Notaires : quand et comment récupérer les preuves de vos envois recommandés électroniques ?

Au quotidien, les notaires sont amenés à effectuer un nombre considérable de procédures : notification des actes juridiques, correspondances avec les clients ou autres professionnels du droit. Ces procédures requièrent l’envoi de nombreux courriers recommandés. Pour des raisons de fiabilité juridique, de rapidité et d’efficacité, les notaires optent pour l’envoi dématérialisé. Quoi qu’il en soit, il est indispensable pour ces experts du domaine juridique de pouvoir prouver l’envoi et la réception de leurs courriers électroniques.

Mais alors, comment récupérer les preuves de ces envois et à quel moment ?  Le point dans notre article !

Sommaire :

1. Lettre recommandée 100% électronique : quel intérêt ?
2. Lettre recommandée 100% électronique : quelle valeur juridique ?
3. Quand récupérer les preuves d’un envoi électronique ?
4. Comment récupérer la preuve d’un envoi électronique ?

1. Lettre recommandée 100% électronique : quel intérêt ?

L’avantage majeur de la lettre recommandée électronique (LRE)  est la traçabilité qu’elle offre ainsi que ses garanties au niveau juridique. Cette traçabilité est indispensable dans le cadre juridique où la date d’expédition des documents peut souvent avoir des conséquences légales et où il est souvent nécessaire de pouvoir prouver l’envoi. En cas de litige, les preuves de la LRE peuvent également servir à étayer votre argumentation devant le tribunal et à démontrer que vous avez communiqué toutes les informations nécessaires en temps requis. A noter que les preuves de la LRE disposent d’un horodatage qualifié, vous n’aurez donc pas de difficulté à prouver que le courrier a été envoyé et réceptionné tel jour à telle heure.

2. Lettre recommandée 100% électronique : quelle valeur juridique ?

Vous êtes un notaire à la recherche d’une solution à valeur probante dans le but d’accélérer vos processus ? Déjà utilisée par la plupart des professionnels du notariat, la Lettre Recommandée Électronique (LRE) simplifie et sécurise la transmission de tous vos documents (compromis de vente, notifications VEFA, avis de mutation, DIA, etc.) et constitue une preuve recevable devant les tribunaux. Comme le stipulent l’article L100 du CPCE et le règlement eIDAS, elle a la même valeur juridique que la lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR), dès lors qu’elle répond à certains critères :

• La LRE doit être acheminée par un prestataire de confiance qualifié tel qu’AR24.
• Les moyens d’identification et de vérification d’identité à distance proposés par le prestataire doivent être conformes au règlement eIDAS. Pas d’inquiétude, à partir du moment où le prestataire est qualifié, ils le sont.
• Les dates de réception et d’expédition doivent être vérifiables (horodatage qualifié).
• Si votre destinataire n’est pas un professionnel, son consentement est requis.

 

Plus de 66 000 notaires font confiance à la LRE AR24 pour leurs communications réglementées. Accessible depuis les logiciels métiers utilisés par les professionnels du notariat, l’intégration d’AR24 permet de simplifier et d’optimiser l’envoi des courriers recommandés électroniques.

3. Quand récupérer les preuves d’un envoi électronique ?

Il est recommandé  de récupérer les preuves immédiatement après chaque transmission. Cela garantit une meilleure gestion de vos dossiers et une traçabilité du courrier en cas de litige. C’est également utile pour retracer l’historique complet d’une affaire ou d’un dossier juridique. Mais ne vous inquiétez pas, si vous n’avez pas récupéré vos preuves immédiatement après l’envoi ou la réception, celles-ci restent accessibles à tout moment depuis votre espace AR24.

A savoir que le destinataire dispose d’un délai de 15 jours à compter de la date de réception de la notification pour récupérer son courrier.

Plusieurs options possibles :

• S’il accepte le courrier recommandé électronique, une preuve de réception est générée.
• S’il le refuse, une preuve de refus est générée.
• Si le courrier reste ignoré   une preuve d’ignorance est générée.
• Si le courrier n’a pas pu être délivré (adresse email inexacte ou pleine par exemple), une preuve de non distribution est générée.

 

A noter que si le courrier a été refusé ou ignoré, cela n’a pas pour effet d’interrompre la procédure en cours, étant donné que la preuve de dépôt et d’envoi fait foi grâce à l’horodatage qualifié. Les conséquences sont les mêmes que lorsqu’un destinataire refuse de prendre connaissance d’un recommandé papier traditionnel.

4. Comment récupérer la preuve d’un envoi électronique ?

AR24 dispose d’une expérience reconnue auprès des notaires. L’interface est ergonomique et facilite votre expérience utilisateur. Quel que soit le type de courrier utilisé, AR24 vous permet de bénéficier d’un tarif unique, peu importe le volume de pièces jointes.

L’envoi de la LRE se fait directement en ligne. Vous recevrez la preuve de dépôt et denvoi quelques minutes après l’envoi de votre courrier (l’équivalent d’un avis de passage). Le destinataire reçoit une notification par e-mail qu’il est invité à ouvrir.

Vos courriers sur AR24 sont conservés et accessibles à tout moment. Il suffit de vous rendre sur le site. Ensuite, connectez-vous à votre compte administrateur et rendez-vous sur l’onglet « mes envois ». Vous pouvez ainsi récupérer tous vos courriers (LRE, ERE, avis électronique, etc.), preuves et pièces jointes. Ces données sont conservées sur des serveurs sécurisés. En plus, vous pouvez également profiter d’autres fonctionnalités telles que l’envoi par lot : envoyez simultanément des dizaines de courriers et profitez d’un gain de temps considérable.

L’envoi électronique dématérialise vos flux recommandés et accélère vos processus. Il vous permet de gagner en sécurité et en efficacité pour vous consacrer à l’essentiel : vos clients.

 

Pour commencer à utiliser AR24 et envoyer votre première LRE, créez votre compte AR24 gratuitement et munissez-vous de votre clé REAL afin de sécuriser votre envoi.