L’envoi d’une convocation à une Assemblée générale réunissant des actionnaires est chose courante et cela nécessite l’utilisation d’une lettre recommandée avec accusé de réception. La LRE, ou lettre recommandée électronique, peut être elle aussi utilisée en ce sens et permettra de bénéficier de nombreux avantages !
A suivre, 7 raisons de choisir la lettre recommandée électronique pour l’envoi des convocations aux assemblées générales
Sommaire :
Pour que les actionnaires d’une entreprise puissent prendre des décisions qui la concernent, ils doivent se réunir de manière régulière lors d’une réunion que l’on appelle Assemblée générale. Plusieurs décisions seront alors soumises au vote des actionnaires.
Il existe deux types d’assemblées générales :
La convocation à une assemblée générale répond à certaines règles comme le fait qu’elle doit être précédée d’une convocation de tous les actionnaires avant d’avoir lieu. Généralement envoyée par lettre recommandée, cette convocation doit faire l’objet d’une procédure bien précise. Dans cette situation, il est aussi tout à fait possible d’opter pour la lettre recommandée électronique à la place. La lettre recommandée électronique peut être envoyée en ligne depuis un service dédié et cela aura certains avantages comme par exemple, la rapidité et la simplicité d’envoi
Par ailleurs, cette convocation devra être adressée aux actionnaires d’une société anonyme (SA) au moins 15 jours avant ladite date ou 10 jours s’il s’agit d’une deuxième convocation. Cependant, des délais plus longs peuvent être prévus par les statuts de la société. Les actionnaires se trouvant dans l’impossibilité de se déplacer pourront être représentés par la personne de leur choix. Par exemple, un autre actionnaire de la SA ou un conjoint.
Enfin, les mentions relatives à la société devront figurer sur la convocation. Ainsi que le type d’assemblée (ordinaire ou extraordinaire), la date et l’heure de la convocation, les modalités de vote, l’ordre du jour contenant les décisions qui seront débattues.
Il faudra aussi joindre à cette convocation tous les documents nécessaires à la réunion tels que les comptes annuels, un pouvoir de représentation à l’AG en cas d’absence, un formulaire de vote par correspondance ou par moyen électronique, le rapport de gestion ainsi que tout document informatif (rapport de gestion par exemple).
Les avantages à opter pour la LRE afin d’envoyer une convocation à des actionnaires pour une Assemblée générale sont nombreux :
La LRE est bien plus rapide puisque son envoi se fait de manière instantanée. En effet, l’envoi électronique permet de supprimer les délais d’acheminement. Sachant que les délais peuvent parfois être serrés, il peut être intéressant d’opter pour ce mode d’envoi qui permettra de gagner du temps.
Ne nécessitant ni acheminement ni impression, le coût de la LRE est plus accessible que sa version papier ce qui la rend plus économique. L’occasion pour l’entreprise de réduire les coûts pour ce courrier envoyé de manière régulière. Par ailleurs, aucun surcoût ne sera appliqué, quel que soit le poids des documents joints à la convocation ; AR24 est disponible à un prix unique qui comprend l’envoi et l’acheminement du courrier et des pièces jointes.
Le fait que la LRE ne soit ni imprimée ni acheminée physiquement jusqu’à son destinataire est aussi un bon point en matière d’écologie. En effet, une entreprise souhaitant s’engager en faveur de l’environnement aura tout intérêt à réduire la production de documents papier et peut alors choisir la LRE pour remplacer la lettre recommandée avec accusé de réception classique.
Cette solution est aussi très pratique puisque la lettre est envoyée en seulement quelques clics. Il suffit seulement de disposer d’une adresse e-mail et de celle de ses destinataires. Il est même possible de réaliser un envoi groupé et simultané à l’ensemble de vos destinataires ; ce qui permet de gagner d’autant plus de temps.
La LRE est une méthode sûre, aucune chance que le courrier ne se perde en cours de route puisque (comme sa version papier) il fait l’objet d’un suivi en temps réel et dispose de preuves équivalentes à celles du recommandé papier (preuve de dépôt et d’envoi, preuve d’accusé de réception/preuve de refus/ preuve de négligence).
La lettre recommandée électronique est aussi très accessible puisqu’il suffit de disposer d’un smartphone, d’une tablette ou d’un ordinateur avec une connexion internet. Elle peut donc être envoyée de n’importe où 24h/24 et 7j/7. Un véritable atout encore une fois lorsque l’on doit respecter des délais courts. Par ailleurs, le courrier, les pièces jointes et les preuves sont ensuite archivés sur nos serveurs sécurisés et accessibles à tout moment depuis votre espace.
Enfin, la lettre recommandée électronique est aussi bien entendu sécurisée. L’identité du destinataire est vérifiée pour qu’il puisse y accéder. Par ailleurs, elle bénéficie de la même valeur légale qu’un courrier recommandé avec accusé de réception papier. En cas de litige, elle permet donc parfaitement de prouver que le courrier a bien été reçu par exemple.
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