Si vous êtes notaire, vous avez déjà forcément entendu parler de la Lettre Recommandée Electronique AR24 (LRE). Dans le secteur du notariat, la LRE, déjà utilisée par plus de 65 000 acteurs, n’est plus à présenter. Cependant, certaines informations relatives à ce courrier recommandé dématérialisé demeurent encore peu connues. Dans ce focus, nous verrons les 4 étapes 100% digitales pour l’envoi d’une LRE avec sa clé REAL.
Sommaire :
Pour pouvoir utiliser AR24, il est nécessaire de créer un compte. La création d’un compte AR24 est gratuite et ne prend que quelques minutes. Vous aurez ainsi accès à toutes les solutions de recommandés électroniques d’AR24 ainsi qu’à nos nombreuses fonctionnalités.
La solution AR24 la plus répandue chez les notaires est la lettre recommandée électronique, mais vous pouvez également retrouver sur votre espace AR24, l’Envoi Recommandé Electronique (ERE) utilisé lorsqu’il n’est pas indispensable d’utiliser une lettre recommandée avec accusé de réception. L’ERE permet de s’assurer de la bonne réception du courrier par le destinataire et de bénéficier d’une date comme valeur probatoire. Vous retrouvez également depuis votre espace AR24, la Lettre Recommandée Optimale (LRO) qui permet de laisser le choix aux destinataires quant au mode de réception : électronique ou papier.
Concernant les fonctionnalités AR24 accessibles depuis votre espace personnel, celles-ci permettent de simplifier et de fluidifier vos envois. Vous aurez la possibilité d’utiliser AR24 en équipe, d’effectuer des envois groupés, d’envoyer des demandes de consentements via le gestionnaire de consentements AR24 ou encore d’enregistrer des modèles de courriers.
Bon à savoir : A noter que vous pouvez également accéder aux services AR24 directement depuis votre logiciel métier si notre solution y a été au préalablement intégrée, mais c’est généralement le cas pour les professions du notariat.
La lettre recommandée 100% électronique nécessite une identification de l’expéditeur à un niveau de confiance élevé conformément au règlement eIDAS. Sans cette identification, la LRE ne peut bénéficier de la même force probante que son homologue papier, la LRAR. Les notaires ont la possibilité de s’identifier sur nos services au moyen de leur clé REAL. En effet, ce moyen d’identification permet de s’identifier à un niveau de confiance élevé.
De même format qu’une clé USB, la clé REAL est un dispositif de sécurité. Plus précisément, il s’agit d’une clé informatique cryptée contenant l’identification et la signature du notaire. Ce certificat numérique permet de signer des documents électroniques, mais aussi d’envoyer et de réceptionner des courriers recommandés électroniques en toute sécurité.
Pour vous identifier et envoyer une LRE AR24 au moyen de votre clé REAL, il suffit de choisir la lettre recommandée électronique sur la page d’accueil de votre espace AR24 ou depuis votre logiciel métier. Ensuite, vous sera demandé de vous identifier. Vous devrez alors choisir de vous identifier au moyen d’un certificat numérique. AR24 vous demandera de brancher votre clé REAL et d’insérer le code PIN relatif à votre certificat numérique. Vous serez ainsi identifié à un niveau de confiance élevé.
Il vous sera ensuite demandé de renseigner les coordonnés de votre destinataire (nom, prénom, adresse email). A noter que si votre destinataire est un particulier ou une administration, la loi impose aux expéditeurs de recueillir leur consentement avant de les notifier par voie électronique (article L.100 du Code des postes et des communications électroniques). Pour simplifier et accélérer cette étape, nous préconisons d’utiliser le gestionnaire de consentement AR24 ou bien d’insérer une clause dans un contrat ou un avenant.
Ensuite, rédigez votre message et ajoutez vos pièces jointes. Vous pouvez ajouter sans coût supplémentaire jusqu’à 256 Mo de documents, quel que soit leur format (PDF, image, audio, vidéo, etc.). Enfin, vous pouvez si vous le souhaitez ajouter des références internes.
Il ne vous reste plus qu’à valider votre envoi. AR24 vous demande de vérifier votre courrier. Vous pouvez encore le modifier ou le valider. L’envoi est instantané et le destinataire est alors notifié immédiatement. L’instant d’après, vous recevez la preuve de dépôt et d’envoi indispensable, quelle que soit la procédure.
Cette preuve est envoyée par email à l’expéditeur si cette option a été activée dans les paramètres du compte AR24. Elle est également accessible à tout moment depuis l’espace AR24 de l’expéditeur sur lequel on retrouve également les autres preuves (preuves de réception, de refus, de négligence ou de non-distribution) ainsi que les courriers et les pièces jointes envoyés ou encore les factures liées au compte de l’utilisateur.
En conclusion, la possibilité d’envoyer une lettre recommandée électronique avec votre clé REAL offre une solution sécurisée et efficace pour les notaires. Les professionnels du secteur peuvent profiter des nombreux avantages de l’envoi dématérialisé tout en étant en conformité avec les réglementations en vigueur. Pour envoyer votre première LRE, créez votre compte AR24 gratuitement et en quelques clics.
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