuves pour constituer un dossier solide en cas de procédure judiciaire.
Vous devez donc garder :
L’entreprise a tout intérêt à agir rapidement. Idéalement, la première relance pourra intervenir dès l’échéance dépassée. En effet, plus vous intervenez rapidement et plus vous avez des chances d’obtenir un règlement rapide de la facture impayée.
Il est préconisé de mettre en place un processus de relance bien défini au sein de votre entreprise. Cela permet non seulement d’assurer un suivi rigoureux, de gagner du temps, mais aussi d’optimiser l’efficacité du recouvrement des créances.
En cas de difficultés de paiement de vos clients, il pourrait être intéressant de proposer un calendrier clair avec des sommes raisonnables à régulariser à une date déterminée sans que cela n’affecte votre trésorerie. Vous pourrez ainsi éviter une procédure judiciaire.
L’ERE AR24 est une solution idéale pour sécuriser vos relances, mais aussi pour gagner un temps précieux. Nous allons voir dans la dernière partie de cet article, le cadre légal de ce courrier dématérialisé ainsi que les avantages pour les entreprises dans ce type de procédure.
Mettre en place un logiciel de recouvrement peut vous permettre d’automatiser l’envoi des relances et des mises en demeure, de suivre les créances et paiements en temps réel, d’éviter les erreurs humaines et de centraliser tous les échanges du dossier.
À noter que l’ERE AR24 est déjà intégré à certains logiciels de recouvrement. Vous pourrez ainsi améliorer la gestion des retards de paiement.
Par ailleurs, il pourrait être judicieux de faire appel à une société spécialisée dans le recouvrement des créances. Le rôle de ces sociétés est de prendre en charge toute une partie du processus : relances, négociations, mises en demeure, préparation des dossiers pour saisir la justice, etc.
L’ERE est un recommandé dématérialisé permettant d’obtenir des preuves de l’envoi à la réception du courrier. Chaque preuve dispose d’un horodatage qualifié et d’une présomption de fiabilité. Ainsi, les échanges concernant une facture impayée seront sécurisés et tracés de façon fiable.
L’ERE AR24 offre de nombreux avantages pour optimiser la gestion d’une créance et fluidifier les échanges avec les clients dont la facture n’a pas été réglée.
Avec l’ERE, les communications sont envoyées instantanément. Le destinataire peut alors prendre immédiatement connaissance du courrier recommandé et procéder au remboursement de sa dette.
Les sociétés de recouvrement ou celles qui détiennent la créance et qui utilisent AR24 peuvent gagner un temps précieux. L’envoi et la gestion des courriers se font en quelques clics depuis une plateforme intuitive qui ne demande aucune installation. Il suffit de créer son espace personnel pour commencer à utiliser les services d’AR24.
La solution AR24 est une solution parfaitement adaptée à vos enjeux. Elle permet l’envoi simultané de courriers à des dizaines de destinataires. Par ailleurs, il vous est possible d’ajouter un lien de paiement à vos courriers afin de faciliter le règlement des factures. Enfin, l’expéditeur pourra enregistrer des modèles de courriers afin de gagner du temps sur les prochains envois.
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