Utiliser la Lettre Recommandée Optimale pour les relances d’impayés locatifs

Publié le 9 février 2021

Relances d'impayés

Les professionnels de l’immobilier en charge de la gestion locative ont de nombreuses tâches à effectuer de façon régulière : c’est notamment le cas des relances d’impayés locatifs. Il est bien souvent nécessaire d’établir de nombreux courriers, ce qui demande beaucoup de ressources en termes de temps et d’argent… Utiliser la Lettre Recommandée Optimale ou LRO se révèle alors intéressant afin d’effectuer les relances d’impayés locatifs.

 

Sommaire :

Pourquoi optimiser l’envoi des relances d’impayés locatifs ?

Comment utiliser la Lettre Recommandée Optimale ?

 

Pourquoi optimiser l’envoi des relances d’impayés locatifs ?

L’envoi des relances d’impayés locatifs représente bien souvent une tâche qui demande du temps puisque chaque mois il sera nécessaire d’établir les différents courriers qui seront transmis aux locataires n’ayant pas payé leur loyer. La mise en place de ces courriers demande une certaine organisation, mais aussi du temps si on considère la rédaction des courriers, leur affranchissement et leur envoi.

Qui plus est, l’envoi des relances d’impayés locatifs par voie postale peut également représenter un coût pour une entreprise, puisque ce type de courrier est généralement envoyé en lettre recommandée avec accusé de réception pour pouvoir s’assurer, et prouver si nécessaire, que le courrier a bien été reçu. La lettre recommandée avec accusé de réception représente donc un certain coût pour l’entreprise et c’est également le cas en ce qui concerne l’impression des différents courriers. Le délai d’acheminement est également à prendre en considération lors de l’envoi des relances d’impayés locatifs.

Enfin, c’est également l’impact écologique de l’envoi de ces nombreux courriers qu’il faut prendre en compte puisqu’il y aura l’utilisation du papier lors de l’impression, mais également l’acheminement des courriers à prévoir. Il peut donc être intéressant pour une entreprise de simplifier le processus de relances d’impayés locatifs afin de gagner du temps, d’économiser et également de diminuer son impact écologique.

 

Comment utiliser la Lettre Recommandée Optimale ?

La Lettre Recommandée Optimale ou LRO est un système d’envoi qui permet l’utilisation de la lettre recommandée électronique et de la lettre recommandée classique. En effet, l’utilisation de la lettre recommandée électronique semble être idéale pour effectuer l’envoi de relances d’impayés locatifs, mais cela nécessite également d’obtenir le consentement du destinataire non professionnel au préalable de l’envoi ; il ne faut pas oublier de garder la preuve de l’autorisation du destinataire à effectuer les envois de courrier par lettre recommandée électronique. Comment optimiser le processus lorsque tous les destinataires ne consentiraient pas à être notifiés par voie électronique ?

La Lettre Recommandée Optimale permet de simplifier ce processus d’envoi de courrier et d’obtenir les consentements des destinataires favorables à la dématérialisation. En effet, la LRO va permettre d’envoyer au destinataire un e-mail lui proposant de recevoir son courrier soit par voie électronique soit par courrier papier. Ensuite, le choix est à lui.

 

Lorsque le destinataire choisit de recevoir son courrier de façon électronique, il recevra alors une lettre recommandée électronique par e-mail, qui permettra à l’expéditeur de recevoir une preuve de dépôt et d’envoi avant, et une preuve de réception après.

Lorsque le destinataire choisit de recevoir son courrier par voie postale, il recevra alors une lettre recommandée classique et l’expéditeur recevra également une preuve de dépôt dématérialisée et un accusé de réception sous format papier.

Lorsque le destinataire ne répond pas à l’e-mail lui proposant de choisir entre une lettre recommandée électronique et une lettre recommandée papier, il recevra automatiquement la lettre recommandée par voie postale. Quel que soit le choix du destinataire, la relance d’impayé locatif sera envoyée et permettra à l’expéditeur de recevoir un accusé de réception qui aura la même valeur juridique qu’il soit au format papier ou électronique.

 

La Lettre Recommandée Optimale permet donc de mettre en place l’envoi de lettres recommandées électroniques auprès des destinataires qui le souhaitent, et de vous faire profiter des avantages de ce mode d’envoi ; les destinataires qui préfèrent le format papier continueront à recevoir leurs recommandés par voie postale. Il s’agit donc d’un produit permettant de satisfaire les besoins de tout destinataire, tout en vous faisant gagner du temps et réaliser des économies.

 

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