Dans le cadre d’un envoi de lettre recommandée électronique (LRE), la vérification des identités de l’expéditeur et du destinataire est requise.
Pour envoyer une LRE, un expéditeur doit être identifié avec un degré de confiance élevé. L’expéditeur doit être identifié par AR24, soit en utilisant un identifiant LRE ou un certificat numérique RGS**.
Un certificat numérique est un document numérique permettant de valider le lien entre une signature électronique et son signataire.
Un certificat peut s’obtenir librement auprès de prestataires spécifiques qualifiés pour cette fonction.
Les certificats sont souvent utilisés pour les appels d’offres, ou par les professionnels du droit comme les notaires, les avocats, etc.
Si vous ne possédez pas de certificat numérique et que vous souhaitez néanmoins envoyer des LRE en utilisant AR24, un identifiant LRE sera requis. Vous devrez alors en commander auprès d’AR24, qui vous le remettra en main propre contre vérification de votre identité.
La procédure prend généralement 2-3 jours : commandez donc vos identifiants sans tarder pour ne pas être pris au dépourvu lorsque vous aurez un envoi urgent à réaliser.
Afin qu’il ne soit pas nécessaire de commander autant d’identifiants que vous avez de collaborateurs, AR24 propose un système de mise en file d’attente des LRE. Ce système de file d’attente peut également être utile aux avocats ou aux notaires ne disposant pas de clés RPVA ou REAL pour l’ensemble de l’équipe.
Ainsi, un collaborateur qui n’aurait pas d’identifiant LRE ou de certificat numérique peut préparer sa LRE sans avoir à l’envoyer (puisqu’il ne peut pas). Une fois sa LRE prête, au lieu de l’envoyer, il devra sélectionner un collaborateur possédant déjà un identifiant LRE ou un certificat numérique.
Ce collaborateur recevra, à heure fixe, un email listant toutes les LRE qui sont en file d’attente au sein de son équipe. Il pourra donc, puisqu’il est en capacité d’utiliser ses identifiants LRE ou son certificat numérique, envoyer toutes les LRE de ses collaborateurs avec le haut degré de confiance qui est requis. L’email de requête qu’il aura reçu contient un lien qui lui permet de s’identifier immédiatement et de faire acheminer les LRE ; la procédure ne prend que quelques secondes et fait même gagner du temps en procédures d’identification à l’échelle de toute l’équipe, puisqu’il n’y a plus qu’une seule personne qui a besoin de s’identifier.
Quant au destinataire, il peut également s’identifier au moyen d’un identifiant LRE ou bien grâce au procédé d’identification visuelle à distance développé par AR24: il devra présenter un document d’identité en cours de validité et effectuer une courte vidéo pour attester de son identité et pouvoir accéder au contenu de sa LRE.
Une fois reçus par AR24, les documents sont placés en attente pour être vérifiés par un opérateur humain ; cette vérification manuelle peut prendre quelques minutes.
Les documents sont alors traités et le destinataire est alors informé par email :
Notez bien que ce transfert est sécurisé et reste confidentiel. Par ailleurs, AR24 ne conserve pas les documents d’identité ni les vidéos : ils sont automatiquement effacés des serveurs AR24, 72h après (le délai légal de conservation des données est respecté).
S’agissant de l’identification de professionnels, une pièce d’identité de la société (type Kbis) devra être communiquée en plus de la pièce d’identité d’un responsable de la société.
L’identification du destinataire d’une LRE est obligatoire pour :
Il n’est pas nécessaire pour un destinataire de s’identifier s’il souhaite « négliger » sa LRE, c’est- à-dire ne pas l’accepter. Dans ce cas, il n’y a rien à faire ; mais la responsabilité du destinataire n’en reste pas moins engagée puisqu’il a contractuellement accepté d’être notifié par LRE.
Pièces jointes
Conservation
Preuve de dépôt et d’envoi
Preuve de réception
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