Lorsqu’un propriétaire ou une agence immobilière fait face à des impayés de la part d’un locataire d’un bien immobilier, c’est tout un processus qui peut être mis en place afin de signaler au locataire que certains loyers n’ont pas été réglés. Il convient donc de bien respecter la procédure à suivre pour effectuer les relances d’impayés dans le respect des réglementations en vigueur ; cela pourra notamment se faire grâce à l’utilisation de la lettre recommandée électronique qualifiée.
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En cas de loyer impayé, il convient évidemment en premier lieu de faire savoir à son locataire que certains loyers n’ont pas été réglés. On pourra commencer par informer son locataire de façon informelle par téléphone, SMS, e-mail ou encore par courrier. Cela étant, si la situation n’évolue pas, il peut être nécessaire d’opter pour des moyens de communications plus formels et surtout qui permettront de prouver que le locataire a été informé à différentes reprises que les loyers n’ont toujours pas été payés.
Il est donc possible de commencer par une lettre recommandée avec accusé de réception qui permettra de signaler au locataire que le ou les loyers n’ont toujours pas été réglés. Ce courrier peut également être l’occasion de suggérer une solution à l’amiable si souhaité. Si cette première relance d’impayé par courrier recommandé reste sans réponse et que les loyers ne sont toujours pas réglés, vous pouvez opter pour une mise en demeure.
La mise en demeure est également à envoyer par lettre recommandée avec accusé de réception de préférence. Il s’agit d’un courrier qui permet à nouveau de signaler au locataire que les loyers n’ont toujours pas été payés, mais également de l’informer des sanctions risquées en cas de non-paiement des loyers. La résiliation du bail fait notamment partie des sanctions qui peuvent être mises en place, mais il est également possible de saisir le juge du contentieux de la protection, en veillant à respecter les dispositions du Code de procédure civile applicables au regard du montant de la demande en justice.
De ce fait, la mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception permet de s’assurer que le locataire aura bien reçu le courrier et de le prouver si une procédure auprès d’un tribunal doit être mise en place. Il est donc très important de pouvoir garder des preuves des différents échanges et des différentes relances d’impayés effectuées lorsque l’on fait face à un cas de loyers impayés. La lettre recommandée avec accusé de réception sera idéale pour cela, mais il est également possible d’opter pour la lettre recommandée électronique qualifiée (LRE).
La lettre recommandée électronique qualifiée peut être un véritable avantage pour envoyer ses relances d’impayés facilement lorsque l’on travaille dans le secteur de l’immobilier par exemple. En effet, la LRE permet de rédiger et d’envoyer ses différents courriers directement en ligne tout en profitant de la possibilité de recevoir une preuve de dépôt, un accusé de réception ou une preuve de négligence ou refus exactement comme pour une lettre recommandée avec accusé de réception classique. En effet, la lettre recommandée électronique qualifiée et la lettre recommandée avec accusé de réception ont le même fonctionnement à la différence que l’une fonctionne par voie électronique et l’autre par voie postale. Elles ont par ailleurs toutes deux la même valeur juridique.
L’article L100 du Code des postes et des communications électroniques précise que l’envoi recommandé électronique est équivalent à l’envoi par lettre recommandée dès lors qu’il satisfait aux exigences du Règlement eIDAS. Parmi ces exigences nous retrouvons le fait que seul un prestataire de service de confiance qualifié par l’ANSSI est habilité à acheminer des lettres recommandées électroniques.
L’article L100 précise aussi que « Dans le cas où le destinataire n’est pas un professionnel, celui-ci doit avoir exprimé à l’expéditeur son consentement à recevoir des envois recommandés électroniques. » Veillez donc à recueillir le consentement du locataire particulier, avant toute notification par LRE, et à en conserver la preuve.
Enfin, les identifications de l’expéditeur et du destinataire doivent être sécurisées ; conformément aux lois en vigueur, AR24 requiert une identification à un niveau de confiance élève pour l’expéditeur, et substantiel, pour le destinataire.
Il est donc tout à fait possible d’utiliser la lettre recommandée électronique qualifiée pour l’envoi des relances d’impayés comme pour de nombreux autres documents. Elle permet par ailleurs de gagner un temps précieux puisque l’intégralité des démarches à effectuer se fait directement en ligne. De plus, les courriers sont conservés durant 10 ans, ce qui permet d’avoir le courrier souhaité à disposition si nécessaire.
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