Politique de confidentialité Gestionnaire de consentements (Destinataires)

Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (ci-après, le « RGPD »), AR24 vous informe qu’elle place la protection des données à caractère personnel au cœur de ses missions et des services qui vous sont proposés.

La présente Politique énonce les principes et lignes directrices pour la protection des Données Personnelles pour les Destinataires d’une demande de recueil de consentement envoyée par un Expéditeur au travers du module « gestionnaire de consentements ». Les Expéditeurs du module « gestionnaire de consentements » sont informés à travers la politique accessible au lien suivant : https://www.ar24.fr/politique-de-confidentialite-inscription/

Le gestionnaire de consentements permet à un Expéditeur de récupérer les consentements de ses Destinataires soit parce qu’ils sont légalement nécessaires pour pouvoir envoyer une lettre recommandée électronique ou un avis électronique soit parce qu’ils participent à la constitution de la preuve de fiabilité du système dans le cadre de l’envoi recommandé électronique simple.

 

Définitions

 

• Destinataire : Désigne la personne physique ou morale qui reçoit le courrier provenant de l’Expéditeur ;
• Données à caractère personnel, Données personnelles ou Données: correspond à toutes informations relatives à une Personne Concernée identifiée ou identifiable permettant de l’identifier directement ou indirectement ;
• Durée de conservation: Durée imposée par le droit et/ou choisie par le Responsable de traitement, au terme de laquelle les documents peuvent être détruits ;
• Expéditeur: Désigne la personne physique ou morale à l’origine de l’envoi d’un courrier ;
• Finalité: But/objet du Traitement de Données personnelles ;
• Personne Concernée: signifie toute personne physique identifiée ou identifiable à laquelle se rapportent les Données personnelles traitées. Est réputée être une personne identifiable une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant (ex : nom, numéro d’identification, identifiant en ligne ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale). Dans le cadre du gestionnaire de consentements et de la présente politique, l’utilisateur personne physique, Destinataire, est la Personne Concernée ;
• Responsable de traitement: Personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens de ce traitement ;
• Sous-traitant: Personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des Données personnelles pour le compte du Responsable de traitement ;
• Traitement de Données personnelles ou Traitement: concerne toutes les opérations ou ensemble d’opérations (automatisées ou non) portant sur des Données personnelles ou des ensembles de Données personnelles ;
• Transfert de Données personnelles ou Transfert : Toute action d’envoi, communication, copie, transmission, diffusion ou accès à distance à des Données personnelles, quel que soit le support ou le moyen de communication utilisé ;
• Violation de Données personnelles: Toute violation de la sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée de Données personnelles transmises, conservées ou traitées d’une autre manière, ou l’accès non autorisé à de telles Données personnelles.

 

Responsable traitement

Le Responsable de traitement est le client d’AR24 qui utilise le gestionnaire de consentements, c’est-à-dire l’Expéditeur d’un courrier qui en amont de l’envoi doit ou souhaite recueillir le consentement de son Destinataire. Ce rôle lui est reconnu par sa capacité à définir la Finalité et les moyens de traitement de Données pour laquelle est utilisé le service.

 

Sous-traitant

Vos données sont traitées par la société AR24, filiale du Groupe DOCAPOSTE au Capital de 1177 euros, dont le siège social est au 45-47, boulevard Paul-Vaillant-Couturier à 94200 IVRY-SUR-SEINE, présidée par Docaposte et ayant pour Numéro Unique d’Identification 809 480 122 (RCS de CRETEIL).

Vous êtes tenus de fournir les données à caractère personnel mentionnées dans les présentes pour permettre à AR24 de délivrer une preuve de consentement. La non-fourniture de ces données aura pour conséquence l’impossibilité de créer la preuve de consentement.

 

Finalité du traitement

La Finalité principale du Traitement de Données à caractère personnel du gestionnaire de consentements est de permettre à l’Expéditeur d’un courrier de recueillir les consentements de ses Destinataires avant envoi soit parce qu’ils sont légalement nécessaires pour pouvoir envoyer une lettre recommandée électronique ou un avis électronique soit parce qu’ils participent à la constitution de la preuve de fiabilité du système dans le cadre de l’envoi recommandé électronique simple.

 

Base juridique du traitement de données

La définition de la base légale du Traitement des données personnelles effectuée en amont de l’utilisation du gestionnaire de consentements est sous la responsabilité pleine et entière du Responsable de traitement.

Sauf Indication contraire de la part du Responsable de traitement, le Traitement de vos données par AR24 repose sur la base légale de l’exécution du contrat entre AR24 et ses clients Expéditeurs.

Données à caractère personnel traitées & Durées de conservation associées

Dans le cadre de la réalisation des Finalités de Traitement, AR24 est amené à traiter les jeux de Données à caractère personnel rattachables directement et indirectement à ses utilisateurs. Les jeux de données personnelles traités dans le cadre du gestionnaire de consentements sont les suivants :

 

Sous Finalités du traitement	Données personnelles traitées	Durées de conservation des données
Création de la preuve de consentement dans le cadre de l’envoi d’une lettre recommandée électronique ou envoi recommandé électronique simple	Statut (professionnel/administration/association, particulier), Prénom et Nom et/ou dénomination sociale, Adresse mail du destinataire, Date et heure de consentement, Données de connexion (adresse IP, identifiants dans des logs, etc.), Numéro d’identification unique du consentement.	La conservation est réalisée pour une période de : 10 (dix) ans pour les fichiers de preuves du consentement recueillis, sauf disposition contraire du Responsable de traitement.
Création de la preuve de consentement dans le cadre de l’envoi d’un avis électronique	Statut (professionnel/administration/association, particulier), Prénom et Nom et/ou dénomination sociale, Adresse mail du destinataire, Adresse postale de la copropriété, Date et heure de consentement, Données de connexion (adresse IP, identifiants dans des logs, etc.), Numéro d’identification unique du consentement.	La conservation est réalisée pour une période de : 10 (dix) ans pour les fichiers de preuves du consentement recueillis, sauf disposition contraire du Responsable de traitement.

 

Catégories des personnes concernées par le traitement

Les Personnes concernées par le Traitement de Données à caractère personnel sont :

• les Expéditeurs utilisateurs du gestionnaire de consentements ;
• les Destinataires sollicités pour donner leur consentement.

 

Transferts de Données personnelles en dehors de l’Espace économique européen (EEE)

Vos Données personnelles ne font pas l’objet d’un Transfert en dehors de l’Espace Economique Européen.

 

 

Destinataires ou catégories de destinataires des données

Au regard de la finalité poursuivie par ce Traitement, les Données traitées par AR24 sont destinées à/aux sous-traitant(s) suivants :

Destinataire	Type de traitements réalisés	Transfert de données hors UE
Geoapify GmbH Bgm.-Heinrich-Str. 6, 86415 – Mering, Deutschland Allemagne info@geoapify.com	Autocomplétion des adresses postales. L’autocomplétion consiste à compléter automatiquement une adresse lorsqu’un utilisateur commence à la saisir.	Non

 

Sécurité des Données personnelles

Vos Données personnelles sont conservées dans des conditions de sécurité et de confidentialité adaptées, AR24 ayant déployé une politique de sécurité prévoyant des mesures organisationnelles et techniques conformes à l’état de l‘art et aux référentiels applicables.

 

Droit des personnes concernées

La base légale du Traitement de Données personnelles réalisé par AR24 repose sur l’exécution du contrat conclu avec le Responsable du traitement. Cette base légale est susceptible d’affecter les droits et libertés des Personnes Concernées. Au regard de cette base légale de traitement, nous vous rappelons que vous pouvez exercer les droits suivants auprès du Responsable de traitement, en vertu de la législation européenne sur la protection des données :

 

• Droit d’accès : vous avez le droit, sans justification préalable, de demander directement à AR24 d’accéder aux Données personnelles qui vous concernent. Ainsi, tout utilisateur aura le droit d’accéder à ses Données en s’adressant au service en charge de la protection des données ;

 

• Droit à la rectification de vos Données personnelles : en cas de traitement de vos Données personnelles, AR24 met en œuvre des mesures appropriées pour garantir l’exactitude de vos Données et leur mise à jour pour les Finalités auxquelles elles ont été collectées. Si vos Données personnelles sont inexactes ou incomplètes, vous avez le droit d’obtenir leur rectification ;

 

• Droit à l’effacement de vos Données personnelles : vous avez le droit de demander, dans certaines situations particulières que des Données personnelles vous concernant soient effacées. Ce droit à l’effacement peut notamment être exercé par les Personnes Concernées lorsque :
• Vos données sont utilisées à des fins de prospection ;
• Vos données ne sont plus nécessaires au regard des objectifs pour lesquelles elles ont été initialement collectées ou traitées ;
• Vos données font l’objet d’un traitement illicite ;
• Vos données doivent être effacées pour respecter une obligation légale.

 

• Droit à la limitation: vous pouvez contester l’exactitude des Données utilisées par AR24 ou vous opposer à ce que vos Données soient traitées. Dans ce cas, le Responsable de traitement est habilité à instruire et examiner votre demande. Pendant le délai d’instruction de celle-ci, vous pouvez demander de geler l’utilisation de vos Données. Concrètement, les données ne pourront plus être utilisées mais devront être conservées. Inversement, vous pouvez demander directement la limitation de certaines données dans le cas où le Responsable de traitement souhaite les effacer. Cela vous permettra de conserver les données par exemple afin d’exercer un droit ;

 

• Droit à la portabilité : vous disposez de la possibilité de récupérer une partie de vos Données personnelles sous format ouvert et lisible pour une réutilisation à des fins personnelles ;

 

• Droit d’opposition ou droit au retrait du consentement : vous avez le droit, à tout moment, de vous opposer à ce que vos Données fassent l’objet d’un Traitement ;

 

• Droit de définir des directives relatives au sort de ses données après sa mort.

 

Selon les situations, un ou plusieurs de ces droit(s) ne pourra(ont) être satisfait(s), par exemple :

• S’il existe un ou des motifs légitimes et impérieux qui imposent de continuer à traiter vos Données personnelles ;
• Si vos Données personnelles sont nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense des droits en justice ;
• Si une obligation légale impose de conserver vos Données.

 

Pour toutes demandes relatives à l’exercice de vos droits, vous pouvez contacter le Responsable de traitement. Toute demande d’exercice de droit reçue directement par AR24 sera directement transmise au Responsable de traitement.

 

Droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL

Nous vous rappelons que vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle, la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).

 

Contact et délégué à la protection des données

La désignation d’un Délégué à la Protection des Données témoigne de l’attachement du groupe DOCAPOSTE – La Poste à la protection, la sécurité et la confidentialité des Données Personnelles de ses clients.

Si vous avez des questions concernant la présente politique de confidentialité et les activités de traitement des données mises en œuvre par AR24, filiale du groupe DOCAPOSTE, ou si vous souhaitez exercer l’un de vos droits en vertu du RGPD, veuillez contacter :

 

Par courrier :

DOCAPOSTE

Pôle PRIVACY-RGPD

45/47 boulevard Paul-Vaillant-Couturier

94200 Ivry-sur-Seine

 

Par courriel :

privacy@docaposte.fr

 

 

Modification de la Politique de confidentialité

La présente Politique de confidentialité peut être modifiée en tout ou partie, à tout moment, par AR24. Toute modification de la présente politique et des traitements de données à caractère personnel sera portée à la connaissance des utilisateurs.

 

Date de publication 14/02/2024