Transmission du solde de tout compte : guide complet pour les RH avec AR24

Sommaire :

• Solde de tout compte : définition, procédure, calcul, obligations juridiques et contestation
• Comment établir un reçu de solde de tout compte ?
• Modèle de reçu de solde de tout compte
• Pourquoi les services RH ont-ils tout intérêt à utiliser la Lettre Recommandée Électronique AR24 pour la transmission du solde de tout compte ?

 

À chaque fin de contrat, l’employeur est tenu de remettre au salarié un solde de tout compte. Ce document obligatoire est remis au moment de la rupture du contrat de travail, qu’il s’agisse d’un CDD ou d’un CDI, et ce, peu importe le motif de la rupture (faute grave, changement d’emploi, baisse d’activité, litige entre le salarié et l’entreprise, départ à la retraite). Découvrez dans ce guide tout ce qu’il faut savoir sur le solde de tout compte ainsi que les avantages, pour les services RH, d’utiliser la Lettre Recommandée Électronique AR24 (LRE) . Enfin, retrouvez en fin d’article un modèle de reçu de solde de tout compte.

Solde de tout compte : définition, procédure, calcul, obligations juridiques et contestation

Solde de tout compte : définition

Ce document détaille toutes les sommes perçues par le salarié au moment de son départ. On y retrouve les rémunérations et les indemnités. En cas de démission ou d’abandon de poste, le salarié recevra un solde de tout compte, mais il ne pourra pas bénéficier d’indemnités de rupture, étant donné qu’il est lui-même à l’initiative de la rupture.

Bon à savoir : si le salarié est toujours en période d’essai, mais que celle-ci n’a pas été concluante, le service RH doit également lui remettre un solde de tout compte. À noter que pour les stagiaires, l’attestation de stage fait office de solde de tout compte.

Conformément à l’article L.1234-20 du Code du travail, il revient à la société qui emploie le salarié de calculer le solde et de lui remettre ce reçu. Une fiche de paie récapitulative doit accompagner ce solde de tout compte et détailler les congés, les diverses primes, les indemnités ou encore le 13^ème mois. Enfin, un certificat de travail et une   devront également être remis au salarié en fin de contrat.

 

Les obligations juridiques de l’employeur

La rédaction du solde de tout compte

Pour que le solde de tout compte puisse avoir une valeur juridique, la société doit respecter certaines dispositions légales. Sa remise est obligatoire et le salarié est en droit de saisir le Conseil des prud’hommes si son employeur ne respecte pas ses obligations. Ce document permet notamment à l’employeur de se protéger en cas de litige avec son salarié en prouvant qu’il a respecté les dispositions légales. La remise du solde de tout compte limite également les risques de contestation du salarié, tout particulièrement si ce dernier le signe. Enfin, cela permet de clore les comptes financiers avec le salarié.

D’autre part, le service RH doit établir le reçu en double exemplaire, un pour l’employeur et un autre pour le salarié. Ce dernier n’est pas dans l’obligation de le signer. S’il le signe, il ne renonce pas pour autant à son droit de contestation. Cependant, le délai de contestation sera réduit à 6 mois pour ce qui est des sommes mentionnées dans le reçu. La contestation des sommes non mentionnées reste fixée à 3 ans.

Enfin, il est impératif que ledit reçu fasse état du détail des sommes perçues. Un simple renvoi au bulletin de paie annexé n’a pas pour effet de libérer l’employeur de ses obligations légales (Cour de cassation, 14 février 2018, n°16-16.617).

 

Le délai de remise du solde de tout compte

Sauf disposition contraire prévue par la convention collective, le solde de tout compte doit être remis le dernier jour de travail effectif du salarié ou le lendemain du jour d’obtention de l’homologation d’une rupture conventionnelle. En cas de dispense de préavis, ce document devra être mis à disposition du salarié le jour où il quitte physiquement la société.

Un léger retard pourra être accordé à l’employeur, mais, si la remise est jugée tardive et cause un préjudice au salarié, ce dernier pourra saisir le Conseil des Prud’hommes.

La remise du solde de tout compte s’effectue en main propre, par   ou papier avec accusé de réception. Pour des raisons de rapidité, il est intéressant  de privilégier le format électronique.

 

Le détail des sommes du solde de tout compte

Au moment de la rupture du contrat, différentes sommes peuvent être versées à l’employé.

On peut citer :

• La rémunération des heures de travail pour le mois en cours (salaire de base) ;
• La rémunération des heures supplémentaires ;
• Les éventuelles indemnités de licenciement ;
• L’indemnité de fin de mission d’un CDD, de licenciement ou de rupture conventionnelle ;
• Les indemnités compensatrices de congés payés ou des jours RTT non pris ;
• Les indemnités compensatrices de préavis en cas de dispense de préavis et de mise à disposition de l’employé;
• Éventuellement, les bonus et gratifications (prime d’ancienneté, 13^ème mois calculé au prorata, etc.) ;

Chaque somme devra faire l’objet d’une mention spécifique sur le reçu du solde de tout compte. La mention d’une somme globale n’est donc pas suffisante. En cas d’omission d’une somme, l’employé pourra la contester.

Pour ce qui est de la prime d’intéressement, elle suit un régime spécifique et ne sera donc pas incluse dans le reçu de solde de tout compte. En effet, une prime d’intéressement ne peut figurer dans le reçu du fait qu’elle est souvent liée à un exercice non terminé.

La Cour de cassation, dans un arrêt du 29 janvier 1997 n°92-45.132, a clarifié le cas particulier des primes d’intéressement. Ces sommes ne sont pas acquises par l’entreprise si elles ne sont pas réclamées par l’employé dans l’année. Elles sont alors transférées à la Caisse des dépôts pour une durée de 30 ans avant d’être définitivement versées au Trésor public en l’absence de réclamation par l’employé durant les délais impartis.

 

Calcul du solde de tout compte

La rémunération des heures de travail

Pour le calcul du dernier salaire, il convient de prendre en compte le nombre d’heures travaillées au cours du dernier mois.

Les primes annuelles

Le calcul de ce type de primes dépend de la convention collective et des accords de branche.

L’indemnité compensatrice des congés payés

Lorsqu’un salarié arrive à la fin de son contrat ou qu’il quitte sa société suite à une démission, un licenciement ou à un départ à la retraite, il peut avoir des congés payés acquis qu’il n’a pas pris. L’employeur est alors tenu de payer ces CP sous forme d’indemnités. On parle alors d’indemnités compensatrices de CP.

Il existe deux méthodes de calcul. La plus avantageuse pour le salarié doit être choisie.

• La méthode du pourcentage : Elle correspond à 10% de la rémunération brute totale perçue par le salarié pendant la période de référence, soit généralement l’année écoulée. Par exemple, un salarié a gagné 30 000 euros sur l’année. Il lui reste 5 jours de congés. Le calcul est le suivant : 10% de 30 000 euros, proportionnés au nombre de jours de congés non pris.
• La méthode du maintien de salaire : L’entreprise calcule ce que le salarié aurait normalement perçu s’il avait pris ses congés payés. Le calcul s’effectue également en fonction du nombre d’heures travaillées. Pour deux semaine de congés payés, on se base sur un mois de 21 jours ouvrés (7 h/jour), le total d’heures travaillées est de 147 h (21 × 7) et les congés payés représentent 70 h (10 × 7). Le calcul sera donc de : 1 820 × (7 × 10) ÷ (7 × 21) = 866,66 €.

L’indemnité de rupture conventionnelle

Lors d’une rupture conventionnelle, le salarié perçoit une compensation calculée en fonction de son ancienneté.

• Moins de 10 ans : L’indemnité ne peut être inférieure à ¼ de mois de salaire par année d’ancienneté.
• Plus de 10 ans : L’indemnité ne peut être inférieure à ¼ du mois de salaire par année d’ancienneté pour les 10 premières années et 1/3 de mois de salaire pour les années qui suivent.

Bon à savoir : Bien souvent, les sociétés utilisent des simulateurs de solde de tout compte accessibles en ligne afin d’avoir une estimation précise des sommes à verser au salarié. Cependant, il est important de vérifier le calcul car il y a de nombreux éléments à prendre en compte.

 

Comment établir un reçu de solde de tout compte ?

Le service RH a l’obligation de détailler les sommes perçues par le salarié au moment de la fin de son contrat. Ce document doit être daté et comporter la signature de l’employeur. Le Code du travail ne prévoit aucun formalisme particulier pour la préparation du solde de tout compte, hormis les mentions obligatoires précitées.

Cependant, nous préconisons d’ajouter certaines informations telles que :

• La mention « solde de tout compte » ;
• La mention « établi en deux exemplaires, dont un remis au salarié » ;
• Les coordonnées de l’entreprise ;
• Les coordonnées du salarié.

Bon à savoir : l’entreprise n’est pas tenue de préciser dans le reçu de solde de tout compte que la signature du salarié a pour effet de réduire le délai de contestation ni de mentionner le délai de 6 mois.

 

Modèle de reçu de solde de tout compte

Pourquoi les services RH ont-ils tout intérêt à utiliser la Lettre Recommandée  Électronique AR24 pour la transmission du solde de tout compte ?

En raison de ses nombreux avantages, les services RH ont recours à la  pour simplifier et accélérer les procédures liées aux fins de contrat, notamment la transmission du solde de tout compte, du certificat de travail et de l’attestation France Travail.

 

Envoi et réception en un clic

Grâce à son envoi instantané, la Lettre Recommandée Électronique  permet de respecter les délais légaux et d’effectuer les procédures de fin de contrat en toute sérénité. AR24 aide donc les sociétés à se conformer à leurs obligations et à réduire les risques de contentieux avec les salariés.

De plus, vous n’êtes plus dépendant des horaires de départ du service courrier. Les documents de fin de contrat pourront être transmis au salarié sortant 7j/7 et 24h/24.

Plus besoin d’imprimer vos courriers et preuves ni de les stocker physiquement : AR24 vous aide à passer au zéro papier.

Enfin, AR24 permet aux expéditeurs et aux destinataires de gagner du temps. L’envoi et la réception se font en un clic, ce qui garantit une gestion plus fluide des dossiers et une meilleure relation avec vos salariés.

 

Des preuves horodatées

Les services RH bénéficient de preuves électroniques et d’un horodatage numérique à chaque envoi. Ainsi, il sera possible de certifier la date et l’heure d’envoi et de réception du courrier et des pièces jointes (solde de tout compte, certificat de travail, attestation France Travail, etc.), mais aussi de protéger l’entreprise en cas de litige.

AR24 vous permet donc de tracer et de sécuriser vos envois. En effet, les documents de fin de contrat et les preuves relatives sont conservés sur nos serveurs français pendant dix ans.

 

Un tarif unique et sans engagement

Enfin, AR24 est une solution économique proposant un tarif unique et fixe, quel que soit le volume de pièces jointes ou la destination. Par ailleurs, si les équipes RH envoient un volume important de courriers recommandés, il est possible de bénéficier de packs avantageux  dont le tarif est dégressif selon le volume d’envoi.

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