Courrier recommandé électronique : les 4 points juridiques à connaître

Comment savoir si le courrier recommandé électronique que vous songez à utiliser est juridiquement équivalent à un courrier recommandé papier (LRAR) ? 

Dans cet article vous retrouverez les principaux aspects légaux qui caractérisent la lettre recommandée électronique qualifiée (LRE).

Sommaire :

1. Le consentement du destinataire non professionnel
2. Choisir un prestataire de confiance qualifié eIDAS
3. L’identification de l’expéditeur et du destinataire de la LRE
4. Une remise de preuves dématérialisées efficace

 

1. Le consentement du destinataire non professionnel

Avant de notifier votre destinataire particulier par courrier recommandé électronique vous devez obtenir le consentement exprès de votre destinataire non professionnel à recevoir des envois recommandés à une adresse email précise (article L100 du Code des postes et des communications électroniques). L’obtention du consentement du destinataire non professionnel est une étape indispensable qui doit précéder vos envois de LRE.  

En fonction de votre métier et de votre relation avec le destinataire vous pouvez obtenir son consentement de plusieurs manières : 

• En l’insérant comme clause dans un contrat
• En lui faisant signer une déclaration prévue à cet effet
• Via le service « Gestionnaire de consentements » d’AR24

 

Nous vous suggérons de prévenir aussi vos destinataires professionnels que vous allez recourir à la lettre recommandée électronique pour vos communications avec eux ; toutefois leur consentement n’est pas indispensable pour les notifier par LRE.

Si vous souhaitez qu’ AR24 demande le consentement de vos destinataires non professionnels pour vous, nous vous invitons à découvrir notre gestionnaire de consentements.

 

2. Choisir un prestataire de confiance qualifié eIDAS

Pour être certain de recourir à un envoi dématérialisé qui soit 100% équivalent à la LRAR d’un point de vue juridique, il vous faut avant tout vous assurer de recourir aux services d’un prestataire de confiance qualifié eIDAS.

Depuis le mois de janvier 2019 seulement un prestataire de confiance qualifié peut acheminer des courriers recommandés électroniques strictement équivalents aux lettres recommandées papier acheminées par voie postale (LRAR).

Il existe encore à ce jour des prestataires achemineurs de courriers recommandés dématérialisés qui ne possèdent pas de qualification eIDAS. Recourir aux services de l’un de ces prestataires signifie qu’en cas de contentieux, la partie adverse pourra discuter la valeur juridique de votre courrier recommandé électronique et ce, à bon escient.

C’est seulement en passant par un prestataire de confiance qualifié eIDAS et en choisissant d’envoyer une lettre recommandée électronique qualifiée, que vous serez complètement sûr d’utiliser le strict équivalent d’une LRAR, et à ce moment là vous bénéficierez de toute la protection juridique que ce type d’envoi apporte.

Les articles 53-1 et suivants du Code des postes et des communication électroniques indiquent les exigences de conformité requises pour la lettre recommandée électronique ; nous en citons deux ici.

 

3. L’identification de l’expéditeur et du destinataire de la LRE

Afin de pouvoir envoyer une LRE qualifiée, l’expéditeur doit faire vérifier son identité avec un degré de confiance élevé.

Pour cela plusieurs solutions s’offrent à l’expéditeur : utiliser une clé RGS** (clé RPVA, clé REAL etc.) ou commander un moyen d’identification qui lui sera remis par voie postale. 

Le destinataire devra également faire vérifier son identité, même si dans son cas un degré substantiel de confiance est suffisant (article R. 53-1 du Code des postes et des communications électroniques). 

AR24 permet à tout destinataire (particulier ou professionnel) de s’identifier et d’accuser-réception de son courrier recommandé 100% à distance.

Si le prestataire achemineur ne demande pas à l’une des deux parties de s’identifier, l’envoi en question n’est pas qualifié ; sa valeur juridique est donc susceptible d’être remise en cause.

 

4. Une remise de preuves dématérialisées efficace

Un des atouts majeurs du courrier recommandé électronique est la mise à disposition immédiate des preuves. En effet le prestataire qualifié a l’obligation de transmettre à l’expéditeur du courrier, de manière efficace et rapide, des preuves dématérialisées qui attestent de :

 

• l’envoi du courrier au destinataire (preuve de dépôt et d’envoi)
• la réception du courrier par le destinataire (preuve de réception) 

ou

• la négligence du courrier par le destinataire (preuve de non réclamation)

ou

• le refus du courrier par le destinataire (preuve de refus)

 

La preuve de dépôt et d’envoi est transmise à l’adresse email de l’expéditeur dans les minutes qui suivent son envoi électronique. L’immédiateté de cette transmission se révèle particulièrement intéressante pour l’expéditeur. Cette preuve correspond en effet à la « preuve de première présentation » postale et c’est à partir de sa datation – assurée par un horodatage qualifié – que des nombreux délais légaux commencent à courir.

L’expéditeur bénéficie ainsi d’un gain de temps remarquable donné par l’absence de délais d’acheminement de la LRE et par la transmission immédiate de cette preuve. 

L’article 53-2 du CPCE détaille tous les éléments qui doivent figurer sur cette preuve. 

Cette preuve, ainsi que les autres, doivent être conservées par le prestataire de confiance pendant au moins un an. Pour en savoir plus, retrouvez notre article dédié aux preuves AR24.